Het SEPA incasso-systeem

Het SEPA incasso-systeem is een betaalsysteem waarmee bedrijven betalingen kunnen incasseren van klanten die zich binnen de Single Euro Payments Area (SEPA) bevinden, met behulp van een gestandaardiseerde set regels en procedures. Het SEPA incasso-systeem is gemaakt om grensoverschrijdende betalingen te vereenvoudigen en te stroomlijnen, waardoor het voor bedrijven gemakkelijker wordt om betalingen te innen van klanten in andere Europese landen.

Het SEPA incasso-systeem is gebaseerd op het gebruik van een machtiging, dat een autorisatie is die door de klant aan een bedrijf wordt gegeven om betalingen via incasso te innen. De machtiging bevat informatie zoals de naam van de klant, het adres en de bankgegevens van de klant, het bedrag en de frequentie van de te incasseren betalingen. Zodra de machtiging is verkregen, kan een bedrijf incasso-opdrachten indienen bij zijn bank of betaalprovider, die vervolgens de betalingen op de overeengekomen datums zal verwerken.

Het SEPA incasso-systeem wordt beheerst door een set regels en procedures die zijn vastgesteld door de European Payments Council (EPC), die verantwoordelijk is voor het onderhouden en ontwikkelen van de SEPA-betalingsregelingen. De regels en procedures bestrijken gebieden zoals het gebruik van machtigingen, het indienen van incasso-opdrachten, het verwerken van betalingen en het afhandelen van geschillen en fouten.

Het SEPA incasso-systeem biedt verschillende voordelen voor bedrijven, waaronder:

• Een gestandaardiseerd en gestroomlijnd proces voor het incasseren van betalingen in heel Europa

• Lagere kosten en verbeterde efficiëntie in vergelijking met andere grensoverschrijdende betaalmethoden

• Verbeterd cashflowbeheer en verminderd risico op late of gemiste betalingen

• De mogelijkheid om klanten een gemakkelijke en flexibele betaaloptie aan te bieden

Over het geheel genomen is het SEPA incasso-systeem een waardevol instrument voor bedrijven die betalingen willen incasseren van klanten binnen de SEPA-regio. Door de gestandaardiseerde regels en procedures te volgen, kunnen bedrijven hun betaalproces stroomlijnen en hun cashflowbeheer verbeteren, terwijl ze hun klanten ook een handige en flexibele betaaloptie aanbieden.

Historisch gezien is het SEPA incasso-systeem voor CORE-machtigingen gebaseerd op het kader dat al bestond in landen zoals Duitsland en Nederland.

Hoe betalingen incasseren met een SEPA incasso

Om betalingen met een SEPA incasso te incassEren, moet u de volgende algemene stappen volgen:

1. Verkrijgen van een SEPA incassomachtiging: de eerste stap is het verkrijgen van een machtiging (meestal eenmalig) van uw klant. De machtiging is een autorisatie die door de klant wordt gegeven om betalingen van zijn bankrekening via een Europese incasso te innen. U kunt elektronische of papieren machtigingsformulieren gebruiken om de benodigde autorisatie te verkrijgen.

2. Controleren van de machtigingsinformatie: Zodra u de machtiging heeft, moet u controleren of alle benodigde informatie volledig en nauwkeurig is, inclusief de naam, het adres en de bankgegevens van de klant.

3. Indienen van incasso-opdrachten: Zodra u een geldige machtiging heeft, kunt u incasso-opdrachten indienen bij uw bank, uw betaalprovider of een tussenpartij. De opdrachten bevatten details zoals het bedrag en de datum van de incasso, de bankgegevens van de klant en uw incassant-ID (CID) of incassantnaam en -adres. Het gebruikte formaat is een pain.008.

4. Verwerken van de incasso's: Uw bank of betaalprovider zal de incasso-opdrachten verwerken en de incasso op de overeengekomen datum initiëren. Het bedrag wordt gedebiteerd van de bankrekening van de klant en gecrediteerd op uw rekening. U ontvangt de informatie visueel in de rekeninginformatie, maar ook gestructureerd via MT94X, CAMT, CODA, enz.

5. Beheren van geschillen en fouten: als er geschillen of fouten zijn met de incasso, moet u deze afhandelen volgens de SEPA incassoregels en procedures. Dit kan het oplossen van problemen met de klant of zijn bank omvatten, het verstrekken van bewijzen ter ondersteuning van de betaling, of het initiëren van een terugbetaling.

Het is belangrijk op te merken dat er specifieke vereisten en regels zijn die gevolgd moeten worden bij het gebruik van SEPA incasso zoals het verkrijgen van een geldige machtiging, het verstrekken van de benodigde incassoinformatie, en het volgen van de geschillen- en foutenbeheerprocedures van het systeem. Samenwerken met een derde partij zoals een boekhoudpakket of partijen met veel ervaring in het beheren van incasso's kunnen u zeker helpen om de juiste procedures te volgen en toegang te verkrijgen tot de tools en hulpmiddelen die nodig zijn om het incassoproces effectief te kunnen beheren.

Wat zijn SEPA incasso's?

SEPA incasso's zijn elektronische incasso's waarmee bedrijven betalingen van bankrekeningen van klanten in euro's kunnen incasseren. Hierna volgt een korte uitleg van de betekenissen van de verschillende soorten SEPA incasso's:

1. Europese Incasso (CORE): Dit is het meest voorkomende type SEPA incasso. Het wordt gebruikt voor terugkerende incasso's met een vast bedrag die op regelmatige basis plaatsvinden, zoals maandelijkse huurbetalingen.

2. Zakelijke Europese Incasso (B2B): Dit transactietype wordt uitsluitend gebruikt voor zakelijke incasso's tussen bedrijven. Het is ontworpen om veiliger en efficiënter te zijn voor transacties met hoge waarde, en heeft kortere kennisgevings- en terugbetalingstermijnen.

Er bestaan twee varianten van beide soorten incasso's.

1. Terugkerende incasso: dit type transactie wordt gebruikt voor terugkerende incasso's, zoals maandelijkse abonnementen of lidmaatschapsgelden. Het kan worden geïnitieerd met een enkele autorisatie. van de klant en kan doorgaan totdat de klant de machtiging intrekt. Het kan een Core of B2B-incasso zijn.

2. Eenmalige incasso: dit type transactie wordt gebruikt voor eenmalige incasso's, zoals het betalen van een factuur of het doen van een donatie. Het kan worden geïnitieerd worden met een enkele autorisatie van de klant. Het kan een Core of B2B-incasso zijn.

   Eenmalige incasso's worden niet veel gebruikt. Dit vereist meer administratief werk en u kan de machtiging slechts één keer gebruiken. Als het mislukt (geen geld op de rekening), kan u het niet opnieuw gebruiken.

SEPA incasso's moeten worden geïnitieerd met een geldige machtiging van de klant, dat een autorisatie is waarmee het bedrijf, via incasso, betalingen kan innen van de bankrekening van de klant. De machtiging moet specifieke informatie bevatten over het bedrag van de incasso, de frequentie en de timing, evenals de bankgegevens van de klant en de identificatie van de incassant of diens naam en adres. Het gebruik van SEPA incasso's is onderworpen aan specifieke regels en vereisten die zijn vastgesteld door de European Payments Council (EPC).

Voordelen van SEPA incasso

SEPA incasso is een betaalmethode waarmee bedrijven en particulieren betalingen in euro kunnen innen van klanten in de Single Euro Payments Area (SEPA). Hier zijn enkele voordelen van het gebruik van de SEPA incasso:

1. Brede dekking: SEPA incasso stelt bedrijven in staat om betalingen te innen van klanten in 41 landen, wat het een uitstekende betaaloptie maakt voor bedrijven met een grote klantenbasis in Europa. Het bestrijkt meer dan 500 miljoen bankrekeningen in Europa. Dit is meer dan andere populaire betaalmethodes zoals creditcards, Paypal, ...

2. Lage transactiekosten: SEPA incasso is een kosteneffectieve betaalmethode voor bedrijven, omdat het lagere transactiekosten heeft in vergelijking met andere betaalmethoden zoals creditcards.

3. Efficiënt: SEPA incasso is een geautomatiseerde betaalmethode waarmee bedrijven betalingen regelmatig kunnen innen zonder dat dit handmatige interventies vereist. Dit maakt het een efficiënte betaaloptie voor bedrijven die op regelmatige basis betalingen moeten innen.

4. Controle over de inkomende betaalstromen: het bedrijf kan beslissen wanneer de incasso wordt uitgevoerd, hoewel het aanbevolen is dat de betaalfrequentie aan de klant wordt gecommuniceerd.

5. Grote gebruiksvriendelijkheid: klanten worden minder geconfronteerd met extra administratie. Als er vertrouwen is in het merk van de incassant, is dit een zeer efficiënte manier van werken.

6. Eenvoudige reconciliatie: SEPA incasso stelt bedrijven in staat om eenvoudig hun rekeningen af te stemmen, omdat zij betaalinformatie ontvangen van de bank in een standaardformaat.

7. Hogere loyaliteit: een bedrijf met een groot aantal terugkerende incasso's geniet van een hogere loyaliteit waardoor de kosten voor klantenwerving en klantenverloop sterk gereduceerd kunnen worden.

Over het geheel is SEPA incasso een betrouwbare en kosteneffectieve betaaloptie voor bedrijven die betalingen van klanten in Europa moeten incasseren.

Nadelen van SEPA incasso

Hoewel SEPA incasso veel voordelen heeft, zijn er ook enkele mogelijke nadelen die in overweging moeten worden genomen:

1. Gebrek aan controle voor de klant: zodra een klant een SEPA incasso heeft geautoriseerd, heeft hij slechts een beperkte controle over de timing en het bedrag van de volgende betalingen. Dit kan een nadeel zijn voor klanten die meer controle over hun betalingen willen. Daarom moet een handelaar zeer strikt zijn en duidelijke afspraken maken over hoe het incassoproces is verlopen en geen fouten maken.

2. Autorisatieproces: bedrijven moeten schriftelijke of elektronische autorisatie verkrijgen van hun klanten voordat zij SEPA incasso's mogen initiëren. Dit kan een tijdrovend proces zijn, vooral als het bedrijf een grote klantenbasis heeft.

3. Risico op storno's: Klanten hebben het recht om binnen de acht weken na de betaaldatum een storno aan te vragen voor een SEPA CORE incasso. Dit kan een nadeel zijn voor bedrijven die een hoog risico op storno's hebben. Opmerking: als de machtiging niet correct is geregeld, niet correct is ondertekend of niet alle wettelijke vereisten bevat, loopt de handelaar een risico van 13 maanden. Dit risico hoeft echter geen nadeel te zijn omdat de handelaar dit gemakkelijk kan beperken door gebruik te maken van een Machtiging Service Provider (MSP) zoals Twikey of door de juiste stappen te volgen, ...

4. Beperkte valuta-opties: SEPA incasso's zijn alleen beschikbaar in euro, wat een nadeel kan zijn voor bedrijven die in meerdere valuta's opereren.

5. Beperkte dekking van landen: SEPA incasso is enkel beschikbaar in 41 landen binnen de SEPA-zone, wat een nadeel kan zijn voor bedrijven die buiten deze zone opereren. Voor internationale bedrijven kan een combinatie met creditcard (Mastercard, Visa), Paypal, Bacs nuttig zijn.

Over het algemeen is SEPA incasso een betrouwbare en kosteneffectieve betaaloptie voor bedrijven die betalingen
van klanten in Europa moeten incasseren, maar het is mogelijk niet de beste optie voor alle bedrijven. Twikey richt zich op het zo veel mogelijk beperken van deze nadelen.

Slagingspercentage van SEPA incasso

Het slagingspercentage van SEPA incasso's hangt af van verschillende factoren zoals het bedrag van de incasso, de frequentie van de incasso en de betaalgeschiedenis van de klant. Over het algemeen hebben SEPA incasso's een hoog slagingspercentage, met een laag percentage incasso's die als onbetaald wordt geretourneerd.

Volgens interviews met verschillende bankinstanties bedroeg het slagingspercentage van SEPA incasso's in 2022 97,06%. Dit betekent dat slechts 2,94% van de incasso's als onbetaald of mislukt werd geretourneerd om verschillende redenen, zoals onvoldoende saldo, onjuiste bankgegevens of autorisatieproblemen. Ze scoren dus aanzienlijk beter dan terugkerende creditcards die een afwijzingspercentage hebben van 15% (cijfers uit 2021 in de VS). Binnen Twikey slagen we erin dit percentage naar 99,78% te verhogen, dankzij onze geavanceerde mechanismen.

Storno's van 13 maanden zijn bij Twikey niet bekend (omdat machtigingen correct worden geregeld), maar volgens de bankverenigingen lig het percentage wereldwijd tussen 0,5% en 0,3%, afhankelijk van het land. Hoogrisicosectoren die banken niet gemakkelijk goedkeuren, zoals telemarketing, callcenters, datingsites, zijn verantwoordelijk voor een groot deel van de afwijzingen in combinatie met fraudegevallen of bedrijven die failliet gaan.

Slagingspercentage SEPA incasso met falingsbeheer

Het is vermeldenswaard dat het slagingspercentage van SEPA incasso's kan worden verbeterd door het volgen van best practices zoals het verkrijgen van correcte klantgegevens, het verifiëren van bankgegevens, het onderhouden van goede communicatie met klanten en het aanbieden van herhaalpogingen, betaalalternatieven en het verzenden van nieuwe machtigingsuitnodigingen. Bedrijven moeten er ook voor zorgen dat ze een duidelijk incassobeleid en -proces hebben om incassofouten te beperken en het risico op onbetaalde incasso's te verminderen.

Volgens de SDD-software Twikey was het algemene slagingspercentage van SEPA incasso met professioneel falingsbeheer in 2022 99,78%. Dit betekent dat slechts 0,22% van de incasso's faalden en moest worden opgevolgd via een officiële herinnering.

Consumentenbescherming SEPA incasso

SEPA incasso biedt verschillende beschermingsmaatregelen om ervoor te zorgen dat klanten niet worden blootgesteld aan ongeautoriseerde of frauduleuze incasso's. Hier zijn enkele van de consumentenbeschermingsmaatregelen die door SEPA incasso worden geboden:

1. Incassogarantie: de Europese incasso CORE heeft een incasso-garantieregeling die ervoor zorgt dat klanten recht hebben op een volledige terugbetaling voor elke ongeautoriseerde of frauduleuze incasso. Klanten kunnen binnen acht weken na de transactiedatum een storno aanvragen bij hun bank, en de bank moet de klant binnen tien werkdagen terugbetalen. Voor niet-correct afgesloten incasso-machtigingen wordt de stornoperiode uitgebreid naar 13 maanden.

2. Autorisatieproces: Voordat een SEPA incasso wordt geïnitieerd, moeten bedrijven schriftelijke of elektronisch ondertekende autorisatie van hun klanten verkrijgen. Deze autorisatie kan op elk moment door de klant worden ingetrokken, wat een extra beschermingslaag biedt tegen ongeautoriseerde incasso's.

3. Transactielimieten: de zakelijke Europese incasso B2B kan een transactielimiet hebben die voorkomt dat bedrijven hogere bedragen van de rekening van een klant afschrijven. Voor consumenten is het mogelijk om aan te geven dat er geen incasso's mogen worden uitgevoerd van een buitenlandse rekening.

4. Geschillenbeslechting: Als een klant een SEPA incasso betwist, moet de bank het geschil onderzoeken en binnen een bepaalde termijn een oplossing bieden. Dit zorgt ervoor dat klanten beschermd worden tegen frauduleuze of ongeautoriseerde incasso's.

In het algemeen biedt SEPA incasso sterke consumentenbeschermingsmaatregelen die ervoor zorgen dat klanten niet worden blootgesteld aan ongeautoriseerde of frauduleuze transacties. Klanten moeten zich echter ook bewust zijn van hun verantwoordelijkheden, zoals het veilig bewaren van hun bankgegevens en hun bank op de hoogte stellen van ongeautoriseerde transacties.

Verwerkingstijd van de SEPA-incasso's

SEPA incasso's worden verwerkt via het SEPA realtime bruto-vereffeningssysteem. De verwerkingstijd voor SEPA incasso's hangt af van verschillende factoren, zoals het type incasso, het tijdstip van de dag waarop de incasso wordt ingediend, en de verwerkingstijd van de bank.

Voor normale SEPA-overschrijvingen, die eenmalige betalingen zijn, is de verwerkingstijd meestal één werkdag, hoewel het, afhankelijk van de bank die betrokken is bij de transactie, tot drie werkdagen kan duren voordat de betaling gecrediteerd wordt op de rekening van de ontvanger. Het instant-systeem werkt sneller en de meeste banken zijn al bezig dit te ondersteunen. Bij het instant-systeem wordt de betaling binnen enkele seconden overgeboekt. Het initiatief ligt echter altijd bij de klant, wat resulteert in een onvoorspelbare betaalervaring.

Voor SEPA incasso kan de incasso eenmalig of op terugkerende basis worden uitgevoerd. Bij de verwerking van de incasso wordt rekening gehouden met het volgende schema. Wanneer de incasso-opdracht vóór de cut-off tijd van de bank wordt geleverd, die afhankelijk is van de bank, zal de incassodatum dag + 1 zijn. Het ontvangen van de terugkoppeling duurt normaal gesproken dag + 2 en dag + 3.

Het is belangrijk op te merken dat de verwerkingstijd van SEPA incasso's ook beïnvloed kan worden door feestdagen en weekenden, omdat banken mogelijk geen incasso's verwerken tijdens deze periodes. Bedrijven en particulieren moeten ook bij hun bank nagaan wat de uiterste tijdstippen zijn voor het indienen van SEPA incasso's, aangezien dit per bank kan verschillen en de verwerkingstijd van de incasso kan beïnvloeden

Over het algemeen worden SEPA incasso's snel verwerkt, maar het is belangrijk om rekening te houden met de verschillende factoren die de verwerkingstijd van de incasso kunnen beïnvloeden.

SEPA incasso betaaltermen

SEPA incasso stelt bedrijven in staat rechtstreeks eenmalige of terugkerende betalingen van de rekening van hun klanten te incasseren. Het tijdstip waarop de incasso's gebeuren wordt bepaald door het incasso-schema dat met de klant werd afgesproken. Hier zijn enkele van de gebruikelijke termen die worden gebruikt voor SEPA incasso's:

• SEPA Incassodatum: Dit is de datum waarop de betaling moet worden geïnd van de bankrekening van de klant. Deze datum wordt ook wel de Spildatum genoemd.

• SEPA Vooraankondigingstermijn: SEPA incasso vereist dat bedrijven klanten vooraf op de hoogte stellen voordat een betaling van hun bankrekening wordt geïncasseerd. De vooraankondigingsperiode kan variëren afhankelijk van de incassofrequentie, maar moet minimaal 14 dagen voor de incassodatum zijn. Het is mogelijk om van deze 14 dagen af te wijken als dit correct wordt gecommuniceerd, bijvoorbeeld via de algemene voorwaarden of via een factuur.

• SEPA incassocyclus: De incassocyclus bepaalt hoe vaak incasso's van de bankrekening van de klant worden geïnd. De incassofrequentie kan dagelijks, wekelijks, maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks zijn, afhankelijk van de overeenkomst die tussen het bedrijf en de klant werd afgesloten.

• SEPA stornoperiode: Voor Europese incasso's waarvoor een Core incasso-machtiging werd afgesloten hebben klanten het recht om binnen acht weken na de incassodatum een storno aan te vragen. De stornoperiode biedt een extra beschermingslaag voor klanten en zorgt ervoor dat ze elke ongeautoriseerde of frauduleuze incasso kunnen betwisten. In uitzonderlijke gevallen, en indien bewezen, kan deze periode tot 13 maanden worden uitgebreid. B2B-machtigingen hebben geen stornoperiode.

Over het algemeen biedt SEPA incasso bedrijven veel flexibiliteit bij het plannen van de incasso's en stelt het hen in staat betalingen van klanten snel en efficiënt te incasseren. Het is echter belangrijk ervoor te zorgen dat er timingsvoorwaarden worden overeengekomen tussen het bedrijf en de klant en dat alle noodzakelijke kennisgevingen en vooraankondigingen aan de klanten worden gecommuniceerd om een soepel betaalproces te garanderen.

Betekenis van de gevraagde SEPA incassodatum

De gevraagde SEPA incassodatum verwijst naar de opgegeven datum waarop een betaling moet worden geïnd van de bankrekening van de betaler met behulp van de SEPA incasso-regeling. In sommige gevallen wordt deze ook wel de spildatum genoemd.

Bii het initiëren van een SEPA incasso geeft de incassant (de partij die de betaling ontvangt) de gevraagde incassodatum op. Dit is de datum waarop hij wenst dat de betaling van de rekening van de klant of betaler wordt gedebiteerd. De gevraagde incassodatum dient als instructie voor de bank van de betaler om aan te geven op welke datum het incassoproces moet worden gestart.

De gevraagde incassodatum of spildatum moet rekening houden met de verwerkingstijd van incasso's. Bijvoorbeeld, als een incasso-opdracht door een bedrijf op maandagavond wordt ingediend, dan zal de ontvangende bank van de incassant deze pas op dinsdag kunnen verwerken en kan de gevraagde incassodatum pas op woensdag plaatsvinden.

Cut-Off Tijd

De Cut-Off Tijd verwijst naar het laatste tijdstip waarop een incasso-opdracht kan worden ingediend bij een bank om op dezelfde werkdag te kunnen worden verwerkt. Het is de uiterste tijd waarop een incasso-opdracht door de bank ontvangen moet zijn om te worden opgenomen in de batch van incasso's die die dag wordt verwerkt.

De Cut-Off Tijd voor SEPA incasso's hangt af van de bank, het type incasso en het land waarin de incasso wordt gedaan. Over het algemeen is de Cut-Off Tijd voor Europese incasso's (SDD) vroeger dan voor Europese overschrijvingen (SCT).

Bijvoorbeeld, als de Cut-Off Tijd voor een Europese overschrijving 15:00 uur is, dan zal elke incasso-opdracht die na dat tijdstip wordt ingediend, pas de volgende werkdag worden verwerkt (behalve voor Instant overschrijvingen). Het is belangrijk op te merken dat de cut-off tijden ook kunnen variëren voor internationale incasso's of incasso's waarbij meerdere banken betrokken zijn, en dat ze onderhevig kunnen zijn aan extra kosten of verwerkingstijden. Voor incasso's zien we cut off tijden van 9:00 uur tot 13:00 uur.

Het kennen van de cut-off tijd voor SEPA incasso's is belangrijk voor bedrijven en particulieren opdat hun incasso's tijdig zouden kunnen worden verwerkt. Het niet indienen van een incasso-opdracht vóór de cut-off tijd kan leiden tot vertragingen bij de verwerking zodat de incasso mogelijk pas de volgende werkdag kan worden bijgeschreven op de rekening van de begunstigde.

Tijdlijn terugkoppeling SEPA incasso's

De tijdlijn van terugkoppeling voor een SEPA incasso varieert afhankelijk van de betrokken partijen en het stadium van de incasso. Hier volgt een algemene tijdlijn van terugkoppeling voor een typische SEPA incasso:

• Dag 0: De incassant voert een facturatieronde uit en begint met het voorbereiden van alle incasso's.

• Dag 1: De incassant dient de SEPA incasso's in bij zijn bank (de incassantbank) vóór de cut-off tijd.

• Dag 1: De bank van de incassant stuurt de SEPA incasso naar de bank van de debiteur (de debiteurbank) (avond-/nachtverwerking).

• Dag 2: De bank van de debiteur verwerkt de SEPA incasso. Als de bank van de incassant en de bank van de debiteur dezelfde zijn, wordt de rapportage voorbereid.

• Dag 3: De rapportage die door de bank van de incassant wordt teruggegeven, vermeldt dat de incassobatch is afgeleverd + alle informatie die de bank van de incassant al heeft ontvangen. (in de meeste gevallen is dit de interne informatie waarbij de bank van de incassant en de bank van de debiteur dezelfde zijn)

• Dag 4-5: De rapportage van de andere banken komt binnen. Bij internationale incasso's kan dit langer duren. Als incasso's niet slagen, wordt er een R-bericht aangemaakt. Het meest voorkomende R-bericht is onvoldoende saldo; meestal AM04 of MS03.

• Dag 5-8 weken: Als de debiteur (de betaler) de incasso betwist of als er een technisch probleem is met de incasso, dan zal de bank van de debiteur een R-bericht sturen naar de bank van de incassant.

• Dag 7-8 weken: De bank van de incassant ontvang het R-bericht van de bank van de debiteur en stuurt het door naar de incassant (de begunstigde).

Het is belangrijk op te merken dat deze tijdlijnen kunnen variëren afhankelijk van de betrokken banken en de specifieke omstandigheden van de incasso. Bovendien kan in sommige gevallen de terugkoppelingstijdlijn voor een SEPA incasso korter of langer zijn dan de hierboven beschreven tijdlijn.

Mislukte SEPA incasso's

Als een SEPA incasso niet kan worden uitgevoerd dan wordt dit via een R-bericht gemeld. Een R-bericht bestaat uit een redencode en een R-type. Er zijn 6 soorten R-berichten (zie volgend onderwerp).

In de meeste gevallen falen SEPA incasso's om de volgende redenen:

• Onvoldoende saldo: als er op de rekening van de debiteur (de betaler) niet voldoende saldo staat om de incasso te dekken, kan de incasso mislukken. (Return)

• Ongeldige bankgegevens: als de incassant onjuiste of ongeldige bankgegevens invoert, kan de incasso mislukken. (Reject)

• Autorisatieproblemen: als de debiteur de incasso niet heeft geautoriseerd, kan de incasso mislukken. (Reject)

• Technische fouten: technische problemen zoals netwerkuitval of softwarefouten kunnen er ook voor zorgen dat SEPA incasso's mislukken. (Reject)

• De klant is het niet eens: als de debiteur de incasso betwist en een terugbetaling aanvraagt. (Refund of Refusal als dit wordt gedaan vóór de vervaldatum).

• Geblokkeerde rekening: in sommige gevallen kunnen banken een rekening blokkeren vanwege vermoedelijke fraude of verdachte activiteiten, wat kan leiden tot het mislukken van de SEPA incasso (Reject).

Wanneer een SEPA incasso mislukt, zullen de banken van de incassant en de debiteur meldingen sturen naar de incassant. De melding geeft de reden voor het falen aan en kan instructies bevatten over hoe het probleem kan worden verholpen en hoe de incasso opnieuw kan worden ingediend.

Welke soorten R-berichten bestaan er?

Er bestaan 6 soorten R-berichten: Revocation, Refusal, Reject, Refund, Reversal en Return.

1. Revocation: een verzoek van de incassant of van de bank van de incassant om de incasso vóór de vereffening in te trekken/annuleren. De incassant kan de hele SEPA incasso-batch intrekken/annuleren. Deze instructies moeten uiterlijk op D-1 (doeldag) vóór de cut-off tijd van de bank worden verzonden.

2. Refusal: een claim geïnitieerd door de debiteur vóór de vereffening om welke reden dan ook, waarin wordt geëist dat een specifieke SEPA incasso niet wordt betaald. Het is mogelijk om de SEPA incasso te weigeren tot 1 dag (bankwerkdag) voor de vervaldatum van de SEPA incasso. Dit werkt alleen wanneer de incasso al enige tijd van tevoren is aangeleverd.

3. Reject: Een SEPA incasso die niet kan worden uitgevoerd vóór de interbancaire vereffening door de bank van de incassant of de bank van de debiteur (ongeldig formaat, verkeerde IBAN, rekening gesloten, blokkeringen ingesteld door de debiteur, enz.)

4. Refund: een verzoek van de debiteur om een terugbetaling van een uitgevoerde Core SEPA incasso binnen specifieke termijnen (tot 8 weken voor geautoriseerde incasso's en tot 13 maanden voor niet-geautoriseerde incasso's). Voor B2B incasso's, is het alleen mogelijk om een terugbetaling aan te vragen voor een niet-geautoriseerde incasso (bijvoorbeeld geen geldig machtiging). Een terugbetaling ontslaat de debiteur niet van zijn wettelijke verplichting om de incassant te betalen in geval hij de overeengekomen dienst heeft ontvangen.

5. Reversal: wordt gebruikt wanneer de incassant na de Clearing & Settlement vaststelt dan een incasso niet had mogen verwerkt wordt en de debiteur de foutieve incasso terugbetaald. Dit bericht wordt alleen in uitzonderlijke gevallen gebruikt en houdt hoge risico's in, aangezien de debiteur de incasso mogelijk al heeft geweigerd of terugbetaald.

6. Return: een SEPA incasso die na de interbancaire verrekening wordt afgeleid van de normale uitvoering door de bank van de debiteur bijvoorbeeld in geval van onvoldoende saldo).

Sommige van de communicatieflows bevinden zich in de CAMT, MT94X van de bank (of een lokale variant zoals CODA) (Refusal, Reject, Refund, Return). Reversals en Revocations zijn een bericht van de incassant aan de bank van de incassant en worden verzonden via een pain.007.

Zachte SEPA incasso-fouten: onvoldoende saldo

Onvoldoende saldo is de meest voorkomende reden voor het falen van SEPA incasso's. Dit gebeurt wanneer de rekening van de debiteur niet voldoende saldo heeft om de incasso te dekken. Wanneer de bank van de debiteur het beschikbare saldo controleert en vaststelt dat er onvoldoende saldo is, zal de incasso mislukken.

Wat zijn de R-codes voor onvoldoende saldo bij SEPA incasso?

Deze R-codes voor onvoldoende saldo worden beschouwd als zachte fouten:

MS03 Reden niet opgegeven. AM04 Onvoldoende saldo

Wat is de werkelijke reden voor de MS03 SEPA R-code?

Hoewel de officiële verklaring "Reden niet opgegeven," is de werkelijke reden in de meeste gevallen 'onvoldoende saldo op de rekening van de debiteur. De bank gebruikt deze foutcode om privacyredenen.

Hoe om te gaan met SEPA incassofouten door onvoldoende saldo?

Als er een SEPA incassofout optreedt door onvoldoende saldo, moet de handelaar de klant niet doorverwijzen naar de debiteurenafdeling. In feite kunnen tools voor SEPA incassofalingsbeheer de meeste onbetaalde incasso's oplossen. Twikey is een SEPA incassoverwerkingssoftware die dit eenvoudig kan activeren. Als dit goed wordt gedaan, kan tot 90,50% van het handmatige opvolgingswerk dat met dit type fout samenhangt, worden uitgespaard.

Hoe SEPA incassofouten door onvoldoende saldo voorkomen als handelaar

Als handelaar kan u problemen met onvoldoende saldo bij SEPA incasso's voorkomen door de volgende stappen te ondernemen:

1. Controleer de bankgegevens van de klant: voordat u een SEPA incasso initieert, controleert u of de klant juiste en actuele bankgegevens heeft verstrekt, inclusief zijn rekeningnummer en BIC-code.

2. Communiceer de betalingsdetails: zorg ervoor dat klanten duidelijke en beknopte incassodetails ontvangen, inclusief het bedrag van de incasso, de incassofrequentie en de vervaldatum van de incasso. Dit zal helpen ervoor te zorgen dat klanten voldoende geld op hun rekening hebben om de automatische incasso te dekken. Vergeet ook niet om bij elke factuur vooraf aan te geven dat er incasso gepland is op een bepaalde datum.

3. Monitor incasso's: Houd uw incasso's bij en monitor uw incassomeldingen om snel eventuele problemen met onvoldoende saldo te identificeren. Dit stelt u in staat snel actie te ondernemen om het probleem met de klant op te lossen en verstoringen van uw bedrijfsactiviteiten te beperken.

4. Gebruik betaalverwerkingssoftware: Overweeg het gebruik van incassoverwerkingssoftware zoals Twikey, die het slagingspercentage van SEPA incasso kan verhogen. Het is mogelijk om specifieke functionaliteiten te activeren: frauderegels bij de onboarding, risicoregels op transactieniveau, IBAN switchingdiensten, dagelijks machtigingsbeheer, pre-notificaties, specifieke incassodatum per klantprofiel, ... . Dit kan helpen het risico op problemen met onvoldoende saldo te verminderen en u tijd en geld doen besparen.

Door deze proactieve stappen te ondernemen, kunt u helpen voorkomen dat er problemen met onvoldoende saldo optreden bij SEPA incasso's en het risico op betalingsverstoringen voor uw bedrijf verminderen.

Harde fouten SEPA incasso: terugvordering/chargeback

Een terugvordering of chargeback voor een SEPA incasso treedt op wanneer een klant een incasso betwist en een terugbetaling aanvraagt bij zijn bank. Dit kan gebeuren wanneer de klant van mening is dat de incasso ongeautoriseerd was, of dat de goederen of diensten niet zoals verwacht werden geleverd. Natuurlijk is het ook mogelijk dat de handelaar te maken heeft met een fraudeur die ten onrechte een terugvordering aanvraagt.

- binnen 8 weken: de debiteur kan het geïnde geld binnen de 8 weken terugvorderen zonder specifieke reden. Dit betekent echter niet dat de schuld verdwijnt; het geeft de debiteur en leverancier tijd om een oplossing te vinden.

- na 8 weken: de debiteur heeft 13 maanden de tijd om de incasso te betwisten. In dit geval moet de debiteur bewijzen dat de machtiging niet correct is afgesloten. Dit betekent bijvoorbeeld dat er geen handtekening op de machtiging staat of dat de machtiging niet de juiste tekst of velden bevat.

Het is belangrijk op te merken dat terugvorderingen een negatieve invloed kunnen hebben op de reputatie en financiële stabiliteit van een handelaar, vooral als ze vaak voorkomen. Om terugvorderingen te voorkomen, kunnen handelaren SEPA incassoverwerkingssoftware zoals Twikey gebruiken. Dit kan helpen het risico op terugvorderingen te verminderen en tijd en geld te besparen.

R-Codes SEPA incasso Terugvorderingen

Worden beschouwd als harde fouten:

• MD06 Betwiste geautoriseerd incasso. De debiteur heeft de terugbetaling binnen de 8 weken aangevraagd.
• MS02 De debiteur weigert deze specifieke incasso. Deze code kan voor of na de afwikkeling worden ontvangen, afhankelijk van hoe snel de bank van de debiteur reageert.
• SL01 Specifieke dienst aangeboden door de bank van de debiteur. De incassant werd door de debiteur geblokkeerd (op de zwarte lijst geplaatst) of het incassobedrag is te hoog.

Hoe terugvorderingen op Europese incasso's oplossen

Als er een terugvordering voor een Europese incasso wordt gevraagd, moet de handelaar de klant niet doorverwijzen naar de debiteurenafdeling. De meeste onbetaalde incasso's kunnen via het SEPA incassofalingsbeheer worden opgelost. Twikey is een SEPA incassoverwerkingssoftware die dit gemakkelijk kan opvangen, waardoor de handmatige opvolging die dit type fout vereist met zo'n 57,75% gereduceerd kan worden.

Hoe terugvorderingen voor SEPA incasso's voorkomen als handelaar

Om terugvorderingen voor SEPA incasso's te voorkomen, kunnen handelaren verschillende proactieve stappen ondernemen:

1. Communiceer de incassodetails duidelijk: Zorg ervoor dat klanten duidelijke en beknopte incassodetails ontvangen, inclusief het te betalen bedrag, de incassofrequentie en de vervaldatum. Dit zorgt ervoor dat klanten de voorwaarden van de incasso begrijpen en vermindert de kans op geschillen.

2. Verifieer de bankgegevens van klanten: Voordat u een SEPA incasso initieert, verifieert u of de klant nauwkeurige en up-to-date bankgegevens heeft verstrekt inclusief het rekeningnummer en de bankrouteringsinformatie.

3. Bied uitstekende klantenservice: Reageer snel en professioneel op klantvragen en klachten. Het aanpakken van klantproblemen kan helpen terugvorderingen te voorkomen en uw reputatie te behouden.

4. Bied terugbetalingen of omruilingen aan: Als een klant niet tevreden is met zijn aankoop of dienst, bied dan een terugbetaling of omruiling aan om het probleem op te lossen voordat het escaleert tot een terugvordering.

5. Gebruik betalingsverwerkingssoftware: Overweeg het gebruik van betalingsverwerkingssoftware zoals Twikey die het slagingspercentage van SEPA incasso's kan verhogen. Het is mogelijk om specifieke functionaliteiten te activeren: frauderegels bij de onboarding, risicoregels op transactieniveau, IBAN-switchingdiensten, dagelijks machtigingsbeheer, pre-notificaties, specifieke incassodatum per klantprofiel, enz. Dit kan helpen het risico op terugvorderingen te verminderen en u tijd en geld te besparen.

6. Uitzonderlijk kan een terugvorderingsaanvraag ook een aanwijzing zijn van fraude: iemand die het IBAN van iemand anders gebruikt. Dit gebeurt meestal wanneer er geen of zwakke verificaties zijn in het machtigingsondertekeningsproces.

Deze proactieve stappen kunnen handelaars helpen terugvorderingen te voorkomen en verminderen het risico op betalingsverstoringen en financiële verliezen. Om doeltreffend te kunnen reageren op eventuele klantgeschillen of mogelijke terugvorderingen is het ook belangrijk een duidelijk begrip te hebben van de SEPA incassoregelgeving en procedures voor geschillenbeslechting.

Technische fouten SEPA incasso

Een technische fout bij een SEPA incasso kan optreden om verschillende redenen, zoals ongeldige bankgegevens, onjuiste bankrouteringsgegevens of een probleem met het betalingsverwerkingssysteem. Technische fouten kunnen leiden tot de annulering of de niet-betaling van de incasso.

Als er een technische fout optreedt, moet de handelaar snel het probleem onderzoeken en samenwerken met de klant om het op te lossen. In sommige gevallen moet de handelaar een nieuwe incasso initiëren of de incasso via een alternatieve methode regelen.

Het is belangrijk dat handelaren op de hoogte zijn van de SEPA regelgeving en richtlijnen om de naleving ervan te waarborgen en technische fouten te voorkomen. Zij moeten ook nauw samenwerken met hun betaalprovider en bank om ervoor te zorgen dat zij de meest betrouwbare en veilige betaalmethoden en systemen gebruiken.

R-Codes SEPA incasso machtigingsfout

Worden technische fouten beschouwd;

• AC01 IBAN of IBAN/BIC-combinatie van de debiteur is niet juist.
• AC04 Rekening van de debiteur is opgeheven.
• AC06 Rekening van de debiteur is geblokkeerd (bijv. overleden/faillissement) of geblokkeerd voor SDD incasso's door de debiteur.
• AC13 Rekeningtype niet toegestaan voor SEPA incasso's.
• AG01 Rekening niet toegestaan voor SEPA incasso's om regelgevende redenen.
• AG02 Bankbedrijfscode opgegeven in het bericht is niet geldig voor de bank.
• AM05 Dubbele incasso.
• BE05 Onjuiste incassant-ID.
• FF01 Bestandsformaat onvolledig of ongeldig.
• MD01 Geen geldig machtiging (niet langer geldig, niet correct geregistreerd, ongeldig sequentietype).
• MD02 Machtiginggegevens ontbreken of zijn onjuist. Er zijn twee FIRST transacties ontvangen voor dezelfde machtiging.
• MD07 Debiteur overleden.
• PY01 Niet routeerbaar. Dit kan gebeuren wanneer de bank van de debiteur geen SDD's afhandelt.
• RC01 Bankidentificatiecode (BIC) onjuist.
• RR01 Het rekeningnummer van de debiteur ontbreekt.
• RR02 De naam en/of het adres van de debiteur ontbreekt.
• RR03 De naam en/of het adres van de incassant ontbreekt.

Hoe om te gaan met geannuleerde SEPA incasso's

Als u als handelaar geconfronteerd wordt met een terugvorderingsprobleem is het niet raadzaam om de klant onmiddellijk door te verwijzen naar de debiteurenafdeling. In feite kan het SEPA incassofalingsbeheer de meeste onbetaalde incasso's oplossen. Twikey is een SEPA incassoverwerkingssoftware die dit falingsbeheer gemakkelijk kan activeren, waardoor u het handmatige werk dat dit soort fout met zich meebrengt met zo'n 70,42% kan reduceren.

Hoe geannuleerde SEPA incasso's te voorkomen

Om technische fouten met SEPA incasso's te voorkomen, moeten handelaren ervoor zorgen dat zij nauwkeurige en up-to-date klantgegevens hebben, inclusief de juiste bankrouteringsgegevens. Zij moeten ook een betrouwbaar betaalverwerkingssysteem gebruiken dat incassoproblemen kan detecteren en signaleren voordat de incasso wordt geïnitieerd.

SEPA incasso Notificaties

SEPA incasso notificaties voor de debiteur, of de klant die de automatische incasso autoriseert, bestaan meestal uit:

1. Pre-notificatie: dit is een kennisgeving die naar de klant wordt gestuurd voordat de incasso wordt geïnitieerd. De pre-notificatie bevat doorgaans details over de incasso, inclusief het te betalen bedrag, de incassodatum en de naam van de handelaar. Dit wordt meestal gedaan via een factuur of in een contract.

2. Bevestiging van de SEPA incasso: deze kennisgeving wordt naar de klant gestuurd om te bevestigen dat de incasso is geïnitieerd en dat het geld op de overeengekomen datum van zijn rekening zal worden gedebiteerd.

3. Wijziging van een SEPA incasso-machtiging: deze kennisgeving wordt naar de klant gestuurd wanneer er wijzigingen worden aangebracht in de machtiging. Dit kunnen wijzigingen zijn in het te betalen bedrag, de incassodatum of de gegevens van de handelaar.

4. Terugbetalingsnotificatie: deze kennisgeving wordt naar de klant gestuurd om te bevestigen dat een terugbetaling is geïnitieerd voor een eerdere automatische incasso.

5. Notificatie mislukte inning: deze kennisgeving wordt naar de klant gestuurd om hem te informeren dat de incasso is mislukt door onvoldoende saldo, onjuiste bankgegevens of andere technische problemen.

6. Voorafgaande inningsnotificatie: deze kennisgeving wordt naar de klant gestuurd om hem te informeren over een incasso die binnenkort op zijn rekening zal worden verwerkt.

Deze SEPA incassonotificaties voor de debiteur zijn belangrijk voor klanten om hun incasso's bij te houden en zorgen ervoor dat deze correct kunnen worden verwerkt. Het is belangrijk om de details van de meldingen te bekijken en te bevestigen om ervoor te zorgen dat ze nauwkeurig zijn en contact op te nemen met de handelaar of de bank als er problemen of afwijkingen zijn.

Is pre-notificatie van een SEPA incasso verplicht?

Ja, pre-notificatie van een SEPA incasso is verplicht volgens de SEPA incasso Core Regelgeving. De pre-notificatie moet naar de debiteur (de klant die de automatische incasso autoriseert) worden gestuurd minstens 14 dagen vóór de vervaldatum van de incasso. De pre-notificatie moet details over de incasso bevatten, inclusief het te betalen bedrag, de incassodatum en de naam van de handelaar.

Het doel van de pre-notificatie is de debiteur voldoende tijd te geven om ervoor te zorgen dat er voldoende saldo op zijn rekening staat om de incasso te dekken, en om de handelaar of de bank op de hoogte te stellen in geval van problemen of afwijkingen met de betalingsdetails.

Het is belangrijk dat handelaren ervoor zorgen dat pre-notificaties op tijd worden verzonden en dat de vermelde incassodetails nauwkeurig en up-to-date zijn. In de praktijk zien we dat handelaren een factuur met een pre-notificatiedatum gebruiken of van tevoren in hun contract of algemene voorwaarden de planning van de incasso's vermelden. De periode van 14 dagen is soms geen realistische manier van werken.

Notificatie van annulering van een SEPA machtiging

Een SEPA incasso-machtiging kan op elk moment door de debiteur (de klant die de automatische incasso autoriseert) worden geannuleerd door contact op te nemen met de handelaar. Aangezien automatische incasso's overal in Europa op dezelfde manier worden uitgevoerd, is dit de juiste manier van werken.

Het is een goede praktijk dat de handelaar een annuleringsnotificatie naar de debiteur stuurt na ontvangst van het annuleringsverzoek. Op die manier is er meer vertrouwen dat de handelaar het juiste doet.

Het annuleren van een machtiging is niet hetzelfde als het annuleren van een contract, bijvoorbeeld een abonnement. Als een contract ook moet worden geannuleerd, moet de handelaar op de hoogte worden gesteld. Omgekeerd, als u een abonnement opzegt maar niet vraagt om de machtiging te annuleren, blijft de machtiging 36 maanden actief en kan het onmiddellijk opnieuw worden gebruikt zonder nieuwe handtekening wanneer de diensten opnieuw worden opgepakt.

Notificatie van een SEPA IBAN-wijziging

Als handelaar is het belangrijk om klantinformatie up-to-date te houden om incassofouten en terugvorderingen te voorkomen. Als de handelaar op de hoogte is van een IBAN-wijziging voordat de klant hem hiervan op de hoogte stelt, moet de handelaar contact opnemen met de klant om de bijgewerkte IBAN te bevestigen en de noodzakelijke wijzigingen in hun systeem aan te brengen. Dit gebeurt wanneer een bankoverstapdienst is betrokken.

Bovendien is het een goede praktijk dat de handelaar een notificatie stuurt naar de klant ter bevestiging dat de SEPA incasso-informatie is bijgewerkt met de nieuwe IBAN. De notificatie moet de volgende informatie bevatten:

• Bevestiging dat de SEPA incasso-informatie is bijgewerkt met de nieuwe IBAN.

• Het referentienummer van de SEPA incasso-machtiging.

Door klantinformatie snel bij te werken en een bevestiging van de aanpassing te verstrekken, kunnen handelaren incassofouten voorkomen en goede relaties met hun klanten onderhouden.