Facturen en betalingen slim opvolgen

Een probleem dat wij als Twikey vaak voorgeschoteld krijgen door (potentiële) klanten is het volgende: “Ik heb een factuur in mijn CRM- of boekhoudsysteem; hoe zorg ik ervoor dat die betaald wordt en hoe weet mijn CRM- of boekhoudsysteem dat dan? Bovendien willen klanten verschillende betaalmethodes ter beschikking hebben (Bancontact, iDEAL, automatische incasso, automatische incasso, creditcard), maar dan moet ik samenwerken met een hele reeks verschillende partners, wat alles best ingewikkeld maakt”

Hieronder bespreken we een mooie oplossing voor dit probleem. Dit “schoolvoorbeeld” hebben we samen met Teamleader gebouwd. Dankzij de samenwerking tussen Teamleader, verantwoordelijk voor de facturatie en Twikey die de betaling en opvolging regelt, gaat er een nieuwe wereld open voor iedereen die dag in dag uit bezig is met facturatie en alle bijhorende administratieve rompslomp. Zo blijft er meer tijd over om te focussen op de echte activiteiten van een bedrijf.

Waar moet je op letten bij de keuze van een softwarepakket?

Elke systeem heeft interne data en probeert daar ‘best in class’-functionaliteiten rond te bouwen. Dit werkt fijn als een dergelijk systeem alles kan doen wat nodig is. Maar dit is helaas niet de realiteit. In werkelijkheid is het noodzakelijk om verschillende pakketten met elkaar te laten spreken. Kies daarom altijd een pakket met een open manier van werken.

Slimme tools hebben een open API (Application Programming Interface) waar partners mee aan de slag kunnen gaan. Hoe meer API’s een pakket heeft hoe groter de kans dat dit naadloos kan ingebouwd worden in het groter geheel van pakketten die een bedrijf gebruikt om de ideale customer experience mee te bouwen. En dan heb je een mooi resultaat. Kijk even wat Twikey en Teamleader zo hebben kunnen realiseren.

Automatisch facturen innen en opvolgen dankzij Twikey en Teamleader

Wanneer een factuur wordt ingeboekt in Teamleader wordt via Twikey automatisch een betaaluitnodiging naar de klant gestuurd. Die klant kan deze factuur snel en eenvoudig betalen via een betaalpagina, opgemaakt in eigen huisstijl. Alle betalingen en acties worden beheerd en opgevolgd in Twikey en de factuurstatus wordt teruggekoppeld naar Teamleader.

Voordelen: de administratie wordt een stuk eenvoudiger, overzichtelijker en minder tijdrovend.

Hieronder leggen we in detail uit hoe het automatische facturatie- en betalingsproces precies verloopt.

Voorbereiding: éénmalige inspanning waarna alles automatisch loopt.

Om van onze oplossing gebruik te kunnen maken moet er uiteraard een Twikey account en Teamleader account zijn. In Twikey wordt de integratie met Teamleader geactiveerd.

Verder moet er éénmalig een betalings- en opvolgingsflow ingesteld worden (verschillende templates met specifieke betaalopties zijn mogelijk), waarna alles automatisch kan verlopen volgens de wensen van onze klant.

Facturatie blijft 100% in Teamleader

Er zijn geen aanpassingen nodig aan de vertrouwde workflow en er hoeven geen extra zaken uitgevoerd te worden bij het aanmaken van de facturen in Teamleader. Het facturatieproces blijft hetzelfde als voorheen.

Maar! Van zodra de factuur ingeboekt wordt in Teamleader wordt deze automatisch geïmporteerd in Twikey. Via Twikey wordt deze factuur naar de klant gestuurd om ze betaald te krijgen. Tot zo ver nog niet zo bijzonder denk je? But then the magic starts 😉

Betaling: veilig, goedkoop en snel uw facturen innen zonder moeite

Twikey biedt één oplossing voor alle betaalmethoden. We gebruiken op een slimme manier online Sepa automatische incasso's, wat een hoge zekerheid van betaling biedt. Daarnaast bieden we ook de klassieke betaalmethoden aan via de eigen bank en/of PSP van onze klant. We leggen ook de link met uw account bij Mollie of een andere PSP die misschien niet bij Teamleader is geïntegreerd. Door efficiëntere betaalstromen te creëren en het gebruiksgemak voor de eindklant te verhogen worden de facturen duidelijk sneller betaald.

De klant krijgt, zoals hierboven aangehaald, via Twikey een uitnodiging met betaalverzoek. In de Twikey-omgeving kan opgevolgd worden wat er met de mail gebeurt (verstuurd, gelezen, kon niet bezorgd worden, reminder verstuurd).

Wanneer de klant klikt op de link komt hij op een betaalpagina in de bedrijfshuisstijl terecht. Deze pagina bestaat uit twee delen.

· Het informatief gedeelte bevat alle gegevens m.b.t. de te betalen factuur. De klant kan hier ook een pdf van de factuur downloaden.

· In het actiegedeelte kan de klant kiezen hoe hij of zij wil betalen. Welke betaalopties er te zien zijn wordt vooraf bepaald (door de éénmalige instelling in de Twikey templates).

Deze mogelijkheden zijn populair bij eindklanten:

Uit de ter beschikking gestelde opties kiest de klant hoe hij/zij wil betalen met 1 druk op de knop. Door het gebruiksgemak van deze betaalpagina zal de klant geneigd zijn om de betaling sneller uit te voeren.

Tot slot zijn er ook nog enkele andere diensten die u al dan niet kan aanbieden aan uw klanten:

• U kan de mogelijkheid aanbieden om op de betaalpagina meer inlichtingen te vragen gekoppeld aan de eigen supportdienst.
• Het is mogelijk om de historiek van facturen ter beschikking te stellen aan de klant. De openstaande facturen kunnen aangeklikt worden zodat deze meteen betaald kunnen worden.

Beheer en opvolging: overzichtelijke en minder arbeidsintensieve administratie

Ongeacht de betaalmethode die de klant gekozen heeft zorgt Twikey dat de factuurstatus in Twikey én in Teamleader up-to-date is. Hierdoor is er altijd een duidelijk overzicht van de stand van zaken van de facturen in alle systemen. En dit zonder uit elk afzonderlijk systeem files of rekeninginformatie te moeten ophalen. Handig toch?!

Ook voor de eindklant wordt de Ook voor de eindklant in de mail die hij ontving en op de betaalpagina

Daarnaast kan u een automatisch scenario uitwerken voor de opvolging van uw onbetaalde facturen, waardoor er nog minder administratief werk nodig is.

Meer info

Wilt u na het lezen van dit artikel zelf aan de slag? Hiervindt u meer info over hoe u dit kan opzetten met Teamleader.

Wenst u ook zo’n integratie op te zetten met een eigen pakket? Neem dan contactmet ons op.