Hoe starten met SEPA-domiciliëringen (SDD)?
Om op de meest kostenefficiënte manier te starten met SEPA-domiciliëringen (SDD), moet u de volgende algemene stappen volgen:
Selecteer een bank: De eerste stap is om een bank en een bankrekening te kiezen bij een bank die SEPA-domiciliëringen (SDD) ondersteunt. U moet de bank informeren over de verwachte volumes (nationale/internationale) en het type automatische inningen dat u wenst te doen.
Verkrijg een Creditor-ID: Zodra u een "creditorovereenkomst" met uw bank ondertekent, ontvangt u een Creditor-ID om SEPA-domiciliëringen aan te maken. Als de bank u niet wilt helpen, zoek dan een andere bank of Payment Service Provider. Zij zullen u een creditor-ID verstrekken. In het geval van een Payment Service Provider, geven zij hun eigen creditor-ID (aangezien alle automatische inningen op hun rekening worden verwerkt).
Maak een mandaattemplate aan: Maak een SEPA-domiciliëringtemplate aan door alle vereiste informatie in te vullen om een geldig mandaat te hebben. Gebruik geen andere teksten ook al vindt u of uw marketingafdeling deze niet leuk. (zie verder)
Verkrijg de toestemming van uw klant: Dit houdt in dat u uw klanten een mandaatformulier verstrekt, dat zij moeten invullen en ondertekenen om de inning toe te laten.
Beheer uw mandaten: Houd nauwkeurige gegevens bij van alle SEPA domiciliëringsmandaten (SDD) en monitor uw bankrekening om ervoor te zorgen dat betalingen correct worden geïnd. U kunt mandaatbeheersoftware gebruiken om dit proces te automatiseren en te stroomlijnen. (bijv. dit deel kan worden gedaan door Twikey of door sommige boekhoudpakketten).
Het is belangrijk op te merken dat het gebruik van SEPA-domiciliëringen ook onderhevig is aan de noodzakelijke controles bij de bank. De bank zal controleren of de crediteur betrouwbaar is. Bovendien zijn er aan het gebruik van SEPA-domiciliëringen bepaalde kosten of tarieven gekoppeld. Zorg er dus voor dat u de kosten begrijpt die aan deze betaalmethode verbonden zijn.
Creditor-ID voor SEPA-domiciliëringen (SDD)
De Creditor-ID is een uniek identificatienummer dat vereist is voor elk bedrijf of organisatie dat SEPA-domiciliëringen (SDD) wil gebruiken om betalingen van klanten te innen. Het identificeert het bedrijf of de organisatie die de betalingen int, en zorgt ervoor dat betalingen correct worden goedgekeurd en op de juiste rekening worden bijgeschreven.
De Creditor-ID is geregistreerd bij de Nationale Bank van het land waar het bedrijf of de organisatie is gevestigd. Het bestaat uit een combinatie van letters en cijfers en moet worden opgenomen in alle SDD-transacties die door het bedrijf of de organisatie worden geïnitieerd.
Om een Creditor-ID te verkrijgen, moet een bedrijf of organisatie de nodige bewijsstukken aan zijn bank verstrekken die hun identiteit en juridische status bevestigt. Zodra de bewijsstukken zijn ingediend en gecontroleerd, zal de bank namens het bedrijf of de organisatie een Creditor-ID aanvragen bij de Nationale Bank.
Het is belangrijk op te merken dat de Creditor-ID is gekoppeld aan het bedrijf of de organisatie die de betalingen int en dus niet aan een specifieke bankrekening. Dit betekent dat als een bedrijf of organisatie van bank verandert, ze nog steeds dezelfde Creditor-ID voor hun SDD-transacties kunnen gebruiken. Eventuele wijzigingen in de juridische entiteit van het bedrijf of de organisatie, zoals een nieuw ondernemingsnummer, zullen echter in de meeste gevallen de toekenning van een nieuwe Creditor-ID vereisen.
Wat is het formaat van een Creditor-ID?
Een creditoridentificatienummer is een uniek nummer dat aan een bedrijf wordt toegewezen door zijn bank nadat het een contract voor SEPA Direct Debit heeft ondertekend. Het formaat van de creditor-ID hangt af van het land. Elk land gebruikt een andere structuur.
Dit nummer wordt gebruikt om de schuldeiser (creditor) te identificeren bij het aanbieden van automatische inningen. Een voorbeeld van een creditor-ID is BE12ZZZ0123456789.
Een creditor-ID nummer bestaat uit de volgende elementen:
Een ISO-landcode: BE, NL, DE, FR, IT, SP....
De volgende 2 cijfers zijn een controlecijfer voor het controleren van het nummer. Dit is een wiskundige controle (modulo 97) die jaren geleden in België op de oude rekeningnummers (voordat de IBAN werd geïntroduceerd) werd toegepast en die ook wordt gebruikt in gestructureerde communicatie. Dit wordt berekend op posities 1 & 2 en 8 tot 35.
De ZZZ is een "Bedrijfscode"(posities 5 tot 7). Standaard is dit ZZZ. Maar een bedrijf kan zonder toestemming van de bank een eigen alfanumerieke interpretatie geven aan deze code. Bijvoorbeeld, het kan beslissen om verschillende afdelingen, dochterondernemingen, producten, regio's of zelfs doelgroepen een andere code te geven. Op deze manier kunnen de resultaten van automatische inningen ook worden bekeken voor deze segmentatie.
Tot slot bevatten de posities 8 tot 35 een landeigen identificatie. Dit verschilt per land. In veel gevallen maakt het bedrijfsnummer of het Kamer van Koophandel-nummer deel uit van deze identificatie. Details per land kan u hier vinden. In België wordt uitzonderlijk ook een ander nummer gebruikt dat de bank zelf kan toewijzen. In dit geval, heeft het formaat de volgende structuur: BE31ZZZ300D000000043. Bij sommige banken kunt u ook vragen zo'n nummer te ontvangen in de plaats van het bedrijfsnummer.
Checklist SEPA-domiciliëringen:
Hierna vindt u een checklist van zaken die in overweging moeten worden genomen bij het gebruik van SEPA-domiciliëringen:
Juridische vereisten: Verifieer of u juridisch bevoegd bent om betalingen van klanten via SEPA-domiciliëring te innen. Zorg ervoor dat u op de hoogte bent van de lokale wetgeving en regelgevingen en verkrijg de benodigde licenties of vergunningen.
Bankrekening: Zorg voor een bank en een bankrekening die SEPA-domiciliëringen ondersteunen. Lever de nodige bewijsstukken om uw identiteit en die van uw bedrijf aan te tonen.
Creditor-ID: Verkrijg een Creditor-ID om SEPA domiciliëringsmandaten aan te maken. Uw bank kan u een Creditor-ID geven of u kunt er een aanvragen bij uw Payment Service Provider.
Systeemcompatibiliteit: Controleer of uw facturatie- en boekhoudsystemen compatibel zijn met SEPA-domiciliëringen. U moet in staat zijn om mandaten te creëren en te beheren en inningstransacties te verwerken. Of gebruik een extern pakket dat SEPA inningen kan genereren.
Mandaattype: Kies het juiste type mandaten; CORE of B2B of beide, afhankelijk van het risico dat u wilt nemen en de aard van uw bedrijf.
Mandaatcreatie: Maak een SEPA domiciliëringsmandaat door toestemming van uw klant te verkrijgen om betalingen via domiciliëring te innen. Voorzie uw klant van een mandaatformulier dat ingevuld en ondertekend moet worden om de inning te autoriseren.
Mandaatbeheer: Houd nauwkeurig de gegevens bij van alle SEPA-domiciliëringsmandaten en controleer uw bankrekening om ervoor te zorgen dat betalingen correct worden geïnd. Gebruik mandaatbeheersoftware om dit proces te automatiseren en te stroomlijnen.
Naleving: Voldoe aan de regelgeving en de vereisten, zoals het verkrijgen van de toestemming van de klant en het bijhouden van nauwkeurige gegevens. Zorg ervoor dat u de nodige processen hebt om de naleving te garanderen.
Kosten: Begrijp de kosten die verbonden zijn aan het gebruik van SEPA-domiciliëringen, omdat sommige vergoedingen of kosten van toepassing kunnen zijn.
Vind een manier om transacties naar de bank te verzenden, bijvoorbeeld via een online banktool, SFTP, Ebics, Swift Alliance Lite, Isabel, Twikey of andere tools.
Volg de transacties op: dit wordt vaak vergeten, maar het is zeer belangrijk dat transacties niet alleen worden geïnitieerd, maar ook worden opgevolgd met behulp van geavanceerde processen.
Reageer op feedback: wanneer u feedback ontvangt over transacties, is het ook essentieel dat dit een invloed heeft op de mandaten. Als een rekening geblokkeerd is, heeft het geen zin om het mandaat te blijven gebruiken.
Door deze checklist te volgen, kunt u ervoor zorgen dat u volledig voorbereid bent om SEPA-domiciliëringen te gebruiken en betalingen efficiënt en effectief van uw klanten te innen.