Kunnen incasso's worden teruggevorderd?

De Vlaamse Energiemaatschappij kreeg begin 2019 toestemming van haar bank voor het aanbieden van de betaalmethode automatische incasso aan haar particuliere en zakelijke klanten. Met hun formule ‘Groen Vast’ was het mogelijk om stroom aan te kopen tegen een vaste prijs gedurende één jaar. In 3 jaar kon de maatschappij 70.000 klanten overtuigen waarvan de grote meerderheid van hen akkoord waren om te betalen via automatische incasso. Dit was ook een goede beslissing van de Vlaamse Energieleverancier aangezien automatische incasso's voor bedrijven met terugkerende klanten het beste betalingsinstrument zijn. automatische incasso's dragen immers bij tot een efficiënte administratie en lagere operationele kosten.

Ondanks de sterke stijging van de groothandelsprijzen moest er stroom en gas geleverd worden zoals overeengekomen in de vele vaste contracten. Dit bleek onhoudbaar te zijn waarop de maatschappij op 7 december failliet werd verklaard. Enkele dagen voor de aankondiging van het faillissement werd er bij de automatische incassosklanten een voorschot geïnd die een stuk hoger was dan de eerdere maandelijkse voorschotten. Aangezien de maatschappij geen stroom of gas meer mag leveren, werden er dus vermoedelijk onterechte of te hoge voorschotten geïnd.

Hoe kunnen betaalde bedragen worden teruggevorderd?

In heel wat Belgische kranten en zelfs in het VTM nieuws werd uitgelegd dat klanten het recht hebben om tot 8 weken na de inning de automatische incasso's terug te vorderen. In de meeste Belgische bankapps kan er bij uitgevoerde automatische incassostransacties simpelweg geklikt worden op ‘betaling betwisten’. In dit geval wordt het geld onmiddelijk op de rekening van de debiteur teruggestort. Bij sommige banken kan dit niet maar volstaat een eenvoudig bezoek aan de bank om het geld terug te vragen.

Er moet geen bewijs aangeleverd worden. De Europese regelgeving heeft dit voorzien als een maatregel voor consumentenbescherming. Dit wil echter niet zeggen dat de schuld vervalt. Een openstaande schuld zal hoe dan ook steeds vereffend moeten worden. De crediteurbank moet de curator op de hoogte stellen van eventuele teruggaven. De curator kan de klant contacteren om de openstaande schuld te innen.

Moet er daarvoor ook een aangetekend schrijven naar de leverancier worden gestuurd? Het antwoord is formeel neen. Een eenvoudige vraag NIET aan de leverancier maar aan de bank volstaat.

8 weken terugbetalingsrecht of 13 maanden?

automatische incassosbetalingen kunnen ook na 8 weken worden teruggevorderd. Betalingen kunnen binnen de 13 maanden betwist worden als er kan bewezen worden dat de betwisting terecht is.

De European Payment Council is hierover duidelijk. Een machtiging moet volgende gegevens te bevatten:

• Schuldeisersnummer (bewijs dat de leverancier de betaalmethode mag aanbieden van zijn huisbankier)
• Uniek machtigingnummer moet reeds vermeld worden bij het aanbieden van de machtiging
• Gegevens debiteur
• Gegevens leverancier
• Wettelijke teksten exact overgenomen met vermelding van de 8 weken terugvorderingsperiode en géén variante hierop wanneer een “CORE” machtiging wordt afgesloten.

Daarnaast moet dit document op papier of digitaal ondertekend zijn door de klant. Vaak zijn machtigingdocumenten zo goed als correct opgesteld maar bevatten ze geen handtekening. Zijn de documenten niet geldig getekend; bijvoorbeeld omdat er enkel een vakje werd aangevinkt of er gewoon op een knop werd gedrukt zonder enige vorm van handtekening of expliciet akkoord via bv itsme, eid bankkaart, digitale handtekening of een ander geldige juridische elektronische handtekeningmogelijkheid dan is de terugbetalingsperiode van 13 maanden van toepassing. Meer informatie....

In dit geval kan de debiteur zijn bank om een teruggave vragen. Dit kan niet via onlinemethodes en moet dus bij de bank zelf aangevraagd worden. De bank van de schuldenaar zal aan de bank van de leverancier een bewijs vragen van een juridisch correct getekend document. Als dit bewijs niet kan voorgelegd worden, dan krijgt de schuldenaar zijn geld terug. Hier zijn 2 bijkomende gevolgen aan gekoppeld:

• De leverancier krijgt een extra boete die snel oploopt tot 20 euro of meer per terugvordering.
• Voor onterechte aanvragen van de schuldenaar heeft de leverancier meestal wel in zijn contracten voorzien dat alle kosten voor het recupereren of het alsnog innen van het verschuldige bedrag ten laste zijn van de schuldenaar. Er is dus extra consumentenbescherming maar een te betalen factuur blijft een te betalen factuur. Mocht er dus meer dan 8 weken geleden onterecht een bedrag werden geïnd, dan is het dus mogelijk om dat geld alsnog te recupereren.

Wie neemt het risico?

In de eerste plaats neemt de leverancier de risico’s voor zijn rekening. De traditionele media of sociale media kunnen plots de aandacht richten op het terugvorderen van automatische incassostransacties.

Dit houdt een serieus risico in, al moet de schuld achteraf vereffend worden bij onterechte terugvorderingen. Stel dat er in de pers gesuggereerd wordt dat een bedrijf in slechte papieren zit en dat de klanten best snel hun gelden terugvragen. Een serieuze daling van de liquiditeiten kan ervoor zorgen dat een bedrijf effectief failliet gaat. In een B2B context kan dit vermeden worden door B2B machtigingen af te sluiten.

In de tweede plaats is het de schuldeisersbank die het risico neemt. Stel dat een rekening bevroren is of er geen geld meer ter beschikking is, dan moet de schuldeiserbank de gelden terugbetalen. Dit is ook de reden waarom een bank eerst toestemming moet geven aan de leverancier om de betaalmethode automatische incasso te mogen aanbieden. Niet elk bedrijf mag zomaar beginnen met automatische incasso's. De bank zal de schuldeiser enkele centen per automatische incasso aanrekenen in ruil voor de dienstverlening en het risico.

Hoe beperk je het risico als leverancier ?

• Geautomatiseerd automatische incassosproces: Schaad het vertrouwen niet van uw klant. Probeer de menselijke handelingen te beperken in het intern automatische incassosproces. Zo vermijd je menselijke fouten en onterechte inningen. Zorg ervoor dat je een duidelijk zicht hebt op de gefaalde automatische incasso's met hun specifieke foutcode. Zo ben je instant op de hoogte van een mogelijke charge back. Hier speel je best kort op de bal en neem je onmiddellijk contact op met de klant. De opvolging van gefaalde automatische incasso's kan eenvoudig geautomatiseerd worden.
• Rechtsgeldige CORE machtigingen: Zorg ervoor dat de machtigingen rechtsgeldig afgesloten zijn volgens de EPC richtlijnen. Vermeld de nodige informatie en laat de machtigingdocument (online) ondertekenen door de debiteur. Zo wordt het herroepingsrecht beperkt tot 8 weken.
• B2B machtigingen: Bij zakelijke klanten gebruik je best B2B machtigingen. Hier is er geen herroepingsrecht en dus geen risico.

Twikey helpt bedrijven met hun automatische incassosproces. Klik hier voor een vrijblijvend gesprek.