SEPA Incasso reconciliatie
SEPA Incasso reconciliatie is het proces van het afstemmen van de ontvangen betalingen van klanten met de openstaande facturen of verschuldigde betalingen. Reconciliatie is belangrijk voor handelaren om ervoor te zorgen dat alle betalingen zijn ontvangen, correct zijn afgestemd en om eventuele verschillen of fouten in de betalingsverwerking te identificeren.
Hier zijn de stappen die betrokken zijn bij SEPA Incasso reconciliatie:
Verkrijg het bankafschrift of rapport van de bank: Dit toont alle ontvangen betalingen en gedane afschrijvingen.
Vergelijk het bankafschrift met de lijst van openstaande betalingen: Dit wordt efficiënt gedaan door het importeren van het bankbestand in een boekhoudpakket waarin de openstaande facturen zijn opgeslagen. Dit zal helpen om eventuele verschillen of fouten in de betalingsverwerking te identificeren. Het kan ook handmatig worden gedaan, maar dit wordt niet aanbevolen.
Identificeer en onderzoek afwijkingen: Eventuele afwijkingen of fouten in de betalingsverwerking moeten worden onderzocht om de oorzaak te bepalen en het probleem te verhelpen. Dit kan inhouden dat er contact moet worden opgenomen met de klant, de bank of andere relevante partijen om het probleem op te lossen.
Door regelmatig (elke dag of eens per week) SEPA incasso's af te stemmen, kunnen handelaren ervoor zorgen dat alle betalingen zijn ontvangen en correct zijn afgestemd, en niet-betaalde facturen identificeren. Dit kan helpen om de financiële nauwkeurigheid te verbeteren en het risico op fouten en geschillen met klanten of de bank te verminderen.
Hoe kan een bank reconciliatie-informatie over SEPA incasso's retourneren?
Banken kunnen informatie over SEPA Incasso retourneren door gebruik te maken van retourcodes (R-codes), die informatie verschaffen over de status van een incasso en de reden voor de retour. De retourcodes worden door banken gebruikt om handelaren te informeren over de status van een incasso en de reden voor de retour. De retourcodes zijn meestal gebundeld in de dagelijkse rekeninginformatie in formaten zoals MT940, CAMT.05X, CODA.
Wanneer een incasso faalt, zal de bank de retourcode aan de handelaar verstrekken samen met aanvullende informatie, zoals de naam van de debiteur, het rekeningnummer, de reden voor de mislukking en het (gestructureerde) bericht. Handelaren kunnen deze informatie gebruiken om hun administratie bij te werken en passende maatregelen te nemen, zoals contact opnemen met de klant om het probleem op te lossen of hun incassoverwerkingsprocedures aan te passen om soortgelijke problemen in de toekomst te voorkomen. Het wordt aanbevolen om dit proces zoveel mogelijk te automatiseren.
Hoe kan een PSP reconciliatie-informatie over SEPA incasso's retourneren?
Een PSP (Payment Service Provider) of betaalprovider kan reconciliatie-informatie over SEPA Incasso's retourneren door gebruik te maken van statusrapporten en reconciliatiebestanden.
Statusrapporten: Een PSP kan statusrapporten aan de handelaar verstrekken die de status van elke SEPA incasso aangeven, of deze succesvol is uitgevoerd of niet. De statusrapporten worden in realtime verzonden, afhankelijk van de overeenkomst tussen de PSP en de handelaar. Statusrapporten kunnen informatie bevatten zoals de incasso-ID, de naam van de debiteur, het incassobedrag, de uitvoerdatum en de status van de incasso (succesvol, afgewezen, geretourneerd, enz.).
Reconciliatiebestanden: Een PSP kan ook reconciliatiebestanden verstrekken aan de handelaar die gedetailleerde informatie bieden over de incasso's, inclusief de status van elke incasso. Meestal is er geen extra informatie, wat het moeilijker maakt om de nodige maatregelen te nemen voor niet-geslaagde incasso's.
Het formaat en de inhoud van statusrapporten en reconciliatiebestanden kunnen variëren afhankelijk van de PSP en de vereisten van de handelaar, maar ze bevatten over het algemeen zeer summiere informatie over de SEPA incasso's en hun status.