SEPA-Incasso Machtigingen

Wat zijn SEPA-incasso machtigingen?

SEPA-incasso machtigingen zijn autorisaties die door betalers aan begunstigden worden gegeven om op regelmatige basis automatisch betalingen van de bankrekening van de betaler te incasseren.. Deze machtigingen zijn een belangrijk onderdeel van het SEPA Incassosysteem, omdat ze een officiële en gestandaardiseerde manier bieden voor begunstigden om betalingen van hun klanten in de SEPA-zone te incasseren.

Een SEPA-incasso machtiging bevat doorgaans de volgende informatie:

1. Wettelijke verplichte tekst gedefinieerd door de EPC
2. Naam en adres van de betaler en begunstigde
3. Bankgegevens van de betaler + optionele BIC
4. Incassant-ID van de begunstigde
5. Type machtiging: CORE of B2B
6. Doorlopend of eenmalig machtiging (eenmalig wordt bijna niet gebruikt)
7. Referentienummer van de machtiging
8. Datum van ondertekening van de machtiging
9. Handtekening van de betaler

Zodra een SEPA-incasso machtiging is goedgekeurd, kan de begunstigde op regelmatige basis betaalverzoeken indienen bij de bank van de betaler zonder verdere autorisatie. Dit maakt automatische incasso's mogelijk, wat kan helpen om administratieve kosten te verlagen en de cashflow van bedrijven en organisaties te verbeteren.

Een machtiging kan offline (op papier) of online met de juiste digitale handtekeningen worden ondertekend. Online kunnen extra controles aan de machtiging zelf worden toegevoegd.

Het is belangrijk op te merken dat SEPA machtigingen onderworpen zijn aan strikte regels en voorschriften. Deze regels zijn ontworpen om de rechten van betalers te beschermen en een veilige en betrouwbare werking van het SEPA Incassosysteem te garanderen.

Wetgeving over SEPA Machtigingen

Het SEPA Incassosysteem wordt beheerst door een reeks regels en voorschriften die zijn opgesteld door de European Payments Council (EPC), in samenwerking met nationale regelgevende autoriteiten en andere belanghebbenden. Deze regels zijn ontworpen om een veilige en betrouwbare werking van het SEPA Incassosysteem te garanderen en de rechten van betalers en begunstigden te beschermen.

Enkele van de belangrijkste wetgevingen met betrekking tot SEPA machtigingen zijn:

1. Verordening (EU) nr. 260/2012: Deze verordening stelde het juridische kader vast voor SEPA en stelde de einddatum vast voor de migratie naar SEPA incasso- en SEPA Credit Transfer-schema's in de Europese Unie.
2. EPC SEPA incasso Core Rulebook: Dit rulebook bevat de technische en operationele regels voor SEPA incassotransacties, inclusief vereisten voor het opstellen en beheren van SEPA machtigingen.
3. EPC SEPA incasso Business-to-Business Rulebook: Dit rulebook biedt aanvullende regels en richtlijnen voor SEPA incassotransacties tussen bedrijven en andere organisaties.

Naast deze voorschriften kunnen individuele landen hun eigen wetten en voorschriften met betrekking tot SEPA machtigingen hebben. Het is belangrijk voor bedrijven en organisaties om op de hoogte te blijven van deze voorschriften en samen te werken met hun banken en betaalproviders om ervoor te zorgen dat aan alle relevante vereisten wordt voldaan. U kunt uw e-mailadres onderaan deze pagina invullen om op de hoogte te blijven van alle belangrijke wijzigingen.

Verplichte informatie SEPA machtigingen

SEPA machtigingen vereisen de opname van specifieke informatie, zoals uiteengezet in het SEPA incasso Core- of B2B Rulebook van de European Payments Council (EPC). Deze informatie is verplicht en moet door de betaler worden verstrekt voordat de eerste SEPA incassotransactie wordt geïnitieerd.

De volgende informatie moet verplicht worden opgenomen in SEPA machtigingen:

1. Wettelijke tekst (zoals gedefinieerd door EPC) voor Core- of B2B-machtigingen.
2. Incassant-ID: Het unieke identificatienummer van de incassant, toegewezen door de bank van de incassant.
3. Incassantnaam: De naam van de incassant.
4. Incassantadres: Het adres van de incassant.
5. Machtigingidentificatie: Het unieke identificatienummer van de machtiging, toegewezen door de incassant.
6. Machtigingdatum: De datum waarop de machtiging door de betaler is ondertekend.
7. Debiteurnaam: De naam van de betaler.
8. IBAN van de debiteur: Het internationale bankrekeningnummer (International Bank Account Number - IBAN) van de betaler.
9. Bankidentificatiecode (BIC) van de debiteur: De BIC van de bank van de betaler. (optioneel in de meeste gevallen maar aanbevolen)
10. Betaalfrequentie: Terugkerend of eenmalig
11. Type machtiging: CORE of B2B
12. Optionele referentie-informatie: Eventuele aanvullende informatie die de incassant nodig heeft om de betaling te identificeren, zoals een factuurnummer of klantnummer.

Door al deze verplichte informatie op te nemen in SEPA machtigingen, kunnen incassanten ervoor zorgen dat ze de nodige autorisatie hebben om incassotransacties van de rekeningen van hun klanten te initiëren.

Als bovenstaande informatie niet opgenomen is in de machtiging, is de 13 maanden consumentenbescherming van toepassing.

SEPA Rulebook

Het SEPA Rulebook is een set richtlijnen en normen opgesteld door de European Payments Council (EPC) die de implementatie van SEPA-betaalschema's regelt. Het SEPA Rulebook zorgt voor consistentie en interoperabiliteit tussen SEPA-betaalschema's waaronder, maar niet beperkt tot, SEPA overschrijving (SCT), SEPA Incasso (SDD) en SEPA-kaarten (SEPA Cards Framework).

Het SEPA Rulebook schetst de rechten en verplichtingen van betaalproviders (PSP's), de gebruikers ervan (Payment Service Users -PSU's) en andere belanghebbenden die betrokken zijn bij SEPA-betaaltransacties. Het definieert de technische en zakelijke vereisten waaraan PSP's moeten voldoen om deel te nemen aan SEPA-betaalschema's, inclusief regels voor gegevensuitwisseling, verwerkingstijden en afwikkeling.

De SEPA Rulebooks worden regelmatig bijgewerkt om veranderingen in het Europese betaallandschap te weerspiegelen, zoals de introductie van nieuwe betaalinstrumenten en updates van regelgevingsvereisten. PSP's en andere belanghebbenden moeten op de hoogte blijven van de laatste versies van het SEPA Rulebook om de naleving en succesvolle deelname aan SEPA-betaalschema's te waarborgen.

Het SEPA Rulebook kan op de EPC-website worden geraadpleegd en is toegankelijk voor iedereen die meer wil weten over SEPA-betaalschema's en hun implementatie. U kunt de volledige set Rulebooks vinden op de volgende EPC-pagina: Sepa Rulebooks

Archivering van SEPA Machtigingen

SEPA Machtigingen zijn juridische overeenkomsten tussen de betaler en de begunstigde die de begunstigde machtigen om betalingen van de bankrekening van de betaler te incasseren via SEPA incasso. Zodra een SEPA-machtiging is goedgekeurd, kan de begunstigde directe incasso's uitvoeren op de rekening van de betaler zonder verdere goedkeuring voor elke incasso.

Aangezien SEPA Machtigingen juridische overeenkomsten zijn, moeten ze gedurende een bepaalde periode worden gearchiveerd om te voldoen aan de regelgevingsvereisten en om bewijs te leveren in geval van geschillen of audits. De specifieke archiveringsvereisten voor SEPA Machtigingen kunnen variëren afhankelijk van de jurisdictie, maar ze vereisen over het algemeen dat de machtigingen veilig worden opgeslagen en toegankelijk zijn gedurende een bepaalde periode.

De periode van opslag hangt van twee principes af:

1. De machtiging moet worden opgeslagen zolang de betaalrelatie bestaat. Wanneer men dus 20 jaar klant is van een nutsbedrijf, moet dat nutsbedrijf de machtiging ten minste 20 jaar opslaan.
2. Wanneer de machtiging niet meer actief wordt gebruikt, kan het nog steeds worden gebruikt voor de volgende 36 maanden. Aangezien het een "contract" is, is de lokale wetgeving voor de opslag van contracten van toepassing. In sommige landen is dit 10 jaar, in sommige andere landen kan het minder zijn (bijvoorbeeld 7 jaar). Een praktische regel die veel incassanten gebruiken, is om het 10 jaar na het laatste gebruik op te slaan.

Om de naleving van de archiveringsvereisten te waarborgen, moeten incassanten die SEPA machtigingen beheren, veilige en betrouwbare opslagsystemen implementeren, zoals digitale archiveringsoplossingen of fysieke opslagfaciliteiten voor papieren machtigingen. Ze moeten ook duidelijke beleidslijnen en procedures opstellen voor het beheren van SEPA Machtigingen, inclusief procedures voor het opvragen en verstrekken van toegang tot gearchiveerde machtigingen indien nodig.

Machtigingen die elektronisch zijn ondertekend moeten zodanig worden opgeslagen dat wijzigingen niet mogelijk zijn.

Papieren SEPA Machtigingen

SEPA Machtigingen kunnen op papier worden ondertekend.

In het geval van papieren SEPA Machtigingen moet de betaler een ondertekende papieren machtiging aan de begunstigde verstrekken, waarmee deze gemachtigd wordt om betalingen van zijn bankrekening via SEPA Incasso te incasseren. De papieren machtiging moet alle verplichte informatie bevatten die vereist is door het SEPA incasso-schema, zoals de naam en het adres van de betaler en de begunstigde, de bankgegevens van de betaler en de machtigingreferentie.

Zodra de begunstigde de ondertekende papieren machtiging heeft ontvangen, kan deze directe incasso's initiëren op de rekening van de betaler met behulp van de machtiging. De begunstigde moet de originele papieren machtiging bewaren (zie de regels in het vorige onderwerp).

Hoewel papieren SEPA Machtigingen nog steeds worden geaccepteerd en gebruikt door sommige betalers en begunstigden, worden digitale machtigingen steeds populairder vanwege hun gemak, snelheid, milieuvriendelijkheid en lagere kosten. Machtigingen kunnen digitaal worden aangemaakt en ondertekend, waardoor papieren documenten niet nodig zijn en snellere verwerkingstijden en eenvoudigere archivering en opvraging van machtigingen mogelijk zijn.

E-machtiging en digitale handtekeningen

Een e-machtiging, ook wel een papierloze incassomachtiging genoemd, is een digitale machtiging waarmee een begunstigde betalingen van een bankrekening van een betaler via SEPA Incasso kan incasseren. E-machtigingen worden digitaal aangemaakt, ondertekend en beheerd, waardoor papieren documenten overbodig zijn en snellere verwerkingstijden en verbeterde efficiëntie mogelijk zijn.

Met e-machtigingen kunnen betalers automatische incassostransacties online of via mobiele apparaten goedkeuren, zonder papieren machtigingen te moeten afdrukken, handmatig ondertekenen en verzenden. Het e-machtigingsproces omvat meestal het door de betaler invullen van een online formulier met zijn bankgegevens, dat vervolgens wordt geauthenticeerd met behulp van een beveiligd tweefactorauthenticatieproces.

E-machtigingen bieden verschillende voordelen ten opzichte van papieren machtigingen, waaronder snellere verwerkingstijden, lagere administratieve kosten, verbeterde nauwkeurigheid en groter gemak voor betalers en begunstigden. Ze bieden ook verbeterde beveiliging en fraudebescherming, met geavanceerde versleutelings- en authenticatieprotocollen.

Om e-machtigingen te implementeren, moeten begunstigden een veilige en beveiligde ondertekeningsprocedure implementeren of samenwerken met een externe Mandate Service Provider (MSP) die e-machtigingoplossingen biedt. De begunstigde moet ook voldoen aan de relevante voorschriften en normen die van toepassing zijn op e-machtigingen, zoals het SEPA incasso Core Schema Rulebook van de European Payment Council en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Veel handelaren implementeren SEPA e-machtigingen niet op de juiste manier. Al deze machtigingen zijn onderhevig aan een terugbetalingsrecht van 13 maanden. De bank zal de handelaar bovendien extra kosten aanrekenen als een machtiging niet correct is opgesteld en de eindklant een klacht indient.

Een correct e-machtiging wordt ondertekend met SCA (Strong Customer Authentication) en bevat alle informatie die vereist is voor papieren machtigingen. In de context van een e-machtiging vereist SCA dat ten minste twee van de onderstaande drie factoren worden ingevuld:

• Iets dat je weet (kennisfactor): Dit verwijst naar iets dat de klant weet, zoals een wachtwoord of PIN.
• Iets dat je bezit (bezitsfactor): Dit verwijst naar iets dat de klant bezit, zoals een mobiel apparaat of een smartcard.
• Iets dat je bent (inherente factor): Dit verwijst naar iets dat de klant is, zoals biometrische gegevens als een vingerafdruk of gezichtsherkenning.

Zodra een handtekening op deze manier is geplaatst, moet de handelaar kunnen aantonen (zelfs 10 jaar later) dat deze op de juiste manier werd gezet en daarna niet werd gewijzigd. Wanneer de machtiging verder wordt gebruikt, is het ook vereist aan te tonen dat het niet werd verworpen, zelfs 20 jaar later.

Banken worden steeds terughoudender in het accepteren van handelaren die niet aan deze regels willen voldoen bij het digitaal activeren van e-machtigingen.

Voordelen van papierloze machtigingen of e-machtigingen

Er zijn verschillende voordelen verbonden aan het gebruik van papierloze machtigingen, ook wel e-machtigingen genoemd, in vergelijking met traditionele papieren machtigingen. Hier zijn enkele van de belangrijkste voordelen:

1. Gemak: e-machtigingen kunnen online of via een mobiel apparaat worden aangemaakt en ondertekend, waardoor het afdrukken, ondertekenen en verzenden van papieren formulieren overbodig wordt. Dit maakt het proces handiger voor zowel betalers als begunstigden.
2. Snelheid: e-machtigingen kunnen sneller worden verwerkt dan papieren machtigingen, omdat er geen wachttijd is voor fysieke documenten die moeten worden ontvangen en verwerkt.
3. Kostenbesparing: e-Machtigingen kunnen geld besparen op administratieve kosten die gepaard gaan met de verwerking van papieren machtigingen, zoals afdrukken, verzenden en opslag. Voor B2B-machtigingen wordt een verplicht bezoek aan de bank vermeden wanneer dit volledig digitaal wordt gedaan.
4. Minder fouten: Papierloze machtigingen kunnen fouten verminderen die eigen zijn aan de handmatige gegevensinvoer en papieren verwerking.
5. Verbeterde beveiliging: e-machtigingen zijn doorgaans veiliger dan papieren machtigingen, omdat ze gebruik maken van geavanceerde versleutelings- en authenticatieprotocollen om gevoelige informatie te beschermen. (bijv. itsme, iDIN, emachtiging...)
6. Betere tracking: e-machtigingen kunnen een betere tracking en zichtbaarheid van het betaalproces bieden, waardoor begunstigden de betaalstatussen kunnen volgen en betalingen efficiënter kunnen afstemmen.

Over het algemeen kunnen papierloze machtigingen aanzienlijke voordelen bieden ten opzichte van traditionele papieren machtigingen, waaronder groter gemak, snelheid, kostenbesparingen en beveiliging. Als zodanig adopteren steeds meer bedrijven e-Machtigingen als een manier om hun betaalprocessen te stroomlijnen en de efficiëntie te verbeteren.

Multi-channel SEPA machtigingen

Multi-channel SEPA machtigingen verwijzen naar de mogelijkheid om machtigingen te creëren en beheren via meerdere kanalen, zoals online portalen, mobiele apps of papieren formulieren. Dit stelt begunstigden in staat een verscheidenheid aan opties aan betalers aan te bieden, waardoor het betaalproces handiger en toegankelijker wordt.

Een begunstigde kan bijvoorbeeld een papieren formulier aanbieden aan betalers die de voorkeur geven aan het invullen en ondertekenen van een fysiek document, een online portaal voor betalers die de voorkeur geven aan het elektronisch voltooien van het proces, en een mobiele app voor betalers die betalingen willen beheren op hun smartphone of tablet.

Multi-channel SEPA machtigingen kunnen helpen de inburgering van automatische betalingen te vergroten, omdat ze begunstigden in staat stellen een breder scala aan opties aan betalers aan te bieden, waardoor het voor hen gemakkelijker en handiger wordt om betalingen in te stellen en te beheren. Dit kan uiteindelijk leiden tot hogere betaalacceptatiepercentages, grotere klanttevredenheid en verbeterde cashflow voor bedrijven.

SEPA machtigingen via een website of binnen een klantenportaal

SEPA machtigingen kunnen worden gecreëerd en beheerd via de website van een begunstigde door gebruik te maken van e-machtigingen. e-Machtigingen zijn digitale versies van SEPA machtigingen die online kunnen worden ingevuld en ondertekend, zonder dat papieren formulieren nodig zijn.

Om SEPA machtigingen via een website op te stellen, kunnen begunstigden een e-machtigingoplossing in hun website integreren, waardoor betalers eenvoudig hun machtigingen online kunnen creëren en beheren. Dit kan worden gedaan via een beveiligde en gebruiksvriendelijke interface die de betaler door het machtigingaanmaakproces leidt.

Het proces omvat meestal het invoeren van persoonlijke gegevens en bankgegevens door de betaler, het verstrekken van zijn toestemming om de machtiging op te stellen, en het digitaal ondertekenen van de machtiging met behulp van Sterke Klantauthenticatie (SCA) om zijn digitale handtekening te plaatsen (bijv. itsme, IDIN, enz.) of een eenmalig wachtwoord dat naar zijn mobiele apparaat wordt gestuurd.

Zodra de machtiging is afgesloten, kan de begunstigde het gebruiken om automatische incasso's van de bankrekening van de betaler te initiëren, op basis van het overeengekomen betaalschema. Als een klantenportaal wordt gebruikt, kan deze pagina ook een betaalgeschiedenis bevatten of de mogelijkheid om de machtiginginformatie te wijzigen (bijv. IBAN).

Het regelen van SEPA machtigingen via een website kan verschillende voordelen bieden, zoals het verminderen van papierwerk, het stroomlijnen van het machtigingsaanmaakproces en het verbeteren van de algemene klantervaring. Het kan ook bedrijven helpen tijd en middelen te besparen door het machtigingsbeheerproces te automatiseren, wat leidt tot verhoogde efficiëntie en nauwkeurigheid.

SEPA machtigingen via POS (Point Of Sale)

SEPA machtigingen kunnen ook worden geregeld en beheerd via een point of sale (POS) systeem. Dit is een betaalterminal of apparaat dat wordt gebruikt om betalingen te verwerken in een fysieke winkel of locatie.

Om SEPA machtigingen via een POS-systeem te regelen, kan de begunstigde een incasso-beheeroplossing in zijn systeem integreren, waarmee klanten hun machtigingen kunnen creëren en beheren op het moment van aankoop in de winkel.

Het proces omvat meestal het invoeren van persoonlijke en bankgegevens in het POS-systeem door de handelaar. De toestemming van de klant wordt idealiter ook op dat moment geregeld (bijv. via een eenmalig wachtwoord dat naar zijn mobiele apparaat wordt gestuurd).

Zodra de machtiging is geregeld, kan de klant zijn machtigingsgegevens raadplegen en beheren via zijn klantenportaal of door contact op te nemen met zijn klantendienst.

SEPA machtigingen via uitnodigingsmail

SEPA machtigingen kunnen ook worden geregeld via een uitnodigingsmail. Dit omvat het verzenden van een e-mail naar klanten waarin ze worden uitgenodigd om een machtiging voor terugkerende betalingen te regelen.

De e-mail bevat doorgaans een link naar een webpagina waar klanten hun persoonlijke en bankgegevens kunnen invoeren, hun toestemming kunnen geven om de machtiging op te stellen en de machtiging digitaal kunnen ondertekenen met behulp van Sterke Klantauthenticatietools (SCA) (bijv. itsme, IDIN, enz.) of een eenmalig wachtwoord dat naar hun mobiele apparaat wordt gestuurd.

Typisch kan dit worden gecombineerd met e-mail "campagnes" die proberen om een maximum aantal klanten te converteren.

Het regelen van SEPA machtigingen via uitnodigingsmail kan verschillende voordelen bieden, zoals het bieden van een snelle en gemakkelijke manier voor klanten om hun machtigingen in te stellen en te beheren, het verminderen van de noodzaak voor papieren formulieren en handmatige verwerking, en het verbeteren van de algehele klantervaring. Het kan bedrijven ook helpen tijd en middelen te besparen door het machtigingsbeheerproces te automatiseren, wat leidt tot verhoogde efficiëntie en nauwkeurigheid. Het is echter belangrijk ervoor te zorgen dat de uitnodigingsmail voldoet aan de GDPR-regelgeving en dat de persoonlijke informatie van klanten veilig wordt opgeslagen en beschermd.

SEPA machtigingen via online betaling

SEPA machtigingen kunnen ook worden getekend via online betalingen. Dit omvat de integratie van het machtigingondertekeningsproces in de checkout-stroom van een online winkel of betaalgateway.

Wanneer een klant een aankoop doet, krijgt hij de optie om te betalen met een eenmalige betaalmethode. Dit wordt soms ook de 1 of 2 cent verificatieoptie genoemd. Als ze deze optie kiezen, worden ze doorverwezen naar een beveiligde betaalpagina waar ze hun persoonlijke en bankgegevens kunnen invoeren, de betaling accepteren en ondertussen de machtiging ondertekenen. Veel betaalproviders bieden deze service aan, maar het is zeer uitzonderlijk dat de machtiging op de juiste manier wordt afgesloten. In de meeste gevallen worden de wettelijke vereisten niet vervuld (zoals het tonen van alle machtigingsdetails) en het aanbrengen van een echte digitale handtekening. Banken zullen zeer terughoudend zijn om deze ondertekeningsmethode te accepteren. Als de eindklant of de bank kan aantonen dat niet aan alle vereisten is voldaan, is een terugbetaling van 13 maanden mogelijk.

Zodra de machtiging is getekend, moet de klant zijn machtigingsgegevens kunnen bekijken en beheren via zijn klantenportaal of door contact op te nemen met zijn klantendienst.

SEPA CORE-machtigingen

SEPA CORE-machtigingen zijn het meest voorkomende type machtiging dat wordt gebruikt voor terugkerende betalingen in de eurozone en kunnen worden gebruikt voor consumenten en bedrijven. Deze machtiging stelt de incassant in staat om automatisch betalingen van de rekening van de debiteur te incasseren.. De debiteur moet de incassant machtigen om de betaling te initiëren door het ondertekenen van een machtiging. De machtiging bevat alle relevante informatie over de betaling, zoals het bedrag, de frequentie en de betaaldatum.

SEPA CORE-machtigingen kunnen worden gebruikt voor zowel eenmalige als terugkerende incasso's, en ze kunnen worden gebruikt voor zowel consumenten- als zakelijke transacties.

SEPA CORE-machtigingen zijn vrij veilig omdat ze een goede consumentenbescherming bieden. Alle SEPA CORE incasso's kunnen zonder verdere vragen binnen de 8 weken worden teruggevorderd. De meeste banken bieden deze optie zelfs aan in hun eBanking-applicatie. Als de machtiging niet correct is onderhandeld, is de terugbetalingstermijn 13 maanden.

Dit is iets wat niet altijd bekend is bij het grote publiek. Twikey deed hier samen met de Universiteit Gent onderzoek naar in België en hieruit bleek dat meer dan 87% van de bevolking dit niet weet!

Wat te doen bij het overstappen van de ene naar de andere bank? Kan een bankoverstapdienst helpen?

Ja, in sommige landen (zoals België) informeert de bankoverstapdienst de handelaar dat een klant is overgestapt naar een andere bank en dat de machtigingsgegevens werden getransfereerd als de eindklant hiervoor heeft gekozen.

Een nieuwe handtekening is in dat geval niet nodig.

Idealiter houdt de backoffice van de begunstigde hiermee rekening. Als de begunstigde een Mandate Service Provider gebruikt, kan deze de verbinding tot stand brengen zonder extra setup.

Wettelijke handtekeningen voor SEPA CORE-machtigingen

Voor SEPA CORE-machtigingen is een wettelijke handtekening vereist om de incasso toe te laten. De handtekening kan digitaal of op papier zijn en moet door de debiteur, de rekeninghouder die de incasso autoriseert, worden verstrekt.

In het geval van papieren machtigingen moet de handtekening van de debiteur fysiek worden geplaatst op het machtigingsformulier. Voor digitale machtigingen zijn verschillende opties beschikbaar, afhankelijk van het land en de bank. Deze opties omvatten het gebruik van een digitale handtekening, het verstrekken van een gescande kopie van een ondertekend machtiging of het gebruik van een online authenticatieproces om de identiteit van de debiteur en de intentie om de incasso te autoriseren, te verifiëren. (zolang dit voldoet aan de regels van Sterke Klantauthenticatie (SCA)).

SEPA B2B-machtigingen

SEPA B2B- (Business-to-Business) machtigingen worden gebruikt voor commerciële transacties tussen bedrijven. In tegenstelling tot SEPA CORE-machtigingen, die kunnen worden gebruikt voor zowel consumenten- als commerciële transacties, vereisen B2B-machtigingen een registratie bij de bank voordat een eerste incasso kan worden uitgevoerd en zijn ze onderworpen aan minder consumentenbeschermingsregels. Zodra een B2B-incasso is gedaan en het geld is overgemaakt van de betaler naar de begunstigde, is er geen terugvorderingsrecht.

B2B-machtigingen worden veel gebruikt in sectoren zoals leasing, brandstoffen, peer-to-peer leningen, levering van goederen, interims.

Indienen van een SEPA B2B-machtiging via de bank

Het indienen van een SEPA B2B-machtiging via de bank omvat verschillende stappen. Hierna volgt een algemeen overzicht van het proces:

1. Stel een correct machtigingsformulier op: De machtiging moet worden opgesteld conform de EPC-regels voor B2B-machtigingen. Het bevat de nodige wettelijke teksten en de verplichte velden.
2. Vul het machtigingsformulier in: Zodra u het machtigingsformulier heeft, moet u het aanvullen met alle vereiste informatie. Zorg ervoor dat u alle details dubbel controleert en dat alles correct en up-to-date is.
3. Dien het machtigingsformulier in: Zodra het machtigingsformulier is ingevuld, moet de betaler het bij zijn bank indienen. Dit kan meestal persoonlijk bij een filiaal. Heel uitzonderlijk staan banken ook toe dat u het formulier online indient via hun bankplatform.
4. Wacht op goedkeuring: Nadat het machtigingsformulier is ingediend, zal de bank het controleren om ervoor te zorgen dat alle informatie correct en compleet is. Zodra de machtiging bij de bank is geregistreerd, kan uw bankrekening voor B2B-incasso's worden gebruikt.
5. Informeer de begunstigde: Zolang de incassant niet geïnformeerd is, kan deze geen incasso's uitvoeren. De incassant kan een gok wagen maar zonder extra informatie werkt dit proces niet echt.

Online SEPA B2B e-machtigingen

SEPA B2B e-machtigingen zijn een digitale versie van het papieren machtigingsformulier die elektronisch kunnen worden ingevuld en ondertekend. Deze optie stelt bedrijven in staat om e-machtigingen veilig online aan te maken, te beheren en op te slaan zonder dat fysieke documenten nodig zijn.

In Europa is er slechts één speler die dit op grensoverschrijdend niveau aanbiedt (Twikey). In Nederland zijn er een paar spelers die voldoen aan de lokale NL-NL vereisten.

In Europa is de lijst van banken die digitale B2B e-machtigingen accepteren zeer beperkt: alleen BNP Paribas Fortis, ING (BE en NL), KBC, Belfius, CBC, Bank Van Breda, Crelan, VDK, ABN-Amro & Rabobank kunnen digitale B2B e-machtigingen aanbieden.

U kunt een online SEPA B2B e-machtiging als volgt opzetten:

1. Kies een e-machtigingprovider: U moet een e-machtigingprovider kiezen die bevoegd is om deze service aan te bieden. Er zijn verschillende providers beschikbaar. Zoek dus een provider die aan uw zakelijke behoeften voldoet. (Bijv. welke landen wilt u dekken).
2. Pas uw e-machtiging aan: Uw geselecteerde e-machtigingprovider zal u voorzien van een sjabloon die u kunt aanpassen met uw bedrijfsgegevens en branding. U moet de naam en het adres van de debiteur en incassant invoeren, samen met de bankgegevens en de betaalbedragen.
3. Stuur de e-machtiging voor ondertekening door: Zodra u uw e-machtiging heeft aangepast, kunt u het naar uw klant sturen voor ondertekening. Deze zal een e-mail ontvangen met een link naar de e-machtiging, en kan het digitaal ondertekenen met behulp van zijn computer of mobiele apparaat (of de klant kan het ondertekenen in een portaal of een website).
4. Ondertekening door de klant: de e-machtiging wordt ondertekend door de klant. De e-machtigingprovider zal de handtekening verifiëren om er zeker van te zijn dat deze authentiek is en de e-machtiging ook veilig opslaan op hun platform.
5. De e-machtigingprovider regelt de communicatie met de bank voor een correcte verificatie en registratie.
6. Eens goedgekeurd kunnen e-machtigingen worden gebruikt: met de ondertekende en geverifieerde e-machtiging kunt u beginnen met het uitvoeren van SEPA B2B-incasso's.

Zorg ervoor dat u samenwerkt met een bevoegde provider en dat uw e-machtigingen voldoen aan alle noodzakelijke vereisten.

Papieren SEPA B2B Machtiging

Een papieren SEPA B2B-machtiging is een fysiek document dat alle benodigde informatie bevat om een incasso te initiëren, inclusief de naam en het adres van de debiteur (de partij die de incasso betaalt), de incassant (de partij die de betaling ontvangt) en de relevante bankgegevens.

Hier zijn de stappen om een papieren SEPA B2B-machtiging te regelen:

1. Verkrijg het machtigingsformulier: u kunt een voorbeeld van een papieren machtigingsformulier krijgen bij uw bank of downloaden van hun website. Zorg ervoor dat u het juiste formulier krijgt, want er zijn verschillende machtigingsformulieren voor verschillende soorten SEPA incasso's (CORE en B2B).
2. Vul het machtigingsformulier in: vervolledig het machtigingsformulier met alle vereiste informatie, inclusief de naam en het adres van de debiteur en de bankgegevens.
3. Ondertekening van het machtigingsformulier: zodra het machtigingsformulier is ingevuld, moet het door de debiteur op papier worden ondertekend.
4. De debiteur (uw klant) moet naar de bank: wanneer een papieren SEPA B2B- machtiging is ingevuld, moet de debiteur het aan de bank overhandigen. In de meeste gevallen is dit een fysiek proces.
5. Wacht op goedkeuring: na het indienen van het machtigingsformulier zal uw bank het controleren om ervoor te zorgen dat alle informatie correct en compleet is. Zodra het formulier is goedgekeurd, zal de machtiging geregistreerd worden en kunt u het gebruiken om incasso's uit te voeren. De debiteur moet de incassant informeren dat hij het nodige heeft gedaan.
6. Vingers kruisen & testen: wanneer de incassant is geïnformeerd over de registratie, moet hij zo snel mogelijk een eerste transactie uitvoeren om te zien of alles in orde is.

Het is belangrijk op te merken dat SEPA B2B incasso's onderworpen zijn aan specifieke regels en voorschriften. Zorg er dus voor dat u vertrouwd bent met deze vereisten voordat u het formulier indient. Bewaar ook het originele ondertekende machtigingsformulier op een veilige plaats, aangezien dit in de toekomst voor referentie kan worden vereist.

Wat kan er misgaan met een papieren B2B-machtiging?

We moeten u teleurstellen, maar er kan veel misgaan met een papieren B2B- machtiging. Dit zijn de meest voorkomende fouten:

1. De debiteur heeft een verkeerde procedure gevolgd.
2. De debiteur is nooit naar de bank gegaan.
3. De bankmedewerker weet niets over B2B-incasso's en beweert dat zijn tussenkomst niet meer nodig is, wat enkel geldt voor CORE-incasso's.
4. De bankmedewerker of de debiteur heeft fouten gemaakt bij het invoeren van de machtigingsreferentie. Bijv. het verwarren van een 0 en O. 😉
5. De debiteur heeft het opgegeven omdat hij geen bankkantoor meer kan vinden.

We hebben gevallen meegemaakt waarin een debiteur 8 maanden en 8 bezoeken aan de bank nodig had om zijn machtiging succesvol geregistreerd te krijgen. Bovendien is de CO2- voetafdruk van dit handmatige proces nog steeds enorm.

Twikey heeft het tot zijn missie gemaakt om alle Europese banken te overtuigen met ons samen te werken. Ze kunnen gratis toetreden tot het Twikey-ecosysteem. Als u een bank bent en niet verbonden bent met Twikey, neem dan contact met ons op.

Wettelijke handtekeningen voor SEPA B2B e-machtigingen

Voor SEPA B2B e-machtigingen moet de digitale handtekening voldoen aan de vereisten die zijn vastgelegd in de Europese eIDAS-verordening en de lokale wetgeving, die het juridische kader voor digitale handtekeningen in de Europese Unie definiëren. Ten slotte moet de bank het type digitale handtekening accepteren.

Er zijn drie soorten digitale handtekeningen:

1. Eenvoudige digitale handtekening (SES): Een SES is elke digitale handtekening die niet geavanceerd of gekwalificeerd is. Dit kan een gescande afbeelding zijn van een handgeschreven handtekening, een getypte naam of een aankruisvakje.
2. Geavanceerde digitale handtekening (AES): Een AES is een digitale handtekening die voldoet aan specifieke technische vereisten en uniek is gekoppeld aan de ondertekenaar. Het moet ook in staat zijn om eventuele latere wijzigingen in het ondertekende document te identificeren.
3. Gekwalificeerde digitale handtekening (QES): Een QES is een geavanceerde digitale handtekening die is gemaakt met behulp van een gekwalificeerd digitaal certificaat, uitgegeven door een vertrouwde dienstverlener. Het biedt het hoogste niveau van zekerheid en juridische geldigheid.

Voor SEPA B2B e-machtigingen is een AES of QES vereist voor de handtekening van de debiteur. De e-machtigingprovider moet de nodige tools bieden om digitale handtekeningen te maken en te verifiëren. Deze handtekeningen moeten veilig worden opgeslagen en minimaal 10 jaar na de laatste incasso worden bewaard.

Het is belangrijk ervoor te zorgen dat de gebruikte methode voor de digitale handtekening voldoet aan de wettelijke vereisten opdat de e-machtiging juridisch geldig en afdwingbaar zou zijn. Bovendien moet de bank deze accepteren. Dit is typisch iets dat Twikey met de banken heeft afgesproken.

Nederland: gebruik het eMachtigingsprotocol om Sepa Automatische Incasso's te ondertekenen

In Nederland is er een specifieke naamgeving gebruikt voor het officiële e-machtigingsprotocol. Het wordt "eMachtiging" genoemd of soms ook "Digitaal incassomachtigen". Dit is een Nederlandse term die verwijst naar een digitale incasso- machtiging.

Het proces voor het instellen van een eMachtiging omvat de volgende stappen:

1. Het bedrijf of de organisatie die een machtiging aanvraagt, stuurt de klant een verzoek om een digitale incassomachtiging te ondertekenen.
2. De klant logt in op zijn online bankrekening en autoriseert de machtiging door eenvoudig in te loggen op de ebanking-app en de machtiging te bevestigen.
3. Bevestiging: er is een onmiddellijke bevestiging van de bank.

Het is belangrijk op te merken dat de klant het recht heeft om de digitale eMachtiging op elk moment te annuleren, te wijzigen of de maximale limiet te wijzigen.

Enige negatieve punt: voor B2B accepteren slechts 3 banken in Nederland deze flow: ABN-Amro, ING en Rabobank. Voor CORE-machtigingen zijn er meer banken: Regiobank, SNS Bank, ASN, Triodos bank. Voor de andere banken moeten andere alternatieven gevolgd worden.

België: gebruik itsme om een e-mandaat voor een SEPA-domiciliëring te ondertekenen

Het is mogelijk om de itsme-app te gebruiken om e-mandaten voor SEPA incassotransacties te ondertekenen. De itsme-app is een digitale identiteitsdienst die gebruikers in staat stelt hun identiteit veilig te authenticeren en documenten te ondertekenen met behulp van een mobiel apparaat.

Om een e-mandaat voor een SEPA domiciliëring te ondertekenen met itsme, moeten klanten eerst de itsme-app downloaden en zich registreren. Zij zullen hun identiteit moeten bewijzen met behulp van hun Belgische eID, bankpas of mobiele telefoon. Zodra ze geregistreerd zijn, kunnen ze de app gebruiken om e-mandaten voor SEPA-incasso's te ondertekenen met deelnemende incassanten.

Wanneer de incassant het e-mandaat naar een klant stuurt, ontvangt deze een melding in de itsme-app. Hij kan dan de melding openen en de app gebruiken om het e-mandaat veilig te ondertekenen met behulp van zijn itsme-gegevens. Het ondertekende e-mandaat wordt vervolgens voor verwerking teruggestuurd naar de incassant via het platform van de e-mandaatprovider. Twikey is de eerste speler en marktleider in België die deze optie ondersteunt.

Gebruik e-ID om een e-machtiging voor SEPA incasso's te ondertekenen

Het is mogelijk om eID te gebruiken om e-machtigingen voor SEPA incasso's te ondertekenen. Een eID, of digitale identificatie, is een veilige digitale credentie die gebruikers in staat stelt hun identiteit online te bevestigen.

Om een e-machtiging voor SEPA incasso's te ondertekenen met eID, moeten debiteurs eerst een geldige eID hebben die is uitgegeven door hun nationale overheid of een andere geautoriseerde provider. Ze kunnen vervolgens de eID gebruiken om de e-machtiging elektronisch te ondertekenen met behulp van een veilige en goedgekeurde digitale ondertekeningsmethode die voldoet aan de eIDAS-vereisten.

Wanneer de incassant de e-machtiging naar de debiteur stuurt, ontvangt de debiteur een melding via het platform van de e-machtigingprovider. Vervolgens kan hij zijn eID-gegevens gebruiken om de e-machtiging veilig te ondertekenen. Het ondertekende e-machtiging wordt daarop voor verwerking teruggestuurd naar de incassant via het platform van de e-machtigingprovider.

Het is belangrijk op te merken dat het gebruik van eID voor het ondertekenen van e-machtigingen onderhevig kan zijn aan specifieke regelgeving en vereisten, die kunnen verschillen van land tot land. Daarom is het aangewezen om te overleggen met de relevante autoriteiten of financiële instelling om de naleving van alle noodzakelijke voorschriften en vereisten te waarborgen

Dagelijks beheer van SEPA Machtigingen

Het dagelijks beheer van SEPA Machtigingen omvat verschillende belangrijke taken en verantwoordelijkheden, waaronder:

1. Het verzamelen en opslaan van machtigingen: De incassant moet alle SEPA machtigingen die hij van debiteuren ontvangt verzamelen en veilig opslaan. Dit omvat zowel papieren als digitale machtigingen.

2. Verifiëren van machtigingen: De incassant moet controleren of elk machtiging alle vereiste informatie bevat en is ondertekend door de debiteur met behulp van een goedgekeurde digitale ondertekeningsmethode of een natte handtekening (op papier).

3. Bijwerken van machtigingen: De incassant moet de SEPA-machtiging databank bijwerken telkens er een wijziging is in de machtigingsgegevens, zoals een IBAN-rekening. Volgens de SEPA Rulebooks is een extra bevestigingsbericht met de details van deze wijziging aan de eindgebruiker vereist.

4. Bijwerken van machtigingen wanneer een bankoverstapdienst een wijziging meldt: sommige landen hebben een bankoverstapdienst. Deze informatie moet in de machtiging worden opgenomen.

5. Annuleren van machtigingen: De incassant moet alle machtigingen annuleren die niet langer geldig zijn (na 36 maanden niet-gebruik) of wanneer de eindklant dit vraagt. Dit is niet noodzakelijk verplicht bij het stopzetten van een contract, maar het is wel een goede praktijk.

6. Initiëren van incasso's: De incassant moet geldige SEPA machtigingen gebruiken om incasso's bij de bank van de debiteur te initiëren. Dit omvat ook de juiste interpretatie van de feedback van de bank.

7. Geschillen oplossen: De incassant moet eventuele geschillen of fouten met betrekking tot SEPA incasso's afhandelen, zoals onjuiste betaalbedragen of ongeautoriseerde transacties. Dit kan inhouden dat hij communiceert met de bank van de debiteur, de debiteur of andere partijen die betrokken zijn bij de transactie.

Het is belangrijk dat de incassant duidelijke processen en procedures heeft voor het dagelijks beheren van SEPA Machtigingen om de naleving van regelgevende vereisten te waarborgen en het risico op fouten of geschillen te minimaliseren. Het gebruik van betrouwbare en veilige SEPA-machtigingsbeheersoftware kan ook helpen om deze taken te stroomlijnen en het risico op fouten te verminderen.

IBAN bijwerken van een SEPA-incasso machtiging

Als u de IBAN moet bijwerken die aan een SEPA-incasso machtiging is gekoppeld, moet u bepaalde stappen volgen om ervoor te zorgen dat de aanpassing correct en legaal wordt uitgevoerd. Hier is wat u moet doen:

1. Wees er zeker van dat u de toestemming van de debiteur heeft: voordat u de IBAN koppelt aan een SEPA-incasso machtiging, moet u er zeker van zijn dat u de toestemming van de klant heeft om dit te doen. Dit kan via e-mail, een opgenomen telefoongesprek of een ander hulpmiddel dat deze toestemming kan bewijzen. Er is geen handtekening vereist. Eén uitzondering: als de bank u informeert over de overstap in het geval van een bankoverstapdienst, is deze toestemming niet nodig.

2. Werk de machtigingsinformatie bij: Zodra u de aanvraag van de debiteur heeft ontvangen, moet u de machtigingsinformatie bijwerken met de nieuwe IBAN. Dit kan inhouden dat u een SEPA-machtigingsbeheersoftware gebruikt om de update door te voeren.

3. Informeer de bank van de debiteur: Zodra de machtigingsinformatie is bijgewerkt, moet u de bank van de debiteur informeren over de wijziging in de IBAN die aan de machtiging is gekoppeld. Dit wordt meestal gedaan met behulp van een gestandaardiseerd berichtformaat, zoals een pain.008-bericht met een wijzigingsbericht. Het is ook mogelijk om deze complexere stroom te delegeren aan een SEPA-machtigingsbeheersoftware.

4. Informeer de debiteur: Informeer of bevestig de wijziging aan de debiteur. Dit kan gedaan worden via e-mail, via een portaal of via andere gebruikelijke communicatiestromen met de eindklant.

Voor een SEPA B2B-machtiging is het aanbevolen om een volleidg nieuwe machtiging te ondertekenen met een nieuwe machtigingsreferentie. Niet alle banken zijn in staat om de machtigingsinformatie intern bij te werken.

Een SEPA-incasso machtiging annuleren als handelaar

Als u een SEPA-incasso machtiging moet annuleren, moet u bepaalde stappen volgen om ervoor te zorgen dat de annulering correct en legaal wordt uitgevoerd. Hierna volgt wat u moet doen:

1. Informeer de debiteur: Bij het annuleren van een SEPA-incasso machtiging, kunt u de debiteur op de hoogte stellen van de annulering. Dit kan inhouden dat u een kennisgeving per post of e-mail verzendt. De SEPA Rulebooks vermelden dit niet als verplicht maar dit is klantvriendelijker.

2. Houd uw administratie bij: Het is belangrijk om de administratie van geannuleerde SEPA machtigingen nauwkeurig bij te houden, inclusief de datum van annulering, de reden van annulering en eventuele relevante correspondentie met de debiteur of zijn bank. U moet een geannuleerd machtiging bewaren zoals u een contract bewaart na het laatste gebruik (meestal 10 jaar).

Het is belangrijk op te merken dat het annuleren van een SEPA-incasso machtiging door de incassant of door de debiteur, de debiteur niet vrijstelt van eventuele openstaande betaalverplichtingen uit hoofde van de machtiging. U moet dus, indien nodig, mogelijk alternatieve middelen inzetten om de openstaande betalingen te incasseren.

Een SEPA-incasso machtiging bijwerken in de boekhoudsoftware

Als u een SEPA-incasso machtiging moet bijwerken in uw boekhoudsoftware, kunnen de exacte stappen variëren afhankelijk van de specifieke software die u gebruikt. Hier zijn echter enkele algemene stappen die u kunt volgen:

1. Open het relevante klanten- of leveranciersaccount: Om een SEPA machtiging bij te werken, moet u toegang hebben tot het klanten- of leveranciersaccount dat aan de machtiging is gekoppeld.

2. Bewerk de machtigingsinformatie: Zodra u het relevante account heeft geopend, moet u toegang hebben tot de machtigingsinformatie. Afhankelijk van uw software kan dit inhouden dat u op een specifiek tabblad of menu-item klikt. Van daaruit kunt u de machtigingsinformatie bijwerken, inclusief de naam, het adres en de IBAN van de debiteur.

3. Verifieer de update: Na het opslaan van de wijzigingen moet u verifiëren dat de update correct is verwerkt door een nieuwe incassosinstructie naar de bank te sturen.

Gebruik van een FIRST SEPA (FRST) in een pain.008.

Soms zien we dat sommige tools nog steeds een oude manier van communiceren gebruiken voor een eerste Sepa incasso via de FRST-instructie. Deze complexe regel is geëlimineerd in november 2016. Lees deze blog voor de volledige beschrijving

SEPA machtigingen samenvoegen bij een fusie

Wanneer twee bedrijven fuseren, kan het nodig zijn om hun SEPA machtigingen samen te voegen. Hier zijn enkele stappen die u kunt volgen voor het samenvoegen van SEPA machtigingen bij een fusie:

1. Bekijk de bestaande machtigingen: Bekijk eerst de bestaande SEPA machtigingen van beide bedrijven. Bepaal of er duplicaten zijn en of er verschillen zijn in de machtigingsinformatie, zoals de naam of de IBAN van de debiteur.

2. Informeer klanten: Informeer de klanten van beide bedrijven over de fusie en de mogelijke wijzigingen in hun SEPA machtigingen. Informeer hen over eventuele nieuwe machtigingen die mogelijk moeten worden geregeld, en geef hen de nodige instructies of formulieren.

3. Verkrijg nieuwe machtigingen indien nodig: Als er nieuwe machtigingen moeten worden geregeld vanwege de fusie, verkrijg dan de nodige toestemming van de klanten. Dit kan inhouden dat u nieuwe machtigingsformulieren verzendt ter ondertekening, of de mondelinge of digitale toestemming verkrijgt. Opnieuw ondertekenen en registreren bij de bank is een must bij B2B-machtigingen. Neem contact op met Twikey voor uitzonderingen die mogelijk bestaan, maar doe dit voordat u met de fusieprocedure begint. Voor CORE machtigingen zijn er enkele manieren om dit op te lossen.

4. Bestaande machtigingen samenvoegen: Als er duplicaten van machtigingen zijn of verschillen in de machtigingsinformatie, voeg dan de bestaande machtigingen samen tot één enkel machtiging met de juiste informatie. Informeer de debiteur over eventuele wijzigingen.

5. Verifieer en test: Nadat de SEPA machtigingen zijn samengevoegd, controleer of de bijgewerkte machtigingen correct functioneren. De enige manier om dit te testen is via echte transacties.

Het is belangrijk om de administratie van alle SEPA machtigingen en eventuele wijzigingen of updates die tijdens het fusieproces zijn aangebracht, nauwkeurig bij te houden. Dit zal helpen de naleving van de toepasselijke regels en vereisten te waarborgen, en een duidelijke audittrail bieden voor toekomstige referentiedoeleinden.

Twikey heeft een uitgebreide ervaring met deze migratieprojecten.