Guide pour débutants : se lancer avec les prélèvements SEPA

Avant de démarrer avec les domiciliations (BE) ou les prélèvements (FR), vous devez tenir compte des éléments suivants :

• Pour pouvoir démarrer avec des domiciliations ou des prélèvements, vous devez d’abord avoir l’accord de votre banque.
• Votre client doit avoir signé un “mandat“ vous autorisant à encaisser automatiquement les montants dus.
• Les instructions de prélèvement doivent être envoyées à la banque. Dans la majorité des cas ces instructions seront transmises par l’intermédiaire d’outils eBanking.
• Il peut toujours arriver qu’un ordre de prélèvement ne soit pas exécuté parce que p.ex. le solde du compte client est insuffisant. Vous devrez donc suivre l’exécution des instructions et si nécessaire les renvoyer une nouvelle fois.

Étape 1 : Accord de la banque

Vous devez conclure un accord avec votre banque pour pouvoir faire des domiciliations ou des prélèvements “Core“ ou “B2B “. Une fois cet accord conclu, la banque vous octroiera un numéro de créancier. Il peut arriver que la banque effectue un nombre de contrôles (business plan, chiffres d’affaires des dernières années). La banque prend également un risque.

Les deux types de domiciliations ou de prélèvements présentent des différences importantes.

• “Core” ou “consommation” : Vous concluez cet accord directement avec votre client SANS que la banque ne soit impliquée. Votre client peut également être une entreprise. N’oubliez pas que dans ce cas-ci votre client dispose d’un délai de 8 semaines à dater du prélèvement pour contester le paiement et exiger son remboursement sans qu’il ne doive en spécifier la raison. La facture ou le contrat reste valable mais le prélèvement devra se faire par une autre voie.
• “B2B” : Ces accords sont conclus entre entreprises. L’intervention de la banque est requise dans ce cas-ci. Le client doit fournir son accord à la banque, après quoi cet accord vous sera remis. Important à savoir est que le client doit avoir un compte professionnel auprès de la banque. Certaines banques ne permettent pas aux indépendants à titre complémentaire d’ouvrir un compte professionnel. Ils ne pourront donc pas conclure un accord B2B. D’autres banques ne prennent pas en charge les accords B2B.

Nous conseillons aux entreprises B2B de souscrire les deux types de contrats auprès de la banque afin de pouvoir effectuer des domiciliations ou prélèvements B2B et Core (en back up). La rapidité d’exécution est différente pour les deux types de domiciliations ou prélèvements. Vous trouverez plus de détails à ce sujet dans un autre blog.

Étape 2 : Accord du client

Dès que vous disposez de l’accord de la banque vous pouvez inviter vos clients à signer un mandat de domiciliation ou de prélèvement. Ils peuvent signer ce mandat de la façon classique, sur papier (en respectant la structure prédéfinie pour ce type de document!) ou par voie électronique (via Twikey).

Chaque mandat doit porter un “numéro de référence mandat” unique. La structure du numéro peut varier d’une banque à l’autre mais si vous veillez à ce que chaque mandat porte un numéro unique vous ne rencontrerez aucun problème.

Certaines banques exigent une signature écrite sur le mandat. Un mandat électronique répond aux exigences légales et a valeur probante encore plus grande.

Pour les accords B2B il est indispensable que vous ayez reçu la confirmation que l’accord fut enregistré auprès de la banque du client final, faute de quoi vous ne pourrez effectuer des prélèvements.

Un accord reste valable aussi longtemps que vous l’utilisez. Ensuite il restera encore valable pendant une période de 36 mois. Pour les mandats non valides (suivant les consignes légales) le délai de réclamation par le client est fixé à 13 mois.

Étape 3 : Execution des prélèvements

Dès que vous disposez de l’accord du client vous pouvez effectuer des prélèvements. Les données du mandat doivent être reprises dans l’instruction de prélèvement. Une instruction de prélèvement doit être rédigée de la façon suivante :

• Pour de faibles volumes de transactions que vous souhaitez introduire vous-même chaque mois vous pouvez utiliser l’application internet de votre banque ou un outil qui permet de transmettre les fichiers avec les instructions à votre banque (p.ex. via Isabel ou Twikey).
• Pour de faibles ou grands volumes de transactions vous pouvez également créer un fichier de transaction (XML SEPA Direct Debit file) qui reprend toutes les instructions :

- dans votre logiciel comptable (fortement conseillé)

- via Twikey (pour des volumes de transactions moins importants)

Dans les deux cas vous devez encore importer ou charger les fichiers dans l’application internet de votre banque ou via Isabel.

Règle de jeu importante à respecter lors de transmission d’instructions de prélèvement est que le premier débit d’un mandat doit être communiqué à la banque comme un “First”. Les débits consécutifs seront identifiés comme des “Récurrents”. Vous devez spécifier ceci dans les programmes dans lesquels vous saisissez vous-même les instructions. Le délai de transmission des instructions est également important et doit répondre à une série de règles prédéfinies.

Étape 4 : Suivi des encaissements

La banque vous tiendra au courant des encaissements. Dans la plupart des cas les montants seront crédités sur votre compte quelques jours plus tard.

Ne perdez toutefois pas de vue que dans certains cas les montants perçus peuvent à nouveau être débités de votre compte. Cela peut être le cas lorsque vous et votre client ne travaillez pas avec la même banque ou lorsque le solde du compte de votre client était insuffisant.

La banque peut vous informer de différentes façons:

• Information de compte normale : notez que la qualité du reporting peut varier fortement d’une banque à l’autre.
• Reporting CODA- ou XML : normalement prévu dans un logiciel comptable. Un logiciel comptable de qualité créera automatiquement un nouveau fichier SDD XML en cas de rejets ou de mauvaises exécutions.-
• Certaines banques fournissent encore un reporting supplémentaire plus détaillé (p.ex. sous format XLS). Consultez votre banque à ce sujet.

Etant donné que les banques n’ont pas toujours alignées leurs infrastructures, les informations fournies ne suffissent parfois pas pour découvrir la raison d’une erreur. Dans la majorité des cas l’erreur sera due à un “solde insuffisant”.

Valeur ajoutée de Twikey

Twikey peut vous assister pendant les étapes 2, 3 et 4 (pour un nombre de banques) si vous le souhaitez.

Twikey veille à ce que vous puissiez régler la deuxième étape de façon entièrement électronique et injecte l’information dans les banques et les logiciels affiliées. Nous permettons aussi à vos clients de modifier le mandat (numéro de compte, adresse, banque) et de l’annuler si nécessaire.

Les mandats B2B peuvent être gérés électroniquement au moyen de cartes eID et un flux électronique complet avec les banques affiliées a été prévu. Pour les mandats Core ou de consommation, le client peut utiliser une carte bancaire ou sa carte eID.

Le règlement électronique peut se faire sur base d’une invitation que vous lancez (p.ex. à partir d’une tablette ou de votre site web). Avec Twikey vous pouvez également créer des plans récurrents, transmettre directement les instructions de prélèvements à un nombre de banques affiliées et suivre le reporting.