Het SEPA Direct Debit systeem

Het SEPA Direct Debit systeem is een betaalsysteem waarmee bedrijven betalingen kunnen innen van klanten die zich binnen de Single Euro Payments Area (SEPA) bevinden, met behulp van een gestandaardiseerde set regels en procedures. Het SEPA Direct Debit systeem is gemaakt om grensoverschrijdende betalingen te vereenvoudigen en te stroomlijnen, waardoor het voor bedrijven gemakkelijker wordt om betalingen te innen van klanten in andere Europese landen.

Het SEPA Direct Debit systeem is gebaseerd op het gebruik van een mandaat, dat een autorisatie is die door de klant aan een bedrijf wordt gegeven om betalingen via domiciliëring te innen. Het mandaat bevat informatie zoals de naam van de klant, het adres en de bankgegevens van de klant, het bedrag en de frequentie van de te innen betalingen. Zodra het mandaat is verkregen, kan een bedrijf betaalopdrachten indienen bij zijn bank of Payment Service Provider, die vervolgens de betalingen op de overeengekomen datums zal verwerken.

Het SEPA Direct Debit systeem wordt beheerst door een set regels en procedures die zijn vastgesteld door de European Payments Council (EPC), die verantwoordelijk is voor het onderhouden en ontwikkelen van de SEPA-betalingsregelingen. De regels en procedures bestrijken gebieden zoals het gebruik van mandaten, het indienen van betaalopdrachten, het verwerken van betalingen en het afhandelen van geschillen en fouten.

Het SEPA Direct Debit systeem biedt verschillende voordelen voor bedrijven, waaronder:

  • Een gestandaardiseerd en gestroomlijnd proces voor het innen van betalingen in heel Europa
  • Lagere kosten en verbeterde efficiëntie in vergelijking met andere grensoverschrijdende betaalmethoden
  • Verbeterd cashflowbeheer en verminderd risico op late of gemiste betalingen
  • De mogelijkheid om klanten een gemakkelijke en flexibele betaaloptie aan te bieden

Over het geheel genomen is het SEPA Direct Debit systeem een waardevol instrument voor bedrijven die betalingen willen innen van klanten binnen de SEPA-regio. Door de gestandaardiseerde regels en procedures te volgen, kunnen bedrijven hun betaalproces stroomlijnen en hun cashflowbeheer verbeteren, terwijl ze hun klanten ook een handige en flexibele betaalptie aanbieden.

Historisch gezien is het SEPA Direct Debit systeem voor CORE-mandaten gebaseerd op het kader dat al bestond in landen zoals Duitsland en Nederland.

Hoe betalingen innen met een Europese domiciliëring (SDD)

Om betalingen met een Europese domiciliëring (SDD) te innen, moet u de volgende algemene stappen volgen:

  1. Verkrijgen van een SEPA domiciliëringsmandaat: de eerste stap is het verkrijgen van een mandaat (meestal eenmalig) van uw klant. Het mandaat is een autorisatie die door de klant wordt gegeven om betalingen van zijn bankrekening via een Europese domiciliëring te innen. U kunt elektronische of papieren mandaatformulieren gebruiken om de benodigde autorisatie te verkrijgen.

  2. Controleren van de mandaatinformatie: Zodra u het mandaat heeft, moet u controleren of alle benodigde informatie volledig en nauwkeurig is, inclusief de naam van de klant, het adres en de bankgegevens van de klant.

  3. Indienen van betaalopdrachten: Zodra u een geldige machtiging heeft, kunt u betaalopdrachten indienen bij uw bank, uw Payment Service Provider of een tussenpartij. De opdrachten bevatten details zoals het bedrag en de datum van de betaling, de bankgegevens van de klant en uw creditor-ID (CID) of crediteurnaam en -adres. Het gebruikte formaat is een pain.008.

  4. Verwerken van de betalingen: Uw bank of Payment Service Provider zal de betaalopdrachten verwerken en de betaling op de overeengekomen datum initiëren. Het bedrag wordt gedebiteerd van de bankrekening van de klant en gecrediteerd op uw rekening. U ontvangt de informatie visueel in de rekeninginformatie, maar ook gestructureerd via MT94X, CAMT, CODA, enz.

  5. Beheren van geschillen en fouten: als er geschillen of fouten zijn met de betaling, moet u deze afhandelen volgens de SEPA Direct Debit regels en procedures. Dit kan het oplossen van problemen met de klant of zijn bank omvatten, het verstrekken van bewijzen ter ondersteuning van de betaling, of het initiëren van een terugbetaling.

Het is belangrijk op te merken dat er specifieke vereisten en regels zijn die gevolgd moeten worden bij het gebruik van SEPA Direct Debit zoals het verkrijgen van een geldig mandaat, het verstrekken van de benodigde betaalinformatie, en het volgen van de geschillen- en foutenbeheerprocedures van het systeem. Samenwerken met een derde partij zoals een boekhoudpakket of partijen met veel ervaring in het beheren van domiciliëringen kunnen u zeker helpen om de juiste procedures te volgen en toegang te verkrijgen tot de tools en hulpmiddelen die nodig zijn om het betaalproces effectief te kunnen beheren.

Wat zijn SEPA Direct Debit-transacties?

SEPA Direct Debit-transacties zijn elektronische transacties waarmee bedrijven betalingen van bankrekeningen van klanten in euro's kunnen innen. Hierna volgt een korte uitleg van de betekenissen van de verschillende soorten SEPA Direct Debit- transacties:

  1. Europese domiciliëring (CORE): Dit is het meest voorkomende type SEPA Direct Debit-transacties. Het wordt gebruikt voor terugkerende betalingen met een vast bedrag die op regelmatige basis plaatsvinden, zoals maandelijkse huurbetalingen.

  2. Zakelijke Europese domiciliëring (B2B): Dit transactietype wordt uitsluitend gebruikt voor zakelijke betalingen tussen bedrijven. Het is ontworpen om veiliger en efficiënter te zijn voor transacties met hoge waarde, en heeft kortere kennisgevings- en terugbetalingstermijnen.

Er bestaan twee varianten van beide soorten domiciliëringen.

  1. Terugkerende domiciliëring: dit type transactie wordt gebruikt voor terugkerende betalingen, zoals maandelijkse abonnementen of lidmaatschapsgelden. Het kan worden geïnitieerd met een enkele autorisatie. van de klant en kan doorgaan totdat de klant de machtiging intrekt. Het kan een Core of B2B-domiciliëring zijn.

  2. Eenmalige domiciliëring: dit type transactie wordt gebruikt voor eenmalige betalingen, zoals het betalen van een factuur of het doen van een donatie. Het kan worden geïnitieerd worden met een enkele autorisatie van de klant. Het kan een Core of B2B-domiciliëring zijn.

    Eenmalige domiciliëringen worden niet veel gebruikt. Zij brengen meer administratief werk met zich mee en u kan het mandaat slechts één keer gebruiken. Als de transactie mislukt (geen geld op de rekening), kan u de domiciliëring niet opnieuw gebruiken.

SEPA Direct Debit-transacties moeten worden geïnitieerd met een geldig mandaat van de klant, dat een autorisatie is waarmee het bedrijf, via domiciliëring, betalingen kan innen van de bankrekening van de klant. Het mandaat moet specifieke informatie bevatten over het bedrag van de betaling, de frequentie en de timing, evenals de bankgegevens van de klant en de identificatie van de crediteur of diens naam en adres. Het gebruik van SEPA Direct Debit-transacties is onderworpen aan specifieke regels en vereisten die zijn vastgesteld door de European Payments Council (EPC).

Voordelen van SEPA Direct Debit

SEPA Direct Debit is een betaalmethode waarmee bedrijven en particulieren betalingen in euro kunnen innen van klanten in de Single Euro Payments Area (SEPA). Hier zijn enkele voordelen van het gebruik van de SEPA Direct Debit:

  1. Brede dekking: SEPA Direct Debit stelt bedrijven in staat om betalingen te innen van klanten in 41 landen, wat het een uitstekende betaaloptie maakt voor bedrijven met een grote klantenbasis in Europa. Het bestrijkt meer dan 500 miljoen bankrekeningen in Europa. Dit is meer dan andere populaire betaalmethodes zoals creditcards, Paypal, ...

  2. Lage transactiekosten: SEPA Direct Debit is een kosteneffectieve betaalmethode voor bedrijven, omdat het lagere transactiekosten heeft in vergelijking met andere betaalmethoden zoals creditcards.

  3. Efficiënt: SEPA Direct Debit is een geautomatiseerde betaalmethode waarmee bedrijven betalingen regelmatig kunnen innen zonder dat dit handmatige interventies vereist. Dit maakt het een efficiënte betaaloptie voor bedrijven die op regelmatige basis betalingen moeten innen.

  4. Controle over de inkomende betaalstromen: het bedrijf kan beslissen wanneer de inning wordt uitgevoerd, hoewel het aanbevolen is dat de betaalfrequentie aan de klant wordt gecommuniceerd.

  5. Grote gebruiksvriendelijkheid: klanten worden minder geconfronteerd met extra administratie. Als er vertrouwen is in het merk van de crediteur, is dit een zeer efficiënte manier van werken.

  6. Eenvoudige reconciliatie: SEPA Direct Debit stelt bedrijven in staat om eenvoudig hun rekeningen af te stemmen, omdat zij betaalinformatie ontvangen van de bank in een standaardformaat.

  7. Hogere loyaliteit: een bedrijf met een groot aantal terugkerende betalingen geniet van een hogere loyaliteit waardoor de kosten voor klantenwerving en klantenverloop sterk gereduceerd kunnen worden.

Over het geheel is SEPA Direct Debit een betrouwbare en kosteneffectieve betaaloptie voor bedrijven die betalingen van klanten in Europa moeten innen.

Nadelen van SEPA Direct Debit

Hoewel SEPA Direct Debit veel voordelen heeft, zijn er ook enkele mogelijke nadelen die in overweging moeten worden genomen:

  1. Gebrek aan controle voor de klant: zodra een klant een SEPA Direct Debit heeft geautoriseerd, heeft hij slechts een beperkte controle over de timing en het bedrag van de volgende betalingen. Dit kan een nadeel zijn voor klanten die meer controle over hun betalingen willen. Daarom moet een handelaar zeer strikt zijn en duidelijke afspraken maken over hoe het inningsproces is verlopen en geen fouten maken.

  2. Autorisatieproces: bedrijven moeten schriftelijke of elektronische autorisatie verkrijgen van hun klanten voordat zij SEPA Direct Debit-betalingen mogen initiëren. Dit kan een tijdrovend proces zijn, vooral als het bedrijf een grote klantenbasis heeft.

  3. Risico op terugboekingen: Klanten hebben het recht om binnen de acht weken na de betaaldatum een terugboeking aan te vragen voor een SEPA Direct Debit CORE-transactie. Dit kan een nadeel zijn voor bedrijven die een hoog risico op terugboekingen hebben. Opmerking: als het mandaat niet correct is geregeld, niet correct is ondertekend of niet alle wettelijke vereisten bevat, loopt de handelaar een risico van 13 maanden. Dit risico hoeft echter geen nadeel te zijn omdat de handelaar dit gemakkelijk kan beperken door gebruik te maken van een Mandaat Service Provider (MSP) zoals Twikey of door de juiste stappen te volgen, ...

  4. Beperkte valuta-opties: SEPA Direct Debit-betalingen zijn alleen beschikbaar in euro, wat een nadeel kan zijn voor bedrijven die in meerdere valuta's opereren.

  5. Beperkte dekking van landen: SEPA Direct Debit is enkel beschikbaar in 41 landen binnen de SEPA-zone, wat een nadeel kan zijn voor bedrijven die buiten deze zone opereren. Voor internationale bedrijven kan een combinatie met creditcard (Mastercard, Visa), Paypal, Bacs nuttig zijn.

Over het algemeen is SEPA Direct Debit een betrouwbare en kosteneffectieve betaaloptie voor bedrijven die betalingen
van klanten in Europa moeten innen, maar het is mogelijk niet de beste optie voor alle bedrijven. Twikey richt zich op het zo veel mogelijk beperken van deze nadelen.

Slagingspercentage van SEPA Direct Debit

Het slagingspercentage van SEPA Direct Debit-transacties hangt af van verschillende factoren zoals het bedrag van de betaling, de frequentie van de betaling en de betaalgeschiedenis van de klant. Over het algemeen hebben SEPA Direct Debit-transacties een hoog slagingspercentage, met een laag percentage transacties die als onbetaald wordt geretourneerd.

Volgens interviews met verschillende bankinstanties bedroeg het slagingspercentage van SEPA Direct Debit-transacties in 2022 97,06%. Dit betekent dat slechts 2,94% van de transacties als onbetaald of mislukt werd geretourneerd om verschillende redenen, zoals onvoldoende saldo, onjuiste bankgegevens of autorisatieproblemen. Ze scoren dus aanzienlijk beter dan terugkerende creditcards die een afwijzingspercentage hebben van 15% (cijfers uit 2021 in de VS). Binnen Twikey slagen we erin dit percentage naar 99,78% te verhogen, dankzij onze geavanceerde mechanismen.

Terugboekingen van 13 maanden zijn bij Twikey niet bekend (omdat mandaten correct worden geregeld), maar volgens de bankverenigingen lig het percentage wereldwijd tussen 0,5% en 0,3%, afhankelijk van het land. Hoogrisicosectoren die banken niet gemakkelijk goedkeuren, zoals telemarketing, callcenters, datingsites, zijn verantwoordelijk voor een groot deel van de afwijzingen in combinatie met fraudegevallen of bedrijven die failliet gaan.

Slagingspercentage Europese domiciliëring (SDD) met falingsbeheer

Het is vermeldenswaard dat het succespercentage van SEPA Direct Debit-transacties kan worden verbeterd door het volgen van best practices zoals het verkrijgen van correcte klantgegevens, het verifiëren van bankgegevens, het onderhouden van goede communicatie met klanten en het aanbieden van herhaalpogingen, betaalalternatieven en het verzenden van nieuwe mandaatuitnodigingen. Bedrijven moeten er ook voor zorgen dat ze een duidelijk betaalbeleid en -proces hebben om betaalfouten te minimaliseren en het risico van betaalde transacties te verminderen.

Volgens de SDD-software Twikey was het algemene slagingspercentage van SEPA Direct Debit-transacties met professioneel falingsbeheer in 2022 99,78%. Dit betekent dat slechts 0,22% van de transacties faalde en moest worden opgevolgd via een officiële herinnering.

SEPA Direct Debit Consumentenbescherming

SEPA Direct Debit biedt verschillende beschermingsmaatregelen om ervoor te zorgen dat klanten niet worden blootgesteld aan ongeautoriseerde of frauduleuze transacties. Hier zijn enkele van de consumentenbeschermingsmaatregelen die door SEPA Direct Debit worden geboden:

  1. Direct Debit Garantie: de Europese domiciliëring CORE heeft een Direct Debit garantieregeling die ervoor zorgt dat klanten recht hebben op een volledige terugbetaling voor elke ongeautoriseerde of frauduleuze transactie. Klanten kunnen binnen acht weken na de transactiedatum een terugbetaling aanvragen bij hun bank, en de bank moet de klant binnen tien werkdagen terugbetalen. Voor niet-correct afgesloten domiciliëringsmandaten wordt de terugbetalingsperiode uitgebreid naar 13 maanden.

  2. Autorisatieproces: Voordat een SEPA Direct Debit-transactie wordt geïnitieerd, moeten bedrijven schriftelijke of elektronisch ondertekende autorisatie van hun klanten verkrijgen. Deze autorisatie kan op elk moment door de klant worden ingetrokken, wat een extra beschermingslaag biedt tegen ongeautoriseerde transacties.

  3. Transactielimieten: de Zakelijke Europese domiciliëring B2B kan een transactielimiet hebben die voorkomt dat bedrijven hogere bedragen van de rekening van een klant afschrijven. Voor consumenten is het mogelijk om aan te geven dat er geen inningen mogen worden uitgevoerd van een buitenlandse rekening.

  4. Geschillenbeslechting: Als een klant een SEPA Direct Debit-transactie betwist, moet de bank het geschil onderzoeken en binnen een bepaalde termijn een oplossing bieden. Dit zorgt ervoor dat klanten beschermd worden tegen frauduleuze of ongeautoriseerde transacties.

In het algemeen biedt de SEPA Direct Debit sterke consumentenbeschermingsmaatregelen die ervoor zorgen dat klanten niet worden blootgesteld aan ongeautoriseerde of frauduleuze transacties. Klanten moeten zich echter ook bewust zijn van hun verantwoordelijkheden, zoals het veilig bewaren van hun bankgegevens en hun bank op de hoogte stellen van ongeautoriseerde transacties.

Verwerkingstijd van SEPA-betalingen

SEPA-betalingen worden verwerkt via het SEPA realtime bruto-vereffeningssysteem. De verwerkingstijd voor SEPA-betalingen hangt af van verschillende factoren, zoals het type betaling, het tijdstip van de dag waarop de betaling wordt ingediend, en de verwerkingstijd van de bank.

Voor normale SEPA-overschrijvingen, die eenmalige betalingen zijn, is de verwerkingstijd meestal één werkdag, hoewel het, afhankelijk van de bank die betrokken is bij de transactie, tot drie werkdagen kan duren voordat de betaling gecrediteerd wordt op de rekening van de ontvanger. Het instant-systeem werkt sneller en de meeste banken zijn al bezig dit te ondersteunen. Bij het instant-systeem wordt de betaling binnen enkele seconden overgeboekt. Het initiatief ligt echter altijd bij de klant, wat resulteert in een onvoorspelbare betaalervaring.

Voor SEPA Direct Debit-betalingen kan de inning eenmalig of op terugkerende basis worden uitgevoerd. Bij de verwerking van de inningstransactie wordt rekening gehouden met het volgende schema. Wanneer de betaalopdracht vóór de cut-off tijd van de bank wordt geleverd, die afhankelijk is van de bank, zal de inningsdatum dag + 1 zijn. Het ontvangen van de terugkoppeling duurt normaal gesproken dag + 2 en dag + 3.

Het is belangrijk op te merken dat de verwerkingstijd van SEPA-betalingen ook beïnvloed kan worden door feestdagen en weekenden, omdat banken mogelijk geen betalingen verwerken tijdens deze periodes. Bedrijven en particulieren moeten ook bij hun bank nagaan wat de uiterste tijdstippen zijn voor het indienen van SEPA-betalingen, aangezien dit per bank kan verschillen en de verwerkingstijd van de betaling kan beïnvloeden

Over het algemeen worden SEPA-betalingen snel verwerkt, maar het is belangrijk om rekening te houden met de verschillende factoren die de verwerkingstijd van de betaling kunnen beïnvloeden.

SEPA Direct Debit-betalingstermen

SEPA Direct Debit stelt bedrijven in staat rechtstreeks eenmalige of terugkerende betalingen van de rekening van hun klanten te innen. Het tijdstip waarop de inningen gebeuren wordt bepaald door het betaalschema dat met de klant werd afgesproken. Hier zijn enkele van de gebruikelijke termen die worden gebruikt voor SEPA Direct Debit-betalingen:

  • SEPA Inningsdatum: Dit is de datum waarop de betaling moet worden geïnd van de bankrekening van de klant. Deze datum wordt ook wel de Spildatum genoemd.

  • SEPA Vooraankondigingstermijn: SEPA Direct Debit vereist dat bedrijven klanten vooraf op de hoogte stellen voordat een betaling van hun bankrekening wordt geïnd. De vooraankondigingsperiode kan variëren afhankelijk van de betaalfrequentie, maar moet minimaal 14 dagen voor de inningsdatum zijn. Het is mogelijk om van deze 14 dagen af te wijken als dit correct wordt gecommuniceerd, bijvoorbeeld via de algemene voorwaarden of via een factuur.

  • SEPA Betaalcyclus: De betaalcyclus bepaalt hoe vaak de betaling van de bankrekening van de klant wordt geïnd. De betaalfrequentie kan dagelijks, wekelijks, maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks zijn, afhankelijk van de overeenkomst die tussen het bedrijf en de klant werd afgesloten.

  • SEPA terugbetalingsperiode: Voor Europese domiciliëringen waarvoor een domiciliëringsmandaat CORE werd afgesloten hebben klanten het recht om binnen acht weken na de betaaldatum een terugbetaling aan te vragen. De terugbetalingsperiode biedt een extra beschermingslaag voor klanten en zorgt ervoor dat ze elke ongeautoriseerde of frauduleuze transactie kunnen betwisten. In uitzonderlijke gevallen, en indien bewezen, kan deze periode tot 13 maanden worden uitgebreid. B2B-mandaten hebben geen terugbetalingsperiode.

Over het algemeen biedt SEPA Direct Debit bedrijven veel flexibiliteit bij het plannen van de betalingen en stelt het hen in staat betalingen van klanten snel en efficiënt te innen. Het is echter belangrijk ervoor te zorgen dat er timingsvoorwaarden worden overeengekomen tussen het bedrijf en de klant en dat alle noodzakelijke kennisgevingen en vooraankondigingen aan de klanten worden gecommuniceerd om een soepel betaalproces te garanderen.

Betekenis van de gevraagde SEPA inningsdatum

De gevraagde SEPA inningsdatum verwijst naar de opgegeven datum waarop een betaling moet worden geïnd van de bankrekening van de betaler met behulp van de SEPA Direct Debit-regeling. In sommige gevallen wordt deze ook wel de spildatum genoemd.

Bih het initiëren van een SEPA Direct Debit geeft de crediteur (de partij die de betaling ontvangt) de gevraagde inningsdatum op. Dit is de datum waarop hij wenst dat de betaling van de rekening van de klant of betaler wordt gedebiteerd. De gevraagde inningsdatum dient als instructie voor de bank van de betaler om aan te geven op welke datum het inningsproces moet worden gestart.

De gevraagde inningsdatum of spildatum moet rekening houden met de verwerkingstijd van de inningen. Bijvoorbeeld, als een betaalopdracht door een bedrijf op maandagavond wordt ingediend, dan zal de ontvangende bank van de crediteur deze pas op dinsdag kunnen verwerken en kan de gevraagde inningsdatum pas op woensdag plaatsvinden.

Cut-Off Tijd

De Cut-Off Tijd verwijst naar het laatste tijdstip waarop een betaalopdracht kan worden ingediend bij een bank om op dezelfde werkdag te kunnen worden verwerkt. Het is de uiterste tijd waarop een betaalopdracht door de bank ontvangen moet zijn om te worden opgenomen in de batch van betalingen die die dag wordt verwerkt.

De Cut-Off Tijd voor SEPA-betalingen hangt af van de bank, het type betaling en het land waarin de betaling wordt gedaan. Over het algemeen is de Cut-Off Tijd voor Europese domiciliëringen (SDD) vroeger dan voor Europese overschrijvingen (SCT).

Bijvoorbeeld, als de Cut-Off Tijd voor een Europese overschrijving 15:00 uur is, dan zal elke betaalopdracht die na dat tijdstip wordt ingediend, pas de volgende werkdag worden verwerkt (behalve voor Instant overschrijvingen). Het is belangrijk op te merken dat de cut-off tijden ook kunnen variëren voor internationale betalingen of betalingen waarbij meerdere banken betrokken zijn, en dat ze onderhevig kunnen zijn aan extra kosten of verwerkingstijden. Voor domiciliëringen zien we cut off tijden van 9:00 uur tot 13:00 uur.

Het kennen van de cut-off tijd voor SEPA-betalingen is belangrijk voor bedrijven en particulieren opdat hun betalingen tijdig zouden kunnen worden verwerkt. Het niet indienen van een betaalopdracht voor de cut-off tijd kan leiden tot vertragingen bij de verwerking zodat de betaling mogelijk pas de volgende werkdag kan worden bijgeschreven op de rekening van de begunstigde.

Tijdlijn terugkoppeling SEPA Direct Debit-betalingen

De tijdlijn van terugkoppeling voor een SEPA Direct Debit-transactie varieert afhankelijk van de betrokken partijen en het stadium van de transactie. Hier volgt een algemene tijdlijn van terugkoppeling voor een typische SEPA Direct Debit-transactie:

  • Dag 0: De crediteur voert een facturatieronde uit en begint met het voorbereiden van alle inningen.

  • Dag 1: De crediteur dient de SEPA Direct Debit-transactie in bij zijn bank (de crediteurbank) vóór de cut-off tijd.

  • Dag 1: De bank van de crediteur stuurt de SEPA Direct Debit-transactie naar de bank van de debiteur (de debiteurbank) (avond-/nachtverwerking).

  • Dag 2: De bank van de debiteur verwerkt de SEPA Direct Debit-transacties. Als de bank van de crediteur en de bank van de debiteur dezelfde zijn, wordt de rapportage voorbereid.

  • Dag 3: De rapportage die door de bank van de crediteur wordt teruggegeven, vermeldt dat de instructiebatch is afgeleverd + alle informatie die de bank van de crediteur al heeft ontvangen. (in de meeste gevallen is dit de interne informatie waarbij de bank van de crediteur en de bank van de debiteur dezelfde zijn)

  • Dag 4-5: De rapportage van de andere banken komt binnen. Bij internationale transacties kan dit langer duren. Als transacties niet slagen, wordt er een R-bericht aangemaakt. Het meest voorkomende R-bericht is onvoldoende saldo; meestal AM04 of MS03.

  • Dag 5-8 weken: Als de debiteur (de betaler) de transactie betwist of als er een technisch probleem is met de transactie, dan zal de bank van de debiteur een R-bericht sturen naar de bank van de crediteur.

  • Dag 7-8 weken: De bank van de crediteur ontvang het R-bericht van de bank van de debiteur en stuurt het door naar de crediteur (de begunstigde).

Het is belangrijk op te merken dat deze tijdlijnen kunnen variëren afhankelijk van de betrokken banken en de specifieke omstandigheden van de transactie. Bovendien kan in sommige gevallen de terugkoppelingstijdlijn voor een SEPA Direct Debit-transactie korter of langer zijn dan de hierboven beschreven tijdlijn.

Mislukte SEPA Direct Debit-transacties

Als een SEPA Direct Debit-transactie niet kan worden uitgevoerd dan wordt dit via een R-bericht gemeld. Een R-bericht bestaat uit een redencode en een R-type. Er zijn 6 soorten R-berichten (zie volgend onderwerp).

In de meeste gevallen falen SEPA Direct Debit-transacties om de volgende redenen:

  • Onvoldoende saldo: als er op de rekening van de debiteur (de betaler) niet voldoende saldo staat om het transactiebedrag te dekken, kan de transactie mislukken. (Return)

  • Ongeldige bankgegevens: als de crediteur onjuiste of ongeldige bankgegevens invoert, kan de transactie mislukken. (Reject)

  • Autorisatieproblemen: als de debiteur de transactie niet heeft geautoriseerd, kan de transactie mislukken. (Reject)

  • Technische fouten: technische problemen zoals netwerkuitval of softwarefouten kunnen er ook voor zorgen dat SEPA Direct Debit-transacties mislukken. (Reject)

  • De klant is het niet eens: als de debiteur de transactie betwist en een terugbetaling aanvraagt. (Refund of Refusal als dit wordt gedaan vóór de vervaldatum).

  • Geblokkeerde rekening: in sommige gevallen kunnen banken een rekening blokkeren vanwege vermoedelijke fraude of verdachte activiteiten, wat kan leiden tot het mislukken van de SEPA Direct Debit-transactie (Reject).

Wanneer een SEPA Direct Debit-transactie mislukt, zullen de banken van de crediteur en de debiteur meldingen sturen naar de crediteur. De melding geeft de reden voor het falen aan en kan instructies bevatten over hoe het probleem kan worden verholpen en hoe de transactie opnieuw kan worden ingediend.

Welke soorten R-berichten bestaan er?

Er bestaan 6 soorten R-berichten: Revocation, Refusal, Reject, Refund, Reversal en Return.

  1. Revocation: een verzoek van de crediteur of van de bank van de crediteur om de betaalopdracht vóór de vereffening in te trekken/annuleren. De crediteur kan de hele SEPA Direct Debit-batch intrekken/annuleren. Deze instructies moeten uiterlijk op D-1 (doeldag) vóór de cut-off tijd van de bank worden verzonden.

  2. Refusal: een claim geïnitieerd door de debiteur vóór de vereffening om welke reden dan ook, waarin wordt geëist dat een specifieke SEPA Direct Debit-inning niet wordt betaald. Het is mogelijk om de SEPA Direct Debit-inning te weigeren tot 1 dag (bankwerkdag) voor de vervaldatum van de SEPA Direct Debit. Dit werkt alleen wanneer de transactie al enige tijd van tevoren is aangeleverd.

  3. Reject: Een SEPA Direct Debit-inning die niet kan worden uitgevoerd vóór de interbancaire vereffening door de bank van de crediteur of de bank van de debiteur (ongeldig formaat, verkeerde IBAN, rekening gesloten, blokkeringen ingesteld door de debiteur, enz.)

  4. Refund: een verzoek van de debiteur om een terugbetaling van een uitgevoerde SEPA Direct Debit Core-inning binnen specifieke termijnen (tot 8 weken voor geautoriseerde inningen en tot 13 maanden voor niet-geautoriseerde inningen). Wanneer een B2B SDD is gebruikt, is het alleen mogelijk om een terugbetaling te krijgen voor een niet-geautoriseerde inning (bijvoorbeeld geen geldig mandaat). Een terugbetaling ontslaat de debiteur niet van zijn wettelijke verplichting om de crediteur te betalen in geval hij de overeengekomen dienst heeft ontvangen.

  5. Reversal: wordt gebruikt wanneer de crediteur na de Clearing & Settlement vaststelt dan een inning niet had mogen verwerkt wordt en de debiteur de foutieve inning terugbetaald. Dit bericht wordt alleen in uitzonderlijke gevallen gebruikt en houdt hoge risico's in, aangezien de debiteur de transactie mogelijk al heeft geweigerd of terugbetaald.

  6. Return: een SEPA Direct Debit-inning die na interbancaire verrekening wordt afgeleid van de normale uitvoering door de bank van de debiteur bijvoorbeeld in geval van onvoldoende saldo).

Sommige van de communicatieflows bevinden zich in de CAMT, MT94X van de bank (of een lokale variant zoals CODA) (Refusal, Reject, Refund, Return). Reversals en Revocations zijn een bericht van de crediteur aan de bank van de crediteur en worden verzonden via een pain.007.

Zachte SEPA Direct Debit-fouten: onvoldoende saldo

Onvoldoende saldo is de meest voorkomende reden voor het falen van een SEPA Direct Debit-transactie. Dit gebeurt wanneer de rekening van de debiteur niet voldoende saldo heeft om het transactiebedrag te dekken. Wanneer de bank van de debiteur het beschikbare saldo controleert en vaststelt dat er onvoldoende saldo is, zal de transactie mislukken.

Wat zijn de R-codes voor onvoldoende saldo bij SEPA Direct Debit?

Deze R-codes voor onvoldoende saldo worden beschouwd als zachte fouten:

MS03 Reden niet opgegeven. AM04 Onvoldoende saldo

Wat is de werkelijke reden voor de MS03 SEPA R-code?

Hoewel de officiële verklaring "Reden niet opgegeven," is de werkelijke reden in de meeste gevallen 'onvoldoende saldo op de rekening van de debiteur. De bank gebruikt deze foutcode om privacyredenen.

Hoe om te gaan met SEPA Direct Debit-fouten door onvoldoende saldo?

Als er een SEPA Direct Debit-fout optreedt door onvoldoende saldo, moet de handelaar de klant niet doorverwijzen naar de debiteurenafdeling. In feite kunnen tools voor SEPA Direct Debit falingsbeheer de meeste onbetaalde inningen oplossen. Twikey is een SEPA verwerkingssoftware die dit eenvoudig kan activeren. Als dit goed wordt gedaan, kan tot 90,50% van het handmatige opvolgingswerk dat met dit type fout samenhangt, worden uitgespaard.

Hoe SEPA Direct Debit-fouten door onvoldoende saldo voorkomen als handelaar

Als handelaar kan u problemen met onvoldoende saldo bij SEPA Direct Debits voorkomen door de volgende stappen te ondernemen:

  1. Controleer de bankgegevens van de klant: voordat u een SEPA Direct Debit initieert, controleert u of de klant juiste en actuele bankgegevens heeft verstrekt, inclusief zijn rekeningnummer en BIC-code.

  2. Communiceer de betalingsdetails: zorg ervoor dat klanten duidelijke en beknopte betalingsdetails ontvangen, inclusief het bedrag van de betaling, de betaalfrequentie en de vervaldatum van de betaling. Dit zal helpen ervoor te zorgen dat klanten voldoende geld op hun rekening hebben om de automatische inning te dekken. Vergeet ook niet om bij elke factuur vooraf aan te geven dat er transactie gepland is op een bepaalde datum.

  3. Monitor betalingen: Houd uw inningen bij en monitor uw betalingsmeldingen om snel eventuele problemen met onvoldoende saldo te identificeren. Dit stelt u in staat snel actie te ondernemen om het probleem met de klant op te lossen en verstoringen van uw bedrijfsactiviteiten te beperken.

  4. Gebruik betaalverwerkingssoftware: Overweeg het gebruik van betaalverwerkingssoftware zoals Twikey, die het slagingspercentage van SEPA Direct Debit kan verhogen. Het is mogelijk om specifieke functionaliteiten te activeren: frauderegels bij de onboarding, risicoregels op transactieniveau, IBAN switchingdiensten, dagelijks mandaatbeheer, pre-notificaties, specifieke incassodatum per klantprofiel, ... . Dit kan helpen het risico op problemen met onvoldoende saldo te verminderen en u tijd en geld doen besparen.

Door deze proactieve stappen te ondernemen, kunt u helpen voorkomen dat er problemen met onvoldoende saldo optreden bij SEPA Direct Debits en het risico op betalingsverstoringen voor uw bedrijf verminderen.

Harde fouten SEPA Direct Debit: terugvordering/chargeback

Een terugvordering of chargeback voor een SEPA Direct Debit treedt op wanneer een klant een transactie betwist en een terugbetaling aanvraagt bij zijn bank. Dit kan gebeuren wanneer de klant van mening is dat de transactie ongeautoriseerd was, of dat de goederen of diensten niet zoals verwacht werden geleverd. Natuurlijk is het ook mogelijk dat de handelaar te maken heeft met een fraudeur die ten onrechte een terugvordering aanvraagt.

- binnen 8 weken: de debiteur kan het geïnde geld binnen de 8 weken terugvorderen zonder specifieke reden. Dit betekent echter niet dat de schuld verdwijnt; het geeft de debiteur en leverancier tijd om een oplossing te vinden.

- na 8 weken: de debiteur heeft 13 maanden de tijd om de betaling te betwisten. In dit geval moet de debiteur bewijzen dat het mandaat niet correct is afgesloten. Dit betekent bijvoorbeeld dat er geen handtekening op het mandaat staat of dat het mandaat niet de juiste tekst of velden bevat.

Het is belangrijk op te merken dat terugvorderingen een negatieve invloed kunnen hebben op de reputatie en financiële stabiliteit van een handelaar, vooral als ze vaak voorkomen. Om terugvorderingen te voorkomen, kunnen handelaren SEPA Direct Debit verwerkingssoftware zoals Twikey gebruiken. Dit kan helpen het risico op terugvorderingen te verminderen en tijd en geld te besparen.

R-Codes SEPA Direct Debit Terugvorderingen

Worden beschouwd als harde fouten:

  • MD06 Betwiste geautoriseerd transactie. De debiteur heeft de terugbetaling binnen de 8 weken aangevraagd.
  • MS02 De debiteur weigert deze specifieke inning. Deze code kan voor of na de afwikkeling worden ontvangen, afhankelijk van hoe snel de bank van de debiteur reageert.
  • SL01 Specifieke dienst aangeboden door de bank van de debiteur. De crediteur werd door de debiteur geblokkeerd (op de zwarte lijst geplaatst) of het incassobedrag is te hoog.

Hoe terugvorderingen op Europese domiciliëringen oplossen

Als er een terugvordering voor een Europese domiciliëring wordt gevraagd, moet de handelaar de klant niet doorverwijzen naar de debiteurenafdeling. De meeste onbetaalde inningen kunnen via het SEPA Direct Debit falingsbeheer worden opgelost. Twikey is een SEPA Direct Debit verwerkingssoftware die dit gemakkelijk kan opvangen, waardoor de handmatige opvolging die dit type fout vereist met zo'n 57,75% gereduceerd kan worden.

Hoe terugvorderingen voor SEPA Direct Debits voorkomen als handelaar

Om terugvorderingen voor SEPA Direct Debits te voorkomen, kunnen handelaren verschillende proactieve stappen ondernemen:

  1. Communiceer de betalingsdetails duidelijk: Zorg ervoor dat klanten duidelijke en beknopte betalingsdetails ontvangen, inclusief het te betalen bedrag, de betaalfrequentie en de vervaldatum. Dit zorgt ervoor dat klanten de voorwaarden van de transactie begrijpen en vermindert de kans op geschillen.

  2. Verifieer de bankgegevens van klanten: Voordat u een SEPA Direct Debit initieert, verifieert u of de klant nauwkeurige en up-to-date bankgegevens heeft verstrekt inclusief het rekeningnummer en de bankrouteringsinformatie.

  3. Bied uitstekende klantenservice: Reageer snel en professioneel op klantvragen en klachten. Het aanpakken van klantproblemen kan helpen terugvorderingen te voorkomen en uw reputatie te behouden.

  4. Bied terugbetalingen of omruilingen aan: Als een klant niet tevreden is met zijn aankoop of dienst, bied dan een terugbetaling of omruiling aan om het probleem op te lossen voordat het escaleert tot een terugvordering.

  5. Gebruik betalingsverwerkingssoftware: Overweeg het gebruik van betalingsverwerkingssoftware zoals Twikey die het slagingspercentage van SEPA Direct Debits kan verhogen. Het is mogelijk om specifieke functionaliteiten te activeren: frauderegels bij onboarding, risicoregels op transactieniveau, IBAN-switchingdiensten, dagelijks mandaatbeheer, pre-notificaties, specifieke inningsdatum per klantprofiel, enz. Dit kan helpen het risico op terugvorderingen te verminderen en u tijd en geld te besparen.

  6. Uitzonderlijk kan een terugvorderingsaanvraag ook een aanwijzing zijn van fraude: iemand die het IBAN van iemand anders gebruikt. Dit gebeurt meestal wanneer er geen of zwakke verificaties zijn in het mandaatondertekeningsproces.

Deze proactieve stappen kunnen handelaars helpen terugvorderingen te voorkomen en verminderen het risico op betalingsverstoringen en financiële verliezen. Om doeltreffend te kunnen reageren op eventuele klantgeschillen of mogelijke terugvorderingen is het ook belangrijk een duidelijk begrip te hebben van de SEPA Direct Debit regelgeving en procedures voor geschillenbeslechting.

Technische fouten SEPA Direct Debit

Een technische fout bij een SEPA Direct Debit kan optreden om verschillende redenen, zoals ongeldige bankgegevens, onjuiste bankrouteringsgegevens of een probleem met het betalingsverwerkingssysteem. Technische fouten kunnen leiden tot de annulering van de inning of de niet-betaling van de transactie.

Als er een technische fout optreedt, moet de handelaar snel het probleem onderzoeken en samenwerken met de klant om het op te lossen. In sommige gevallen moet de handelaar een nieuwe inning initiëren of de betaling aanvragen via een alternatieve methode.

Het is belangrijk dat handelaren op de hoogte zijn van de SEPA regelgeving en richtlijnen om de naleving ervan te waarborgen en technische fouten te voorkomen. Zij moeten ook nauw samenwerken met hun betalingsverwerkingsprovider en bank om ervoor te zorgen dat zij de meest betrouwbare en veilige betaalmethoden en systemen gebruiken.

R-Codes SEPA Direct Debit MANDAATFOUT

Worden technische fouten beschouwd;

  • AC01 IBAN of IBAN/BIC-combinatie van debiteur is onjuist.
  • AC04 Rekening van de debiteur is opgeheven.
  • AC06 Rekening van de debiteur is geblokkeerd (bijv. bij overlijden/faillissement) of geblokkeerd voor SDD-transacties door de debiteur.
  • AC13 Rekeningtype niet toegestaan voor SEPA Direct Debits.
  • AG01 Rekening niet toegestaan voor SEPA Direct Debits om regelgevende redenen.
  • AG02 Bankbedrijfscode opgegeven in het bericht is niet geldig voor de bank.
  • AM05 Dubbele incasso.
  • BE05 Onjuiste Crediteur Identificatiecode.
  • FF01 Bestandsformaat onvolledig of ongeldig.
  • MD01 Geen geldig mandaat (niet langer geldig, niet correct geregistreerd, ongeldig sequentietype).
  • MD02 Mandaatgegevens ontbreken of zijn onjuist. Er zijn twee FIRST transacties ontvangen voor hetzelfde mandaat.
  • MD07 Debiteur overleden.
  • PY01 Niet routeerbaar. Dit kan gebeuren wanneer de bank van de debiteur geen SDD's afhandelt.
  • RC01 Bankidentificatiecode (BIC) onjuist.
  • RR01 Het rekeningnummer van de debiteur ontbreekt.
  • RR02 De naam en/of het adres van de debiteur ontbreekt.
  • RR03 De naam en/of het adres van de crediteur ontbreekt.

Hoe om te gaan met geannuleerde Europese domiciliëringsmandaten (SDD)

Als u als handelaar geconfronteerd wordt met een terugvorderingsprobleem is het niet raadzaam om de klant onmiddellijk door te verwijzen naar de debiteurenafdeling. In feite kan het SEPA Direct Debit falingsbeheer de meeste onbetaalde inningstransacties oplossen. Twikey is een SEPA Direct Debit verwerkingssoftware die dit falingsbeheer gemakkelijk kan activeren, waardoor u het handmatige werk dat dit soort fout met zich meebrengt met zo'n 70,42% kan reduceren.

Hoe geannuleerde SEPA Direct Debit-mandaten te voorkomen

Om technische fouten met SEPA Direct Debit-mandaten te voorkomen, moeten handelaren ervoor zorgen dat zij nauwkeurige en up-to-date klantgegevens hebben, inclusief de juiste bankrouteringsgegevens. Zij moeten ook een betrouwbaar betalingsverwerkingssysteem gebruiken dat transactieproblemen kan detecteren en signaleren voordat de transactie wordt geïnitieerd.

SEPA Direct Debit Notificaties

SEPA Direct Debit notificaties voor de debiteur, of de klant die de automatische inning autoriseert, bestaan meestal uit:

  1. Pre-notificatie: dit is een kennisgeving die naar de klant wordt gestuurd voordat de inningstransactie wordt geïnitieerd. De pre-notificatie bevat doorgaans details over de betaling, inclusief het te betalen bedrag, de betaaldatum en de naam van de handelaar. Dit wordt meestal gedaan via een factuur of in een contract.

  2. Bevestiging van de SEPA Direct Debit-inning: deze kennisgeving wordt naar de klant gestuurd om te bevestigen dat de inningstransactie is geïnitieerd en dat het geld op de overeengekomen datum van zijn rekening zal worden gedebiteerd.

  3. Wijziging van het SEPA Direct Debit-mandaat: deze kennisgeving wordt naar de klant gestuurd wanneer er wijzigingen worden aangebracht in het mandaat. Dit kunnen wijzigingen zijn in het te betalen bedrag, de betaaldatum of de gegevens van de handelaar.

  4. Terugbetalingsnotificatie: deze kennisgeving wordt naar de klant gestuurd om te bevestigen dat een terugbetaling is geïnitieerd voor een eerdere automatische inningstransactie.

  5. Notificatie mislukte inning: deze kennisgeving wordt naar de klant gestuurd om hem te informeren dat de inningstransactie is mislukt door onvoldoende saldo, onjuiste bankgegevens of andere technische problemen.

  6. Voorafgaande inningsnotificatie: deze kennisgeving wordt naar de klant gestuurd om hem te informeren over een inning die binnenkort op zijn rekening zal worden verwerkt.

Deze SEPA Direct Debit notificaties voor de debiteur zijn belangrijk voor klanten om hun transacties bij te houden en zorgen ervoor dat de betalingen correct kunnen worden verwerkt. Het is belangrijk om de details van de meldingen te bekijken en te bevestigen om ervoor te zorgen dat ze nauwkeurig zijn en contact op te nemen met de handelaar of de bank als er problemen of afwijkingen zijn.

Is pre-notificatie van een SEPA Direct Debit verplicht?

Ja, pre-notificatie van een SEPA Direct Debit-inning is verplicht volgens de SEPA Direct Debit Core Regelgeving. De pre-notificatie moet naar de debiteur (de klant die de automatische inning autoriseert) worden gestuurd minstens 14 dagen vóór de vervaldatum van de betaling. De pre-notificatie moet details over de betaling bevatten, inclusief het te betalen bedrag, de betaaldatum en de naam van de handelaar.

Het doel van de pre-notificatie is de debiteur voldoende tijd te geven om ervoor te zorgen dat er voldoende saldo op zijn rekening staat om de betaling te dekken, en om de handelaar of de bank op de hoogte te stellen in geval van problemen of afwijkingen met de betalingsdetails.

Het is belangrijk dat handelaren ervoor zorgen dat pre-notificaties op tijd worden verzonden en dat de vermelde betalingsdetails nauwkeurig en up-to-date zijn. In de praktijk zien we dat handelaren een factuur met een pre-notificatiedatum gebruiken of van tevoren in hun contract of algemene voorwaarden de planning van de transacties vermelden. De periode van 14 dagen is soms geen realistische manier van werken.

Notificatie van annulering van een SEPA Direct Debit-mandaat

Een SEPA Direct Debit-mandaat kan op elk moment door de debiteur (de klant die de automatische inning autoriseert) worden geannuleerd door contact op te nemen met de handelaar. Aangezien automatische inningen overal in Europa op dezelfde manier worden uitgevoerd, is dit de juiste manier van werken.

Het is een goede praktijk dat de handelaar een annuleringsnotificatie naar de debiteur stuurt na ontvangst van het annuleringsverzoek. Op die manier is er meer vertrouwen dat de handelaar het juiste doet.

Het annuleren van een mandaat is niet hetzelfde als het annuleren van een contract, bijvoorbeeld een abonnement. Als een contract ook moet worden geannuleerd, moet de handelaar op de hoogte worden gesteld. Omgekeerd, als u een abonnement opzegt maar niet vraagt om het mandaat te annuleren, blijft het mandaat 36 maanden actief en kan het onmiddellijk opnieuw worden gebruikt zonder nieuwe handtekening wanneer de diensten opnieuw worden opgepakt.

Notificatie van een SEPA IBAN-wijziging

Als handelaar is het belangrijk om klantinformatie up-to-date te houden om betalingsfouten en terugvorderingen te voorkomen. Als de handelaar op de hoogte is van een IBAN-wijziging voordat de klant hem hiervan op de hoogte stelt, moet de handelaar contact opnemen met de klant om de bijgewerkte IBAN te bevestigen en de noodzakelijke wijzigingen in zijn systeem aan te brengen. Dit gebeurt wanneer er een bankoverstapdienst betrokken is.

Bovendien is het een goede praktijk dat de handelaar een notificatie stuurt naar de klant ter bevestiging dat de SEPA Direct Debit-informatie is bijgewerkt met de nieuwe IBAN. De notificatie moet de volgende informatie bevatten:

  • Bevestiging dat de SEPA Direct Debit-informatie is bijgewerkt met de nieuwe IBAN.

  • Het referentienummer van het SEPA Direct Debit-mandaat.

Door klantinformatie snel bij te werken en een bevestiging van de aanpassing te verstrekken, kunnen handelaren betalingsfouten voorkomen en goede relaties met hun klanten onderhouden.

Vind je dit interessant?

Meer info Nu starten