SEPA-mandaten

Wat zijn SEPA domiciliëringsmandaten?

SEPA domiciliëringsmandaten](https://www.twikey.com/be/product/e-mandaten.html) zijn autorisaties die door betalers aan begunstigden worden gegeven om op regelmatige basis automatisch betalingen van de bankrekening van de betaler te innen. Deze mandaten zijn een belangrijk onderdeel van het SEPA Direct Debit-systeem, omdat ze een officiële en gestandaardiseerde manier bieden voor begunstigden om betalingen van hun klanten in de SEPA-zone te innen.

Een SEPA domiciliëringsmandaat bevat doorgaans de volgende informatie:

1. Wettelijke verplichte tekst gedefinieerd door de EPC
2. Naam en adres van de betaler en begunstigde
3. Bankgegevens van de betaler + optionele BIC
4. Creditor-ID van de begunstigde
5. Type mandaat: CORE of B2B
6. Doorlopend of eenmalig mandaat (eenmalig wordt bijna niet gebruikt)
7. Referentienummer van het mandaat
8. Datum van ondertekening van het mandaat
9. Handtekening van de betaler

Zodra een SEPA domiciliëringsmandaat is goedgekeurd, kan de begunstigde op regelmatige basis betaalverzoeken indienen bij de bank van de betaler zonder verdere autorisatie. Dit maakt automatische inningen mogelijk, wat kan helpen om administratieve kosten te verlagen en de cashflow van bedrijven en organisaties te verbeteren.

Een mandaat kan offline (op papier) of online met de juiste elektronische handtekeningen worden ondertekend. Online kunnen extra controles aan het mandaat zelf worden toegevoegd.

Het is belangrijk op te merken dat SEPA domiciliëringsmandaten onderworpen zijn aan strikte regels en voorschriften. Deze regels zijn ontworpen om de rechten van betalers te beschermen en een veilige en betrouwbare werking van het SEPA Direct Debit-systeem te garanderen.

Wetgeving over SEPA-mandaten

Het SEPA Direct Debit-systeem wordt beheerst door een reeks regels en voorschriften die zijn opgesteld door de European Payments Council (EPC), in samenwerking met nationale regelgevende autoriteiten en andere belanghebbenden. Deze regels zijn ontworpen om een veilige en betrouwbare werking van het SEPA Direct Debit-systeem te garanderen en de rechten van betalers en begunstigden te beschermen.

Enkele van de belangrijkste wetgevingen met betrekking tot SEPA domiciliëringsmandaten zijn:

1. Verordening (EU) nr. 260/2012: Deze verordening stelde het juridische kader vast voor SEPA en stelde de einddatum vast voor de migratie naar SEPA Direct Debit- en SEPA Credit Transfer-schema's in de Europese Unie.
2. EPC SEPA Direct Debit Core Rulebook: Dit rulebook bevat de technische en operationele regels voor SEPA Direct Debit-transacties, inclusief vereisten voor het opstellen en beheren van SEPA domiciliëringsmandaten.
3. EPC SEPA Direct Debit Business-to-Business Rulebook: Dit rulebook biedt aanvullende regels en richtlijnen voor SEPA Direct Debit-transacties tussen bedrijven en andere organisaties.

Naast deze voorschriften kunnen individuele landen hun eigen wetten en voorschriften met betrekking tot SEPA domiciliëringsmandaten hebben. Het is belangrijk voor bedrijven en organisaties om op de hoogte te blijven van deze voorschriften en samen te werken met hun banken en Payment Service Providers om ervoor te zorgen dat aan alle relevante vereisten wordt voldaan. U kunt uw e-mailadres onderaan deze pagina invullen om op de hoogte te blijven van alle belangrijke wijzigingen.

Verplichte informatie SEPA domiciliëringsmandaten

SEPA domiciliëringsmandaten vereisen de opname van specifieke informatie, zoals uiteengezet in het SEPA Direct Debit Core- of B2B Rulebook van de European Payments Council (EPC). Deze informatie is verplicht en moet door de betaler worden verstrekt voordat de eerste SEPA Direct Debit- transactie wordt geïnitieerd.

De volgende informatie moet verplicht worden opgenomen in SEPA domiciliëringsmandaten:

1. Wettelijke tekst (zoals gedefinieerd door EPC) voor Core- of B2B-mandaten.
2. Creditor-ID: Het unieke identificatienummer van de crediteur, toegewezen door de bank van de crediteur.
3. Crediteurnaam: De naam van de crediteur.
4. Crediteuradres: Het adres van de crediteur.
5. Mandaatidentificatie: Het unieke identificatienummer van het mandaat, toegewezen door de crediteur.
6. Mandaatdatum: De datum waarop het mandaat door de betaler is ondertekend.
7. Debiteurnaam: De naam van de betaler.
8. IBAN van de debiteur: Het internationale bankrekeningnummer (International Bank Account Number - IBAN) van de betaler.
9. Bankidentificatiecode (BIC) van de debiteur: De BIC van de bank van de betaler. (optioneel in de meeste gevallen maar aanbevolen)
10. Betaalfrequentie: Terugkerend of eenmalig
11. Type mandaat: CORE of B2B
12. Optionele referentie-informatie: Eventuele aanvullende informatie die de crediteur nodig heeft om de betaling te identificeren, zoals een factuurnummer of klantnummer.

Door al deze verplichte informatie op te nemen in SEPA domiciliëringsmandaten, kunnen crediteuren ervoor zorgen dat ze de nodige autorisatie hebben om Direct Debit-transacties van de rekeningen van hun klanten te initiëren.

Als bovenstaande informatie niet opgenomen is in het mandaat, is de 13 maanden consumentenbescherming van toepassing.

SEPA Rulebook

Het SEPA Rulebook is een set richtlijnen en normen opgesteld door de European Payments Council (EPC) die de implementatie van SEPA-betaalschema's regelt. Het SEPA Rulebook zorgt voor consistentie en interoperabiliteit tussen SEPA-betaalschema's waaronder, maar niet beperkt tot, SEPA overschrijving (SCT), SEPA domiciliëring (SDD) en SEPA-kaarten (SEPA Cards Framework).

Het SEPA Rulebook schetst de rechten en verplichtingen van Payment Service Providers (PSP's), de gebruikers ervan (Payment Service Users -PSU's) en andere belanghebbenden die betrokken zijn bij SEPA-betaaltransacties. Het definieert de technische en zakelijke vereisten waaraan PSP's moeten voldoen om deel te nemen aan SEPA-betaalschema's, inclusief regels voor gegevensuitwisseling, verwerkingstijden en afwikkeling.

De SEPA Rulebooks worden regelmatig bijgewerkt om veranderingen in het Europese betaallandschap te weerspiegelen, zoals de introductie van nieuwe betaalinstrumenten en updates van regelgevingsvereisten. PSP's en andere belanghebbenden moeten op de hoogte blijven van de laatste versies van het SEPA Rulebook om de naleving en succesvolle deelname aan SEPA-betaalschema's te waarborgen.

Het SEPA Rulebook kan op de EPC-website worden geraadpleegd en is toegankelijk voor iedereen die meer wil weten over SEPA-betaalschema's en hun implementatie. U kunt de volledige set Rulebooks vinden op de volgende EPC-pagina: Sepa Rulebooks.

Archivering van SEPA-mandaten

SEPA-mandaten zijn juridische overeenkomsten tussen de betaler en de begunstigde die de begunstigde machtigen om betalingen van de bankrekening van de betaler te innen via SEPA Direct Debit. Zodra een SEPA-mandaat is goedgekeurd, kan de begunstigde directe inningen uitvoeren op de rekening van de betaler zonder verdere goedkeuring voor elke betaling.

Aangezien SEPA-mandaten juridische overeenkomsten zijn, moeten ze gedurende een bepaalde periode worden gearchiveerd om te voldoen aan regelgevingsvereisten en om bewijs te leveren in geval van geschillen of audits. De specifieke archiveringsvereisten voor SEPA-mandaten kunnen variëren afhankelijk van de jurisdictie, maar ze vereisen over het algemeen dat de mandaten veilig worden opgeslagen en toegankelijk zijn gedurende een bepaalde periode.

De periode van opslag hangt van twee principes af:

1. Het mandaat moet worden opgeslagen zolang de betaalrelatie bestaat. Wanneer men dus 20 jaar klant is van een nutsbedrijf, moet dat nutsbedrijf het mandaat ten minste 20 jaar opslaan.
2. Wanneer het mandaat niet meer actief wordt gebruikt, kan het nog steeds worden gebruikt voor de volgende 36 maanden. Aangezien het een "contract" is, is de lokale wetgeving voor de opslag van contracten van toepassing. In sommige landen is dit 10 jaar, in sommige andere landen kan het minder zijn (bijvoorbeeld 7 jaar). Een praktische regel die veel crediteuren gebruiken, is om het 10 jaar na het laatste gebruik op te slaan.

Om naleving van archiveringsvereisten te waarborgen, moeten crediteuren die SEPA-mandaten beheren, veilige en betrouwbare opslagsystemen implementeren, zoals digitale archiveringsoplossingen of fysieke opslagfaciliteiten voor papieren mandaten. Ze moeten ook duidelijke beleidslijnen en procedures opstellen voor het beheren van SEPA-mandaten, inclusief procedures voor het opvragen en verstrekken van toegang tot gearchiveerde mandaten indien nodig.

Mandaten die elektronisch zijn ondertekend moeten zodanig worden opgeslagen dat wijzigingen niet mogelijk zijn.

Papieren SEPA-mandaten

SEPA-mandaten kunnen op papier worden ondertekend.

In het geval van papieren SEPA-mandaten moet de betaler een ondertekend papieren mandaat aan de begunstigde verstrekken, waarmee deze gemachtigd wordt om betalingen van zijn bankrekening via SEPA domiciliëring (SDD) te innen. Het papieren mandaat moet alle verplichte informatie bevatten die vereist is door het SEPA Direct Debit-schema, zoals de naam en het adres van de betaler en de begunstigde, de bankgegevens van de betaler en de mandaatreferentie.

Zodra de begunstigde het ondertekende papieren mandaat heeft ontvangen, kan deze directe inningen initiëren op de rekening van de betaler met behulp van het mandaat. De begunstigde moet het originele papieren mandaat bewaren (zie de regels in het vorige onderwerp).

Hoewel papieren SEPA-mandaten nog steeds worden geaccepteerd en gebruikt door sommige betalers en begunstigden, worden elektronische mandaten steeds populairder vanwege hun gemak, snelheid, milieuvriendelijkheid en lagere kosten. Elektronische mandaten kunnen digitaal worden aangemaakt en ondertekend, waardoor papieren documenten niet nodig zijn en snellere verwerkingstijden en eenvoudigere archivering en opvraging van mandaten mogelijk zijn.

E-mandaten en digitale handtekeningen

Een e-mandaat, ook wel een papierloos domiciliëringsmandaat genoemd, is een elektronische machtiging waarmee een begunstigde betalingen van een bankrekening van een betaler via SEPA domiciliëring kan innen. E-mandaten worden elektronisch aangemaakt, ondertekend en beheerd, waardoor papieren documenten overbodig zijn en snellere verwerkingstijden en verbeterde efficiëntie mogelijk zijn.

Met e-mandaten kunnen betalers automatische inningstransacties online of via mobiele apparaten goedkeuren, zonder papieren mandaten te moeten afdrukken, handmatig ondertekenen en verzenden. Het e-mandaatproces omvat meestal het door de betaler invullen van een online formulier met zijn bankgegevens, dat vervolgens wordt geauthenticeerd met behulp van een beveiligd tweefactorauthenticatieproces.

E-mandaten bieden verschillende voordelen ten opzichte van papieren mandaten, waaronder snellere verwerkingstijden, lagere administratieve kosten, verbeterde nauwkeurigheid en groter gemak voor betalers en begunstigden. Ze bieden ook verbeterde beveiliging en fraudebescherming, met geavanceerde versleutelings- en authenticatieprotocollen.

Om e-mandaten te implementeren, moeten begunstigden een veilige en beveiligde ondertekeningsprocedure implementeren of samenwerken met een externe Mandate Service Provider (MSP) die e-mandaatoplossingen biedt. De begunstigde moet ook voldoen aan de relevante voorschriften en normen die van toepassing zijn op e-mandaten, zoals het SEPA Direct Debit Core Schema Rulebook van de European Payment Council en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Veel handelaren implementeren SEPA e-mandaten niet op de juiste manier. Al deze mandaten zijn onderhevig aan een terugbetalingsrecht van 13 maanden. De bank zal de handelaar bovendien extra kosten aanrekenen als een mandaat niet correct is opgesteld en de eindklant een klacht indient.

Een correct e-mandaat wordt ondertekend met SCA (Strong Customer Authentication) en bevat alle informatie die vereist is voor papieren mandaten. In de context van een e-mandaat vereist SCA dat ten minste twee van de onderstaande drie factoren worden ingevuld:

• Iets dat je weet (kennisfactor): Dit verwijst naar iets dat de klant weet, zoals een wachtwoord of PIN.
• Iets dat je bezit (bezitsfactor): Dit verwijst naar iets dat de klant bezit, zoals een mobiel apparaat of een smartcard.
• Iets dat je bent (inherente factor): Dit verwijst naar iets dat de klant is, zoals biometrische gegevens als een vingerafdruk of gezichtsherkenning.

Zodra een handtekening op deze manier is geplaatst, moet de handelaar kunnen aantonen (zelfs 10 jaar later) dat deze op de juiste manier werd gezet en daarna niet werd gewijzigd. Wanneer het mandaat verder wordt gebruikt, is het ook vereist aan te tonen dat het niet werd verworpen, zelfs 20 jaar later.

Banken worden steeds terughoudender in het accepteren van handelaren die niet aan deze regels willen voldoen bij het digitaal activeren van e-mandaten.

Voordelen van papierloze mandaten of e-mandaten

Er zijn verschillende voordelen verbonden aan het gebruik van papierloze mandaten, ook wel e-mandaten genoemd, in vergelijking met traditionele papieren mandaten. Hier zijn enkele van de belangrijkste voordelen:

1. Gemak: E-mandaten kunnen online of via een mobiel apparaat worden aangemaakt en ondertekend, waardoor het afdrukken, ondertekenen en verzenden van papieren formulieren overbodig wordt. Dit maakt het proces handiger voor zowel betalers als begunstigden.
2. Snelheid: E-mandaten kunnen sneller worden verwerkt dan papieren mandaten, omdat er geen wachttijd is voor fysieke documenten die moeten worden ontvangen en verwerkt.
3. Kostenbesparing: E-mandaten kunnen geld besparen op administratieve kosten die gepaard gaan met de verwerking van papieren mandaten, zoals afdrukken, verzenden en opslag. Voor B2B-mandaten wordt een verplicht bezoek aan de bank vermeden wanneer dit volledig digitaal wordt gedaan.
4. Minder fouten: Papierloze mandaten kunnen fouten verminderen die eigen zijn aan de handmatige gegevensinvoer en papieren verwerking.
5. Verbeterde beveiliging: E-mandaten zijn doorgaans veiliger dan papieren mandaten, omdat ze gebruik maken van geavanceerde versleutelings- en authenticatieprotocollen om gevoelige informatie te beschermen. (bijv. itsme, iDIN, emachtiging...)
6. Betere tracking: E-mandaten kunnen een betere tracking en zichtbaarheid van het betaalproces bieden, waardoor begunstigden de betaalstatussen kunnen volgen en betalingen efficiënter kunnen afstemmen.

Over het algemeen kunnen papierloze mandaten aanzienlijke voordelen bieden ten opzichte van traditionele papieren mandaten, waaronder groter gemak, snelheid, kostenbesparingen en beveiliging. Als zodanig adopteren steeds meer bedrijven e-mandaten als een manier om hun betaalprocessen te stroomlijnen en de efficiëntie te verbeteren.

Multi-channel SEPA domiciliëringsmandaten

Multi-channel SEPA domiciliëringsmandaten verwijzen naar de mogelijkheid om mandaten te creëren en te beheren via meerdere kanalen, zoals online portalen, mobiele apps of papieren formulieren. Dit stelt begunstigden in staat een verscheidenheid aan opties aan betalers aan te bieden, waardoor het betaalproces handiger en toegankelijker wordt.

Een begunstigde kan bijvoorbeeld een papieren formulier aanbieden aan betalers die de voorkeur geven aan het invullen en ondertekenen van een fysiek document, een online portaal voor betalers die de voorkeur geven aan het elektronisch voltooien van het proces, en een mobiele app voor betalers die betalingen willen beheren op hun smartphone of tablet.

Multi-channel SEPA domiciliëringsmandaten kunnen helpen de inburgering van automatische betalingen te vergroten, omdat ze begunstigden in staat stellen een breder scala aan opties aan betalers aan te bieden, waardoor het voor hen gemakkelijker en handiger wordt om betalingen in te stellen en te beheren. Dit kan uiteindelijk leiden tot hogere betaalacceptatiepercentages, grotere klanttevredenheid en verbeterde cashflow voor bedrijven.

SEPA domiciliëringsmandaten via een website of binnen een klantenportaal

SEPA domiciliëringsmandaten kunnen worden gecreëerd en beheerd via de website van een begunstigde door gebruik te maken van e-mandaten. E-mandaten zijn elektronische versies van SEPA domiciliëringsmandaten die online kunnen worden ingevuld en ondertekend, zonder dat papieren formulieren nodig zijn.

Om SEPA domiciliëringsmandaten via een website op te stellen, kunnen begunstigden een e-mandaatoplossing in hun website integreren, waardoor betalers eenvoudig hun mandaten online kunnen creëren en beheren. Dit kan worden gedaan via een beveiligde en gebruiksvriendelijke interface die de betaler door het mandaataanmaakproces leidt.

Het proces omvat meestal het invoeren van persoonlijke gegevens en bankgegevens door de betaler, het verstrekken van zijn toestemming om het mandaat op te stellen, en het elektronisch ondertekenen van het mandaat met behulp van Sterke Klantauthenticatie (SCA) om zijn digitale handtekening te plaatsen (bijv. itsme, IDIN, enz.) of een eenmalig wachtwoord dat naar zijn mobiele apparaat wordt gestuurd.

Zodra het mandaat is afgesloten, kan de begunstigde het gebruiken om automatische betalingen van de bankrekening van de betaler te initiëren, op basis van het overeengekomen betaalschema. Als een klantenportaal wordt gebruikt, kan deze pagina ook een betaalgeschiedenis bevatten of de mogelijkheid om de mandaatinformatie te wijzigen (bijv. IBAN).

Het regelen van SEPA domiciliëringsmandaten via een website kan verschillende voordelen bieden, zoals het verminderen van papierwerk, het stroomlijnen van het mandaataanmaakproces en het verbeteren van de algemene klantervaring. Het kan ook bedrijven helpen tijd en middelen te besparen door het mandaatbeheerproces te automatiseren, wat leidt tot verhoogde efficiëntie en nauwkeurigheid.

SEPA domiciliëringsmandaten via POS (Point Of Sale)

SEPA domiciliëringsmandaten kunnen ook worden geregeld en beheerd via een point of sale (POS) systeem. Dit is een betaalterminal of apparaat dat wordt gebruikt om betalingen te verwerken in een fysieke winkel of locatie.

Om SEPA domiciliëringsmandaten via een POS-systeem te regelen, kan de begunstigde een Direct Debit-beheeroplossing in zijn systeem integreren, waarmee klanten hun mandaten kunnen creëren en beheren op het moment van aankoop in de winkel.

Het proces omvat meestal het invoeren van persoonlijke en bankgegevens in het POS-systeem door de handelaar. De toestemming van de klant wordt idealiter ook op dat moment geregeld (bijv. via een eenmalig wachtwoord dat naar zijn mobiele apparaat wordt gestuurd).

Zodra het mandaat is geregeld, kan de klant zijn mandaatgegevens bekijken en beheren via zijn klantenportaal of door contact op te nemen met zijn klantendienst.

SEPA domiciliëringsmandaten via uitnodigingsmail

SEPA domiciliëringsmandaten kunnen ook worden geregeld via een uitnodigingsmail. Dit omvat het verzenden van een e-mail naar klanten waarin ze worden uitgenodigd om een mandaat voor terugkerende betalingen te regelen.

De e-mail bevat doorgaans een link naar een webpagina waar klanten hun persoonlijke en bankgegevens kunnen invoeren, hun toestemming kunnen geven om het mandaat op te stellen en het mandaat elektronisch kunnen ondertekenen met behulp van Sterke Klantauthenticatietools (SCA) (bijv. itsme, IDIN, enz.) of een eenmalig wachtwoord dat naar hun mobiele apparaat wordt gestuurd.

Typisch kan dit worden gecombineerd met e-mail "campagnes" die proberen om een maximum aantal klanten te converteren.

Het regelen van SEPA domiciliëringsmandaten via uitnodigingsmail kan verschillende voordelen bieden, zoals het bieden van een snelle en gemakkelijke manier voor klanten om hun mandaten in te stellen en te beheren, het verminderen van de noodzaak voor papieren formulieren en handmatige verwerking, en het verbeteren van de algehele klantervaring. Het kan bedrijven ook helpen tijd en middelen te besparen door het mandaatbeheerproces te automatiseren, wat leidt tot verhoogde efficiëntie en nauwkeurigheid. Het is echter belangrijk ervoor te zorgen dat de uitnodigingsmail voldoet aan de GDPR-regelgeving en dat de persoonlijke informatie van klanten veilig wordt opgeslagen en beschermd.

SEPA domiciliëringsmandaten via online betaling

SEPA domiciliëringsmandaten kunnen ook worden getekend via online betalingen. Dit omvat de integratie van het mandaatondertekeningsproces in de checkout-stroom van een online winkel of betaalgateway.

Wanneer een klant een aankoop doet, krijgt hij de optie om te betalen met een eenmalige betaalmethode. Dit wordt soms ook de 1 of 2 cent verificatieoptie genoemd. Als ze deze optie kiezen, worden ze doorverwezen naar een beveiligde betaalpagina waar ze hun persoonlijke en bankgegevens kunnen invoeren, de betaling accepteren en ondertussen het mandaat ondertekenen. Veel Payment Service Providers bieden deze service aan, maar het is zeer uitzonderlijk dat het mandaat op de juiste manier wordt afgesloten. In de meeste gevallen worden de wettelijke vereisten niet vervuld (zoals het tonen van alle mandaatdetails) en het aanbrengen van een echte digitale handtekening. Banken zullen zeer terughoudend zijn om deze ondertekeningsmethode te accepteren. Als de eindklant of de bank kan aantonen dat niet aan alle vereisten is voldaan, is een terugbetaling van 13 maanden mogelijk.

Zodra het mandaat is getekend, moet de klant zijn mandaatgegevens kunnen bekijken en beheren via zijn klantenportaal of door contact op te nemen met zijn klantendienst.

SEPA CORE-mandaten

SEPA Direct Debit Core-mandaten zijn het meest voorkomende type mandaat dat wordt gebruikt voor terugkerende betalingen in de eurozone en kunnen worden gebruikt voor consumenten en bedrijven. Dit mandaat stelt de crediteur in staat om automatisch betalingen van de rekening van de debiteur te innen. De debiteur moet de crediteur machtigen om de betaling te initiëren door het ondertekenen van een mandaat. Het mandaat bevat alle relevante informatie over de betaling, zoals het bedrag, de frequentie en de betaaldatum.

SEPA CORE-mandaten kunnen worden gebruikt voor zowel eenmalige als terugkerende betalingen, en ze kunnen worden gebruikt voor zowel consumenten- als zakelijke transacties.

SEPA CORE-mandaten zijn vrij veilig omdat ze een goede consumentenbescherming bieden. Alle SEPA Core-transacties kunnen zonder verdere vragen binnen 8 weken worden teruggevorderd. De meeste banken bieden deze optie zelfs aan in hun eBanking-applicatie. Als het mandaat niet correct is onderhandeld, is de terugbetalingstermijn 13 maanden.

Dit is iets wat niet altijd bekend is bij het grote publiek. Twikey deed hier samen met de Universiteit Gent onderzoek naar in België en hieruit bleek dat meer dan 87% van de bevolking dit niet weet!

Wat te doen bij het overstappen van de ene naar de andere bank? Kan een bankoverstapdienst helpen?

Ja, in sommige landen (zoals België) informeert de bankoverstapdienst de handelaar dat een klant is overgestapt naar een andere bank en dat de mandaatgegevens werden getransfereerd als de eindklant hiervoor heeft gekozen.

Een nieuwe handtekening is in dit geval niet nodig.

Idealiter houdt de backoffice van de begunstigde hiermee rekening. Als de begunstigde een Mandate Service Provider gebruikt, kan deze de verbinding tot stand brengen zonder extra setup.

Wettelijke handtekeningen voor SEPA CORE-mandaten

Voor SEPA Core-mandaten is een wettelijke handtekening vereist om de betaling toe te laten. De handtekening kan elektronisch of op papier zijn en moet door de debiteur, de rekeninghouder die de betaling autoriseert, worden verstrekt.

In het geval van papieren mandaten moet de handtekening van de debiteur fysiek worden geplaatst op het mandaatformulier. Voor elektronische mandaten zijn verschillende opties beschikbaar, afhankelijk van het land en de bank. Deze opties omvatten het gebruik van een digitale handtekening, het verstrekken van een gescande kopie van een ondertekend mandaat of het gebruik van een online authenticatieproces om de identiteit van de debiteur en de intentie om de betaling te autoriseren, te verifiëren. (zolang dit voldoet aan de regels van Sterke Klantauthenticatie (SCA)).

SEPA B2B-mandaten

SEPA Direct Debit B2B (Business-to-Business) mandaten worden gebruikt voor commerciële transacties tussen bedrijven. In tegenstelling tot SEPA Core-mandaten, die kunnen worden gebruikt voor zowel consumenten- als commerciële transacties, vereisen B2B-mandaten een registratie bij de bank voordat een eerste inning kan worden uitgevoerd en zijn ze onderworpen aan minder consumentenbeschermingsregels. Zodra een B2B-inning is gedaan en het geld is overgemaakt van de betaler naar de begunstigde, is er geen terugvorderingsrecht.

B2B-mandaten worden veel gebruikt in sectoren zoals leasing, brandstoffen, peer-to-peer leningen, levering van goederen, interims.

Indienen van een SEPA B2B-mandaat via de bank

Het indienen van een SEPA B2B-mandaat via de bank omvat verschillende stappen. Hierna volgt een algemeen overzicht van het proces:

1. Stel een correct mandaatformulier op: Het mandaat moet worden opgesteld conform de EPC-regels voor B2B-mandaten. Het bevat de nodige wettelijke teksten en de verplichte velden.
2. Vul het mandaatformulier in: Zodra u het mandaatformulier heeft, moet u het aanvullen met alle vereiste informatie. Zorg ervoor dat u alle details dubbel controleert en dat alles correct en up-to-date is.
3. Dien het mandaatformulier in: Zodra het mandaatformulier is ingevuld, moet de betaler het bij zijn bank indienen. Dit kan meestal persoonlijk bij een filiaal. Heel uitzonderlijk staan banken ook toe dat u het formulier online indient via hun bankplatform.
4. Wacht op goedkeuring: Nadat het mandaatformulier is ingediend, zal de bank het controleren om ervoor te zorgen dat alle informatie correct en compleet is. Zodra het mandaat bij de bank is geregistreerd, kan uw bankrekening voor B2B-inningen worden gebruikt.
5. Informeer de begunstigde: Zolang de crediteur niet geïnformeerd is, kan deze geen inningen uitvoeren. De crediteur kan een gok wagen maar zonder extra informatie werkt dit proces niet echt.

Online SEPA B2B e-mandaten

SEPA B2B e-mandaten zijn een digitale versie van het papieren mandaatformulier die elektronisch kunnen worden ingevuld en ondertekend. Deze optie stelt bedrijven in staat om e-mandaten veilig online aan te maken, te beheren en op te slaan zonder dat fysieke documenten nodig zijn.

In Europa is er slechts één speler die dit op grensoverschrijdend niveau aanbiedt (Twikey). In Nederland zijn er een paar spelers die voldoen aan de lokale NL-NL vereisten.

In Europa is de lijst van banken die elektronische B2B e-mandaten accepteren zeer beperkt: alleen BNP Paribas Fortis, ING (BE en NL), KBC, Belfius, CBC, Bank Van Breda, Crelan, VDK, ABN-Amro & Rabobank kunnen elektronische B2B e-mandaten aanbieden.

U kunt een online SEPA B2B e-mandaat als volgt opzetten:

1. Kies een e-mandaatprovider: U moet een e-mandaatprovider kiezen die bevoegd is om deze service aan te bieden. Er zijn verschillende providers beschikbaar. Zoek dus een provider die aan uw zakelijke behoeften voldoet. (Bijv. welke landen wilt u dekken).
2. Pas uw e-mandaat aan: Uw geselecteerde e-mandaatprovider zal u voorzien van een sjabloon die u kunt aanpassen met uw bedrijfsgegevens en branding. U moet de naam en het adres van de debiteur en crediteur invoeren, samen met de bankgegevens en de betaalbedragen.
3. Stuur het e-mandaat voor ondertekening door: Zodra u uw e-mandaat heeft aangepast, kunt u het naar uw klant sturen voor ondertekening. Deze zal een e-mail ontvangen met een link naar het e-mandaat, en kan het elektronisch ondertekenen met behulp van zijn computer of mobiele apparaat (of de klant kan het ondertekenen in een portaal of een website).
4. Ondertekening door de klant: Het e-mandaat wordt ondertekend door de klant. De e-mandaatprovider zal de handtekening verifiëren om er zeker van te zijn dat deze authentiek is en het e-mandaat ook veilig opslaan op hun platform.
5. De e-mandaatprovider regelt de communicatie met de bank voor een correcte verificatie en registratie.
6. Eens goedgekeurd kunnen e-mandaten worden gebruikt: met het ondertekende en geverifieerde e-mandaat kunt u beginnen met het uitvoeren van SEPA B2B-inningen.

Zorg ervoor dat u samenwerkt met een bevoegde provider en dat uw e-mandaten voldoen aan alle noodzakelijke vereisten.

Papieren SEPA B2B-mandaten

Een papieren SEPA B2B-mandaat is een fysiek document dat alle benodigde informatie bevat om een inning te initiëren, inclusief de naam en het adres van de debiteur (de partij die de inning betaalt), de crediteur (de partij die de betaling ontvangt) en de relevante bankgegevens.

Hier zijn de stappen om een papieren SEPA B2B-mandaat te regelen:

1. Verkrijg het mandaatformulier: u kunt een voorbeeld van een papieren mandaatformulier krijgen bij uw bank of downloaden van hun website. Zorg ervoor dat u het juiste formulier krijgt, want er zijn verschillende mandaatformulieren voor verschillende soorten SEPA Direct Debit-transacties. (CORE en B2B).
2. Vul het mandaatformulier in: vervolledig het mandaatformulier met alle vereiste informatie, inclusief de naam en het adres van de debiteur en de bankgegevens.
3. Ondertekening van het mandaatformulier: zodra het mandaatformulier is ingevuld, moet het door de debiteur op papier worden ondertekend.
4. De debiteur (uw klant) moet naar de bank: wanneer een papieren SEPA B2B- mandaat is ingevuld, moet de debiteur het aan de bank overhandigen. In de meeste gevallen is dit een fysiek proces.
5. Wacht op goedkeuring: na het indienen van het mandaatformulier zal uw bank het controleren om ervoor te zorgen dat alle informatie correct en compleet is. Zodra het formulier is goedgekeurd, zal het mandaat geregistreerd worden en kunt u het beginnen gebruiken om inningen uit te voeren. De debiteur moet de crediteur informeren dat hij het nodige heeft gedaan.
6. Vingers kruisen & testen: wanneer de crediteur is geïnformeerd over de registratie, moet hij zo snel mogelijk een eerste transactie uitvoeren om te zien of alles in orde is.

Het is belangrijk op te merken dat SEPA B2B-mandaten onderworpen zijn aan specifieke regels en voorschriften. Zorg er dus voor dat u vertrouwd bent met deze vereisten voordat u het formulier indient. Bewaar ook het originele ondertekende mandaatformulier op een veilige plaats, aangezien dit in de toekomst voor referentie kan worden vereist.

Wat kan er misgaan met een papieren B2B-mandaat.

We moeten u teleurstellen, maar er kan veel misgaan met een papieren B2B- mandaat. Dit zijn de meest voorkomende fouten:

1. De debiteur heeft een verkeerde procedure gevolgd.
2. De debiteur is nooit naar de bank gegaan.
3. De bankmedewerker weet niets over B2B-domiciliëringen en beweert dat zijn tussenkomst niet meer nodig is, wat enkel geldt voor CORE-domiciliëringen.
4. De bankmedewerker of de debiteur heeft fouten gemaakt bij het invoeren van de mandaatreferentie. Bijv. Het verwarren van een 0 en O 😉
5. De debiteur heeft het opgegeven omdat hij geen bankkantoor meer kan vinden.

We hebben gevallen meegemaakt waarin een debiteur 8 maanden en 8 bezoeken aan de bank nodig had om zijn mandaat succesvol geregistreerd te krijgen. Bovendien is de CO2- voetafdruk van dit handmatige proces nog steeds enorm.

Twikey heeft het tot zijn missie gemaakt om alle Europese banken te overtuigen met ons samen te werken. Ze kunnen gratis toetreden tot het Twikey-ecosysteem. Als u een bank bent en niet verbonden bent met Twikey, neem dan contact met ons op.

Wettelijke handtekeningen voor SEPA B2B e-Mandaten

Voor SEPA B2B e-mandaten moet de elektronische handtekening voldoen aan de vereisten die zijn vastgelegd in de Europese eIDAS-verordening en de lokale wetgeving, die het juridische kader voor elektronische handtekeningen in de Europese Unie definiëren. Ten slotte moet de bank het type elektronische handtekening accepteren.

Er zijn drie soorten elektronische handtekeningen:

1. Eenvoudige elektronische handtekening (SES): Een SES is elke elektronische handtekening die niet geavanceerd of gekwalificeerd is. Dit kan een gescande afbeelding zijn van een handgeschreven handtekening, een getypte naam of een aankruisvakje.
2. Geavanceerde elektronische handtekening (AES): Een AES is een elektronische handtekening die voldoet aan specifieke technische vereisten en uniek is gekoppeld aan de ondertekenaar. Het moet ook in staat zijn om eventuele latere wijzigingen in het ondertekende document te identificeren.
3. Gekwalificeerde elektronische handtekening (QES): Een QES is een geavanceerde elektronische handtekening die is gemaakt met behulp van een gekwalificeerd digitaal certificaat, uitgegeven door een vertrouwde dienstverlener. Het biedt het hoogste niveau van zekerheid en juridische geldigheid.

Voor SEPA B2B e-mandaten is een AES of QES vereist voor de handtekening van de debiteur. De e-mandaatprovider moet de nodige tools bieden om elektronische handtekeningen te maken en te verifiëren. Deze handtekeningen moeten veilig worden opgeslagen en minimaal 10 jaar na de laatste betaaltransactie worden bewaard.

Het is belangrijk ervoor te zorgen dat de gebruikte methode voor de elektronische handtekening voldoet aan de wettelijke vereisten opdat het e-mandaat juridisch geldig en afdwingbaar zou zijn. Bovendien moet de bank deze accepteren. Dit is typisch iets dat Twikey met de banken heeft afgesproken.

Nederland: gebruik het eMachtigingsprotocol om Sepa Automatische Incasso's te ondertekenen

In Nederland is er een specifieke naamgeving gebruikt voor het officiële e-mandaatprotocol. Het wordt "eMachtiging" genoemd of soms ook "Digitaal incassomachtigen". Dit is een Nederlandse term die verwijst naar een digitale incassomachtiging.

Het proces voor het instellen van een eMachtiging omvat de volgende stappen:

1. Het bedrijf of de organisatie die een mandaat aanvraagt, stuurt de klant een verzoek om een digitale incassomachtiging te ondertekenen.
2. De klant logt in op zijn online bankrekening en autoriseert het mandaat door eenvoudig in te loggen op de ebanking-app en het mandaat te bevestigen.
3. Bevestiging: er is een onmiddellijke bevestiging van de bank.

Het is belangrijk op te merken dat de klant het recht heeft om de digitale eMachtiging op elk moment te annuleren, wijzigen of de maximale limiet te wijzigen.

Enige negatieve punt: voor B2B accepteren slechts 3 banken in Nederland deze flow: ABN-Amro, ING en Rabobank. Voor CORE-mandaten zijn er meer banken: Regiobank, SNS Bank, ASN, Triodos bank. Voor de andere banken moeten andere alternatieven gevolgd worden.

België: gebruik itsme om een e-mandaat voor een SEPA-domiciliëring te ondertekenen

Het is mogelijk om de itsme-app te gebruiken om e-mandaten voor SEPA Direct Debit-transacties te ondertekenen. De itsme-app is een digitale identiteitsdienst die gebruikers in staat stelt hun identiteit veilig te authenticeren en documenten te ondertekenen met behulp van een mobiel apparaat.

Om een e-mandaat voor een SEPA-domiciliëring te ondertekenen met itsme, moeten klanten eerst de itsme-app downloaden en zich registreren. Zij zullen hun identiteit moeten bewijzen met behulp van hun Belgische eID, bankpas of mobiele telefoon. Zodra ze geregistreerd zijn, kunnen ze de app gebruiken om e-mandaten voor SEPA-domiciliëringen te ondertekenen met deelnemende crediteuren.

Wanneer de crediteur het e-mandaat naar een klant stuurt, ontvangt deze een melding in de itsme-app. Hij kan dan de melding openen en de app gebruiken om het e-mandaat veilig te ondertekenen met behulp van zijn itsme-gegevens. Het ondertekende e-mandaat wordt vervolgens voor verwerking teruggestuurd naar de crediteur via het platform van de e-mandaatprovider. Twikey is de eerste speler en marktleider in België die deze optie ondersteunt.

Gebruik eID om een e-mandaat voor SEPA-domiciliëringen te ondertekenen

Het is mogelijk om eID te gebruiken om e-mandaten voor SEPA-domiciliëringen te ondertekenen. Een eID, of elektronische identificatie, is een veilige digitale credentie die gebruikers in staat stelt hun identiteit online te bevestigen.

Om een e-mandaat voor SEPA-domiciliëringen te ondertekenen met eID, moeten debiteurs eerst een geldige eID hebben die is uitgegeven door hun nationale overheid of een andere geautoriseerde provider. Ze kunnen vervolgens de eID gebruiken om het e-mandaat elektronisch te ondertekenen met behulp van een veilige en goedgekeurde elektronische ondertekeningsmethode die voldoet aan de eIDAS-vereisten.

Wanneer de crediteur het e-mandaat naar de debiteur stuurt, ontvangt de debiteur een melding via het platform van de e-mandaatprovider. Vervolgens kan hij zijn eID-gegevens gebruiken om het e-mandaat veilig te ondertekenen. Het ondertekende e-mandaat wordt daarop voor verwerking teruggestuurd naar de crediteur via het platform van de e-mandaatprovider.

Het is belangrijk op te merken dat het gebruik van eID voor het ondertekenen van e-mandaten onderhevig kan zijn aan specifieke regelgeving en vereisten, die kunnen verschillen van land tot land. Daarom is het aangewezen om te overleggen met de relevante autoriteiten of financiële instelling om de naleving van alle noodzakelijke voorschriften en vereisten te waarborgen

Dagelijks beheer van SEPA-mandaten

Het dagelijks beheer van SEPA-mandaten omvat verschillende belangrijke taken en verantwoordelijkheden, waaronder:

1. Het verzamelen en opslaan van mandaten: De crediteur moet alle SEPA-mandaten die hij van debiteuren ontvangt verzamelen en veilig opslaan. Dit omvat zowel papieren als elektronische mandaten.

2. Verifiëren van mandaten: De crediteur moet controleren of elk mandaat alle vereiste informatie bevat en is ondertekend door de debiteur met behulp van een goedgekeurde elektronische ondertekeningsmethode of een natte handtekening (op papier).

3. Bijwerken van mandaten: De crediteur moet de SEPA-mandaat databank bijwerken telkens er een wijziging is in de mandaatgegevens, zoals een IBAN-rekening. Volgens de SEPA Rulebooks is een extra bevestigingsbericht met de details van deze wijziging aan de eindgebruiker vereist.

4. Bijwerken van mandaten wanneer een bankoverstapdienst een wijziging meldt: sommige landen hebben een bankoverstapdienst. Deze informatie moet in het mandaat worden opgenomen.

5. Annuleren van mandaten: De crediteur moet alle mandaten annuleren die niet langer geldig zijn (na 36 maanden niet-gebruik) of wanneer de eindklant dit vraagt. Dit is niet noodzakelijk verplicht bij het stopzetten van een contract, maar het is wel een goede praktijk.

6. Initiëren van inningstransacties: De crediteur moet geldige SEPA-mandaten gebruiken om inningstransacties bij de bank van de debiteur te initiëren. Dit omvat ook de juiste interpretatie van de feedback van de bank.

7. Geschillen oplossen: De crediteur moet eventuele geschillen of fouten met betrekking tot SEPA inningstransacties afhandelen, zoals onjuiste betaalbedragen of ongeautoriseerde transacties. Dit kan inhouden dat hij communiceert met de bank van de debiteur, de debiteur of andere partijen die betrokken zijn bij de transactie.

Het is belangrijk dat de crediteur duidelijke processen en procedures heeft voor het dagelijks beheren van SEPA-mandaten om de naleving van regelgevende vereisten te waarborgen en het risico op fouten of geschillen te minimaliseren. Het gebruik van betrouwbare en veilige SEPA-mandaatbeheersoftware kan ook helpen om deze taken te stroomlijnen en het risico op fouten te verminderen.

IBAN bijwerken van een SEPA domiciliëringsmandaat

Als u de IBAN moet bijwerken die aan een SEPA domiciliëringsmandaat is gekoppeld, moet u bepaalde stappen volgen om ervoor te zorgen dat de aanpassing correct en legaal wordt uitgevoerd. Hier is wat u moet doen:

1. Wees er zeker van dat u de toestemming van de debiteur heeft: voordat u een IBAN koppelt aan een SEPA domiciliëringsmandaat, moet u er zeker van zijn dat u de toestemming van de klant heeft om dit te doen. Dit kan via e-mail, een opgenomen telefoongesprek of een ander hulpmiddel dat deze toestemming kan bewijzen. Er is geen handtekening vereist. Eén uitzondering: als de bank u informeert over de overstap in het geval van een bankoverstapdienst, is deze toestemming niet nodig.

2. Werk de mandaatinformatie bij: Zodra u de aanvraag van de debiteur heeft ontvangen, moet u de mandaatinformatie bijwerken met de nieuwe IBAN. Dit kan inhouden dat u een SEPA-mandaatbeheersoftware gebruikt om de update door te voeren.

3. Informeer de bank van de debiteur: Zodra de mandaatinformatie is bijgewerkt, moet u de bank van de debiteur informeren over de wijziging in de IBAN die aan het mandaat is gekoppeld. Dit wordt meestal gedaan met behulp van een gestandaardiseerd berichtformaat, zoals een pain.008-bericht met een wijzigingsbericht. Het is ook mogelijk om deze complexere stroom te delegeren aan een SEPA-mandaatbeheersoftware.

4. Informeer de debiteur: Informeer of bevestig de wijziging aan de debiteur. Dit kan gedaan worden via e-mail, via een portaal of via andere gebruikelijke communicatiestromen met de eindklant.

Voor een SEPA B2B-domiciliëring is het aanbevolen om een geheel nieuw mandaat te ondertekenen met een nieuwe mandaatreferentie. Niet alle banken zijn in staat om de mandaatinformatie intern bij te werken.

Een SEPA domiciliëringsmandaat annuleren als handelaar

Als u een SEPA domiciliëringsmandaat moet annuleren, moet u bepaalde stappen volgen om ervoor te zorgen dat de annulering correct en legaal wordt uitgevoerd. Hierna volgt wat u moet doen:

1. Informeer de debiteur: Bij het annuleren van een SEPA domiciliëringsmandaat, kunt u de debiteur op de hoogte stellen van de annulering. Dit kan inhouden dat u een kennisgeving per post of e-mail verzendt. De SEPA Rulebooks vermelden dit niet als verplicht maar dit is klantvriendelijker.

2. Houd uw administratie bij: Het is belangrijk om de administratie van geannuleerde SEPA domiciliëringsmandaten nauwkeurig bij te houden, inclusief de datum van annulering, de reden van annulering en eventuele relevante correspondentie met de debiteur of hun bank. U moet een geannuleerd mandaat bewaren zoals u een contract bewaart na het laatste gebruik (meestal 10 jaar).

Het is belangrijk op te merken dat het annuleren van een SEPA domiciliëringsmandaat door de crediteur of door de debiteur, de debiteur niet vrijstelt van eventuele openstaande betaalverplichtingen onder het mandaat, dus u moet mogelijk alternatieve middelen inzetten om de openstaande betalingen te innen indien nodig.

Een SEPA domiciliëringsmandaat bijwerken in de boekhoudsoftware

Als u een SEPA domiciliëringsmandaat moet bijwerken in uw boekhoudsoftware, kunnen de exacte stappen variëren afhankelijk van de specifieke software die u gebruikt. Hier zijn echter enkele algemene stappen die u kunt volgen:

1. Open het relevante klanten- of leveranciersaccount: Om een SEPA domiciliëringsmandaat bij te werken, moet u toegang hebben tot het klanten- of leveranciersaccount dat aan het mandaat is gekoppeld.

2. Bewerk de mandaatinformatie: Zodra u het relevante account heeft geopend, moet u toegang hebben tot de mandaatinformatie. Afhankelijk van uw software kan dit inhouden dat u op een specifiek tabblad of menu-item klikt. Van daaruit kunt u de mandaatinformatie bijwerken, inclusief de naam, het adres en de IBAN van de debiteur.

3. Verifieer de update: Na het opslaan van de wijzigingen moet u verifiëren dat de update correct is verwerkt door een nieuwe inningsinstructie naar de bank te sturen.

Gebruik van een FIRST SEPA (FRST) in een pain.008.

Soms zien we dat sommige tools nog steeds een oude manier van communiceren gebruiken voor een eerste Sepa direct debit-instructie via de FRST-instructie. Deze complexe regel is geëlimineerd in november 2016. Lees deze blog voor de volledige beschrijving.

SEPA domiciliëringsmandaten samenvoegen bij een fusie

Wanneer twee bedrijven fuseren, kan het nodig zijn om hun SEPA domiciliëringsmandaten samen te voegen. Hier zijn enkele stappen die u kunt volgen bij het samenvoegen van SEPA domiciliëringsmandaten bij een fusie:

1. Bekijk de bestaande mandaten: Bekijk eerst de bestaande SEPA domiciliëringsmandaten van beide bedrijven. Bepaal of er duplicaten zijn en of er verschillen zijn in de mandaatinformatie, zoals de naam of IBAN van de debiteur.

2. Informeer klanten: Informeer de klanten van beide bedrijven over de fusie en de mogelijke wijzigingen in hun SEPA domiciliëringsmandaten. Informeer hen over eventuele nieuwe mandaten die mogelijk moeten worden geregeld, en geef de nodige instructies of formulieren.

3. Verkrijg nieuwe mandaten indien nodig: Als er nieuwe mandaten moeten worden geregeld vanwege de fusie, verkrijg dan de nodige toestemming van de klanten. Dit kan inhouden dat u nieuwe mandaatformulieren verzendt voor ondertekening, of mondelinge of elektronische toestemming verkrijgt. Opnieuw ondertekenen en registreren bij de bank is een must bij B2B-mandaten. Neem contact op met Twikey voor uitzonderingen die mogelijk bestaan, maar doe dit voordat u met de fusieprocedure begint. Voor CORE domiciliëringsmandaten zijn er enkele manieren om dit op te lossen.

4. Bestaande mandaten samenvoegen: Als er duplicaten van mandaten zijn of verschillen in mandaatinformatie, voeg dan de bestaande mandaten samen tot één enkel mandaat met de juiste informatie. Informeer de debiteur over eventuele wijzigingen.

5. Verifieer en test: Nadat de SEPA domiciliëringsmandaten zijn samengevoegd, controleer of de bijgewerkte mandaten correct functioneren. De enige manier om dit te testen is via echte transacties.

Het is belangrijk om de administratie van alle SEPA domiciliëringsmandaten en eventuele wijzigingen of updates die tijdens het fusieproces zijn aangebracht, nauwkeurig bij te houden. Dit zal helpen de naleving van de toepasselijke regels en vereisten te waarborgen, en een duidelijke audittrail bieden voor toekomstige referentiedoeleinden.

Twikey heeft een uitgebreide ervaring met deze migratieprojecten.