Simplification de la gestion en ligne des mandats B2B

De nombreuses entreprises souhaitent conclure des mandats B2B avec leurs clients afin de minimiser leurs risques *. Cependant, cela représente pas mal de travail lorsque ceux-ci ne peuvent pas être conclus de façon électronique. En effet, pour les mandats B2B, l’entreprise doit recevoir la confirmation que le mandat a été enregistré auprès de la banque du client.

Lorsqu’un mandat B2B est conclus via le flux papier , le client doit se rendre à sa banque pour faire enregistrer les documents B2B qu’il a reçu de son fournisseur. Si par la suite quelque chose s'avère incorrect ou manquant, le client doit à nouveau se rendre à sa banque. Le fournisseur doit également recevoir la confirmation de cet enregistrement car dans le flux papier seul un document pourvu d’une signature «manuscrite» est considéré comme étant valide.

Outre la perte de temps que causent les déplacements à la banque et le flux papier, nous avons chez Twikey encore identifiés pas mal d’autres** inconvénients**liés à cette façon de travailler.

1. Des erreurs peuvent se produire à la banque lors de la saisie du numéro de mandat (il s'agit ici d'un numéro obligatoire sur le document) .
2. Tous les employés de banque ne savent pas qu'un mandat B2B doit obligatoirement être enregistré auprès de la banque. Après tout, ceci n'est pas nécessaire pour un mandat CORE.
3. Le client oublie de transmettre cet enregistrement à son fournisseur qui continue donc à attendre.
4. L'ensemble du processus papier prend environ 2 à 8 semaines, ce qui dissuade bon nombre d’entreprises.
5. Le client ment au sujet de l'enregistrement, afin de se faire livrer des biens ou des services.

**En temps normaux, cette manière d’opérer est déjà assez obsolète mais à l’époque du Corona vous ne pouvez en principe plus conclure de nouveaux contrats et mandats avec des clients professionnels de cette manière.**Si vous voulez que votre entreprise continue à être «opérationnelle», vous ne pouvez plus tarder à la digitaliser et à conclure vos mandats de manière électronique. Cela vous permettra non seulement de gagner beaucoup de temps, mais grâce au processus grandement simplifié, vos clients seront davantage enclins à conclure des mandats. Bon nombre de clients Twikey atteignent un taux de réussite de 100% en ce domaine !

Que fait Twikey exactement avec les mandats B2B ?

Solution unique en Belgique pour les prélèvements B2B

Ces dernières années, nous avons établi unréseau uniqueavec toutes les grandes banques belges. Les connexions techniques et commerciales nécessaires ont été réalisées. Ainsi, nous avons mis au point une procédure complète pour les mandats B2B avec les banques belges Belfius, BNP Paribas Fortis, ING, KBC, Crelan et Bank J. Van Breda.

Il a été convenu avec chaque banque comment elles recevraient les documents signés de notre part et quel type de signatures elles accepteraient. Les mécanismes de signature en ligne les plus utilisés sont l'eID, itsme et certaines banques permettent également à leurs clients de signer un mandat par carte bancaire.

Les banques vérifient directement un nombre d’éléments importants qui pourraient éventuellement empêcher l'enregistrement du mandat :

1. est-ce bien le mandataire du compte qui a signé
2. est-ce qu’aucune signature ne manque
3. est-ce que des mandats B2B peuvent effectivement être conclus pour le compte spécifié
4. le compte n’est-il pas bloqué

Si toutes ces conditions ont été remplies, le client en sera informé et sera sûr que son mandat a été enregistré auprès de sa banque sous le bon numéro de mandat. Le fournisseur en sera également immédiatement informé.

De temps à autre, nous avons encore chez Twikey des fournisseurs qui vérifient la validité d’un mandat via un prélèvement automatique de 0,01 euro. Lorsque la réponse est négative, cela signifie que le mandat n’a pas été enregistré correctement. Ce prélèvement d'environ 0,01euro est totalement inutile avec le flux électronique.

Pour finir, le mandat est stocké numériquement dans l'environnement Twikey du fournisseur et automatiquement transmis à sa banque. A partir de ce moment-là, il peut être utilisé pour des prélèvements.

Leader du marché des mandats B2B aux Pays-Bas

Aux Pays-Bas, nous étions les premiers à conclure des mandats B2B au moyen du protocole eMachtiging . La façon d’opérer est fort similaire à la procédure belge. Les banques néerlandaises vérifient les mêmes données et le client reçoit immédiatement la confirmation de l'enregistrement valide de son mandat.

Contrairement à la Belgique, il n’est pas possible aux Pays-Bas de signer de différentes manières. Seule la signature via les applications bancaires ( signer avec un jeton dans l'environnement bancaire) est permise. En outre, les banques néerlandaises retournentmoins d’information sur les erreurs éventuelles.

En revanche, les clients néerlandais peuvent définir un montant limite lors de la signature du mandat. Lors de l'encaissement, la banque vérifiera que cette limite ne soit pas dépassée et refusera le retrait si nécessaire. Bien entendu, Twikey en informera le fournisseur le cas échéant.

Conclure des mandats B2B dans d’autres pays ?

Malheureusement, il n'y existe actuellement aucune initiative dans d'autres pays pour numériser ce flux. Twikey est actuellement en pourparlers avec un nombre de grandes banques étrangères, mais il ne faut pas s’attendre à des résultats concrets dans un proche avenir.

Pour ces pays, Twikey a mis au point une solution qui assurele suivi électronique de l'échange papieren début et à la fin du processus. Seul le client final doit encore passer par un flux «papier» et se rendre à sa banque.

Atout supplémentaire en période Covid-19

Tant les banques que Twikey préfèrent la procédure électronique pour les mandats B2B. Pour vous aider et stimuler à en faire autant, nous offrons aux entreprises qui souscrivent un abonnement avec nous avant le 1er juin une formation en ligne gratuite sur l’utilisation de notre solution.

N'hésitez pas à nous contactersi vous avez encore des questions sur la conclusion de mandats B2B ou si vous souhaitez plus d'informations sur notre solution.

Vous trouverez plus d’informations sur les mandats B2B, leurs avantages et la manière dont ils peuvent être conclus de manière électronique dans ce blog.