Privacy policy

Deze privacyverklaring (“Privacyverklaring”) informeert u over de verwerking van persoonsgegevens die plaatsvindt wanneer u, de “Gebruiker”, kiest voor Twikey’s elektronische mandatenoplossing (voor het tekenen van online domiciliëringen) in het kader van uw akkoord met uw leverancier.

Twikey en uw leverancier werken samen om u deze elektronische mandatenoplossing te kunnen aanbieden. Twikey en uw leverancier respecteren hierbij uw recht op privacy en bescherming van uw persoonsgegevens.

In deze Privacy Policy leggen wij u graag uit hoe wij (Twikey) met uw persoonsgegevens omgaan. Wij willen u vragen om deze Privacy Policy met de nodige aandacht te lezen.

Gelieve te noteren dat deze Privacy Policy uitsluitend betrekking heeft op de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer u gebruik maakt van Twikey’s elektronische mandatenoplossing of wanneer u gegevens hebt doorgegeven aan Twikey voor het verkrijgen van andere informatie, zoals bv. de Nieuwsbrief.

1. Welke soorten persoonsgegevens worden verwerkt?

Kort: Wanneer u gebruik maakt van de elektronische mandatenoplossing van Twikey, worden verschillende soorten van uw persoonsgegevens verwerkt. Het gaat hierbij steeds om gegevens die direct of indirect op u betrekking hebben. Het gaat bijvoorbeeld over uw persoonlijke en financiële identificatiegegevens en elektronische gegevens die uw toestel identificeren (bv. een IP-adres).

  1. Wanneer u gebruik maakt van de elektronische mandatenoplossing van Twikey, worden de volgende categorieën van persoonsgegevens verwerkt:

    1. Persoonlijke identificatiegegevens (bv. uw naam en adres);
    2. Elektronische identificatiegegevens (bv. uw IP-adres);
    3. Financiële identificatiegegevens (bv. uw bankrekeningnummer);
    4. Financiële transacties;
    5. Overeenkomsten (bv. de overeenkomst die u heeft met de leverancier);
    6. Persoonlijke bijzonderheden (bv. uw geslacht en geboortedatum).

  2. Wanneer u geen gebruik maakt van de elektronische mandatenoplossing van Twikey, maar uw gegevens toch beschikbaar zijn bij Twikey (bv door uw inschrijving op onze nieuwsbrief) dan worden volgende categorieën van persoonsgegevens verwerkt:

    1. Persoonlijke identificatiegegevens (bv uw naam en adres);
    2. Elektronische identificatiegegevens (bv uw IP-adres).
      Bij onderstaande artikelen is in dit geval enkel de Twikey verantwoordelijkheid van toepassing en niet de verantwoordelijkheid van de leverancier. In artikel 3.2 wordt vermeld wat dan de Twikey doelstellingen kunnen zijn.

2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

Kort: Hieronder, onder artikel 2, leggen we uit wie voor welke verwerkingen van uw persoonsgegevens verantwoordelijk is. Het is immers zo dat voor sommige doeleinden van verwerking die we hier omschrijven Twikey en uw leverancier gezamenlijk verantwoordelijk zijn. Voor andere doeleinden is Twikey dan weer alleen verantwoordelijk.

  1. Wanneer u gebruik maakt van de elektronische mandatenoplossing van Twikey, worden de volgende categorieën van persoonsgegevens verwerkt:

    1. NV/SA Twikey (BE0533.800.797) – “Twikey”:

      Adres: Kortrijksesteenweg 1110, bus 202, 9051 Gent, België

      Telefoonnummer: +32 (0)9 395 45 00

      E-mail: support@twikey.com

      U kunt contact opnemen met de privacyverantwoordelijke van Twikey via dit e-mailadres.

    2. Uw leverancier:

      Voor de contactgegevens van de privacyverantwoordelijke bij uw leverancier neemt u rechtstreeks contact op met uw leverancier.

  • Voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor de doeleinden omschreven in artikel 3.2 hieronder, is Twikey alleen verantwoordelijk.
  • Twikey en uw leverancier hebben een overeenkomst gesloten die hun gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de verwerking van persoonsgegevens voor de doeleinden omschreven in artikel 3.1 regelt. De essentie van deze overeenkomst houdt in dat:
    1. Twikey aan de Gebruiker de nodige informatie verschaft betreffende de verwerking van persoonsgegevens, wanneer deze gebruiker kiest voor de elektronische mandatenoplossing van Twikey;
    2. U als Gebruiker uw vragen met betrekking tot het uitoefenen van uw rechten in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens steeds tot één der partijen kan richten. Twikey en uw leverancier zorgen ervoor dat uw vragen worden doorgestuurd naar de partij die er een passend gevolg aan kan geven.

    • 3 Waarom worden deze persoonsgegevens verwerkt?

    Kort: Uw persoonsgegevens worden in eerste instantie verwerkt om u de elektronische mandatenoplossing te kunnen aanbieden. Deze gegevens moeten vervolgens ook verwerkt worden om onderling (tussen Twikey en de leverancier ) te kunnen communiceren en rapporteren. Deze redenen voor verwerking bepalen Twikey en uw leverancier dan ook gezamenlijk.

    We verwerken uw persoonsgegevens echter ook voor andere doeleinden die in dat geval uitsluitend door Twikey bepaald worden. Deze doeleinden zijn onder meer het maken en bijhouden van statistieken, het verbeteren van onze dienstverlening, enz.

    1. Twikey en uw leverancier verwerken uw persoonsgegevens gezamenlijk voor de volgende doeleinden:
      1. om u de elektronische mandatenoplossing (zoals omschreven in de Twikey Algemene Voorwaarden) te kunnen aanbieden in het kader van uw akkoord voor domiciliëring.;
      2. om deze aan de bank te kunnen bezorgen;
      3. voor facturatie-, communicatie- en rapporteringsdoeleinden in verband met de werking van de elektronische mandatenoplossing;
      4. voor het beoordelen van solvabiliteit;
      5. om gezamenlijk de passende technische en organisatorische maatregelen te kunnen nemen ter bescherming van uw persoonsgegevens.
    2. Twikey verwerkt uw persoonsgegevens verder ook, zonder tussenkomst van uw leverancier, voor de volgende doeleinden:
      1. om met u te kunnen communiceren en/of u te informeren over de status van onze diensten;
      2. om statistische en andere analyses over het gebruik van onze elektronische mandatenoplossing te kunnen doen;
      3. om onze producten en diensten te kunnen verbeteren;
      4. om misbruik en fraude te kunnen detecteren;
      5. om derden te kunnen informeren in het kader van een mogelijke fusie, overname, splitsing of gelijkaardige transactie, zelfs wanneer deze derden buiten de EU gevestigd zijn;
      6. om intern de passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te kunnen nemen met het oog op het beschermen van uw persoonsgegevens;
      7. om te kunnen voldoen aan legitieme verzoeken of bevelen vanwege bevoegde gouvernementele en gerechtelijke autoriteiten, met inbegrip van de Gegevensbeschermingsautoriteit.

    4 Hoe legitimeren we de verwerking van uw persoonsgegevens?

    Kort: De toepasselijke wetgeving betreffende de bescherming van uw persoonsgegevens verplicht ons om duidelijk te maken welke juridische gronden we inroepen ten einde onze verwerking van uw persoonsgegevens te kunnen legitimeren. Twikey en uw leverancier beroepen zich in eerste instantie op de noodzakelijkheid van de verwerking van uw persoonsgegevens om de overeenkomst die Twikey en uw leverancier met u hebben, te kunnen uitvoeren. Immers, zonder uw persoonsgegevens te verwerken, kan u geen gebruik maken van de elektronische mandatenoplossing.

    1. Voor de doeleinden omschreven in artikel 3.1.a., b., c. en d. beroepen Twikey en uw leverancier zich ieder op de noodzakelijkheid van de verwerking voor de uitvoering van de overeenkomst met de Gebruiker.
    2. Voor het doeleinde omschreven in artikel 3.1.d. beroepen Twikey en uw leverancier zich op hun wettelijke plicht om passende maatregelen te nemen, conform het bepaalde in artikel 32 Algemene Verordening Gegevensbescherming.
    3. Voor de doeleinden omschreven in artikel 3.2.a. tot en met e. beroept Twikey zich op het legitieme belang van Twikey, dat bestaat uit:
      1. u correct te kunnen informeren over de status van onze diensten, bv. wanneer er zich een incident voordoet;
      2. het commerciële belang om producten en diensten te verbeteren;
      3. het veiligheidsbelang om de elektronische mandaatoplossing alsook de onderliggende processen, gegevens en systemen te vrijwaren van dreigingen;
      4. het belang om vennootschapsrechtelijke transacties te kunnen uitvoeren.
    4. Voor het doeleinde omschreven in artikel 3.2.f. en g. beroept Twikey zich op de op Twikey rustende wettelijke verplichtingen, zoals onder meer volgt uit artikel 32 Algemene Verordening Gegevensbescherming.

    5 Wie ontvangt de persoonsgegevens en naar welke landen worden deze persoonsgegevens doorgegeven?

    Kort: Uw persoonsgegevens worden gedeeld met een beperkt aantal partijen, zoals de dienstverleners en partners van Twikey en uw leverancier, waarvan sommige zich in het buitenland bevinden. In dit gedeelte leggen we uit naar wie we uw persoonsgegevens sturen en hoe we ervoor zorgen dat de veiligheid van uw persoonsgegevens gewaarborgd blijft wanneer ze naar het buitenland worden verzonden.

    1. Uw persoonsgegevens worden ontvangen door de volgende categorieën van ontvangers:
      1. uzelf;
      2. uw zakenrelaties (zoals uw bank);
      3. partners en dienstverleners van Twikey en uw leverancier;
      4. onze aandeelhouders en mogelijke overnemers;
      5. ondernemingen binnen dezelfde groep (voor uw leverancier);
      6. gouvernementele en gerechtelijke overheden.
    2. Twikey stuurt uw persoonsgegevens enkel naar partijen in de EU voor zover als nodig in het kader van onze dienstverlening. Uw financiële identificatiegegevens en financiële transacties indien van toepassing worden ook volledig binnen de EU bewaard.

    6 Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?

    Kort: Twikey en uw leverancier bewaren uw persoonsgegevens slechts zo lang als nodig is om de in artikel 3 genoemde doeleinden te bereiken.

    1. Uw persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zolang als nodig is om de in artikel 3 hierboven vermelde doeleinden te bereiken. Twikey en uw leverancier zullen uw persoonsgegevens de-identificeren wanneer deze niet langer nodig zijn voor deze doeleinden, tenzij:
      1. een legitiem belang van Twikey, uw leverancier of een derde om uw persoonsgegevens te bewaren in geïdentificeerde vorm zwaarder doorweegt dan uw belang op de-identificatie;
      2. een wettelijke of bestuursrechtelijke verplichting of een gerechtelijk of administratief bevel zulke de-identificatie in de weg staat.

    7 Welke rechten kan u uitoefenen ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens?

    Kort: U hebt recht op toegang, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens en op beperking van of verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. U hebt ook recht op gegevensoverdraagbaarheid. In artikel 7 leggen we uit hoe en onder welke voorwaarden u deze rechten kunt uitoefenen.

    1. U heeft het recht om toegang te vragen tot alle in deze Privacy Policy genoemde persoonsgegevens voor zover deze op u betrekking hebben. U kunt dit recht in de eerste plaats uitoefenen via uw profiel bij Twikey zelf. Twikey en uw leverancier behouden zich het recht voor om meerdere verzoeken om toegang te weigeren die duidelijk zijn ingediend voor het veroorzaken van overlast of schade aan Twikey, uw leverancier of derden.
    2. U hebt het recht te vragen dat de persoonsgegevens die op u betrekking hebben en die onjuist zijn, kosteloos worden gecorrigeerd. Sommige persoonsgegevens kunt u zelf corrigeren via uw profiel bij uw leverancier of Twikey. Indien om correctie wordt verzocht, moet dit verzoek vergezeld gaan van het bewijs dat de gegevens waarvoor om correctie wordt verzocht, gebrekkig zijn.
    3. U hebt het recht om te verzoeken dat uw persoonsgegevens worden verwijderd indien ze niet langer nodig zijn in het licht van de hierboven beschreven doeleinden. U dient er echter rekening mee te houden dat een verzoek tot verwijdering door Twikey en uw leverancier zal worden afgewogen tegen:
      1. een legitiem belang van Twikey, uw leverancier of een derde om uw persoonsgegevens te bewaren, waarbij dit belang zwaarder doorweegt dan uw recht op verwijdering;
      2. een wettelijke of bestuursrechtelijke verplichting of een gerechtelijk of administratief bevel zulke verwijdering in de weg staat.
      In plaats van de gegevens te verwijderen, kunt u ook vragen de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken wanneer u (a) de juistheid van die gegevens betwist, (b) de verwerking onrechtmatig is of (c) de gegevens niet langer nodig zijn voor de hierboven beschreven doeleinden, maar u ze nodig hebt om u te verdedigen in gerechtelijke procedures.
    4. U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens voor de in artikel 3.2.a. tot en met e. vermelde doeleinden, maar u moet uw bijzondere omstandigheden waarop uw verzoek is gebaseerd, toelichten.
    5. Ieder verzoek dat u aan Twikey of uw leverancier richt, kan per e-mail worden gestuurd naar het e-mailadres van Twikey vermeld onder artikel 2 of rechtstreeks naar uw leverancier.

    Een e-mail met een verzoek om uitoefening van een recht zal niet worden opgevat als toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens die verder gaat dan wat nodig is voor de behandeling van uw verzoek. In een dergelijk verzoek moet duidelijk worden aangegeven welk recht u wenst uit te oefenen en de redenen daarvoor, indien dat vereist is gelet op wat hoger vermeld werd. Het moet ook gedateerd en ondertekend zijn en vergezeld gaan van een digitaal gescande kopie van uw geldige identiteitskaart die uw identiteit bewijst of gedaan worden via de login op Twikey of via een eventueel beschikbaar platform van uw leverancier.

    Zonder afbreuk te doen aan de verdeling van de verantwoordelijkheden zoals beschreven in artikel 2, zullen wij u onmiddellijk op de hoogte brengen van het ontvangen van dit verzoek. Indien de aanvraag geldig blijkt, zullen wij u zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk en uiterlijk dertig (30) dagen na ontvangst van de aanvraag daarvan op de hoogte stellen.

    Indien u een klacht heeft met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens door Twikey of uw leverancier, kunt u altijd contact opnemen via het e-mailadres vermeld in artikel 2 of rechtstreeks via uw leverancier. Indien u niet tevreden bent met het antwoord, kunt u een klacht indienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit, namelijk de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

    Terug naar homepage