Mandats SEPA

Qu'est-ce que les mandats de prélèvement automatique SEPA?

Les mandats de prélèvement automatique SEPA ou mandats de domiciliation européenne sont des autorisations données par les payeurs aux bénéficiaires permettant la collecte automatique et récurrente de paiements à partir du compte bancaire du payeur. Ces mandats sont un élément clé du système SEPA Direct Debit, car ils fournissent une méthode officielle et standardisée aux bénéficiaires pour collecter des paiements auprès de leurs clients dans toute la zone SEPA.

Un mandat de prélèvement automatique SEPA comprend généralement les informations suivantes:

1. Texte légal obligatoire défini par l'EPC (European Payments Council)
2. Nom et adresse du payeur et du bénéficiaire
3. Informations bancaires du payeur + BIC optionnel
4. Identifiant créancier SEPA du bénéficiaire
5. Type de mandat : CORE ou B2B
6. Mandat récurrent ou ponctuel (le mandat ponctuel est rarement utilisé)
7. Numéro de référence du mandat
8. Date de signature du mandat
9. Signature du payeur

Une fois qu'un mandat de prélèvement automatique est signé, le bénéficiaire peut transmettre des ordres de paiement à la banque du payeur de manière récurrente, sans que cela nécessite une autorisation supplémentaire. Ceci permet la collecte automatique de paiements, ce qui peut aider à réduire les coûts administratifs et améliorer la trésorerie des entreprises et des organisations.

Le mandat peut être signé hors ligne (sur papier) ou en ligne avec les signatures numériques appropriées. La signature en ligne permet d'ajouter des contrôles supplémentaires au mandat.

Il est important de noter que les mandats de prélèvement automatique SEPA sont régis par des règles et des réglementations strictes. Ces règles sont conçues pour protéger les droits des payeurs et assurer le fonctionnement sûr et fiable du système de prélèvement automatique SEPA.

Législation relative aux mandats SEPA

Le système de prélèvement automatique SEPA est régi par un ensemble de règles et de réglementations établies par le European Payments Council (EPC), en coopération avec les autorités réglementaires nationales et d'autres parties prenantes. Ces règles sont conçues pour assurer le fonctionnement sûr et fiable du système de prélèvement automatique SEPA et protéger les droits des payeurs et des bénéficiaires.

Parmi les principales législations relatives aux mandats de prélèvement automatique SEPA figurent:

1. Règlement (UE) n° 260/2012 : Ce règlement établit le cadre juridique pour SEPA et fixe la date limite de migration vers les systèmes de prélèvement automatique SEPA (SEPA Diret Debit (SDD)) et de virement bancaire SEPA (SEPA Credit Transfer (SCT)) dans l'Union Européenne.
2. EPC SEPA Direct Debit Core Rulebook : Ce règlement définit les règles techniques et opérationnelles pour les transactions de prélèvement automatique SEPA, y compris les exigences pour l'établissement et la gestion des mandats de prélèvements automatique SEPA.
3. EPC SEPA Direct Debit Business-to-Business Rulebook : Ce règlement fournit des règles et des directives supplémentaires pour les transactions de prélèvement automatique SEPA entre entreprises et autres organisations.

En plus de ces règlements, certains pays peuvent avoir leurs propres lois et réglementations relatives aux mandats de prélèvement automatique SEPA. Il est important pour les entreprises et les organisations de se tenir au courant de ces réglementations et de travailler avec leurs banques et prestataires de services de paiement pour assurer la conformité à toutes les exigences pertinentes. Pour rester informé de tous les changements importants, vous pouvez renseigner votre adresse e-mail en bas de cette page.

Informations obligatoires pour les mandats de prélèvement automatique SEPA

Les mandats de prélèvement automatique SEPA nécessitent l'inclusion de certaines informations, telles que définies dans le SEPA Direct Debit Core ou B2B Rulebook du European Payments Council (EPC). Ces informations sont obligatoires et doivent être fournies par le payeur avant que la première transaction de prélèvement automatique SEPA soit initiée.

Les informations obligatoires suivantes doivent être incluses dans les mandats de prélèvement automatiqee SEPA:

1. Texte légal (défini par l'EPC) variant en fonction du type de mandat: Core ou B2B.
2. Identifiant créancier SEPA: Le numéro d'identification unique du créancier, attribué par la banque du créancier.
3. Nom du créancier: Le nom du créancier.
4. Adresse du créancier : L'adresse du créancier.
5. Numéro de mandat: Le numéro d'identification unique du mandat, attribué par le créancier.
6. Date du mandat: La date à laquelle le mandat a été signé par le payeur.
7. Nom du débiteur: Le nom du payeur.
8. IBAN du débiteur: Le numéro de compte bancaire international (IBAN) du compte du payeur.
9. Code d'identification bancaire (BIC) du débiteur: Le BIC de la banque du payeur (optionnel dans la plupart des cas mais recommandé).
10. Fréquence de paiement : Récurrent ou ponctuel.
11. Type de mandat : CORE ou B2B
12. Informations de référence facultatives : Toute information supplémentaire requise par le créancier pour identifier le paiement, telle qu'un numéro de facture ou un numéro de compte client.

En incluant toutes ces informations obligatoires dans les mandats de prélèvement automatique SEPA, les créanciers peuvent s'assurer qu'ils ont l'autorisation nécessaire pour initier des transactions de prélèvement automatique à partir des comptes de leurs clients.

Si les informations ci-dessus ne sont pas reprises dans le mandat, une protection des consommateurs de 13 mois s'applique.

Recueil des règles SEPA (SEPA Rulebook)

Le recueil des règles SEPA est un ensemble de directives et de normes créées par le European Payments Council (EPC) qui régit l'implémentation des systèmes de paiement SEPA. Le recueil des règles SEPA assure la cohérence et l'interopérabilité entre les systèmes de paiement SEPA, y compris mais non limité aux virements SEPA (SEPA Credit Transfer), prélèvements SEPA (SEPA Direct Debit) et les cartes SEPA (SEPA Cards Framework).

Le recueil des règles SEPA définit les droits et obligations des prestataires de services de paiement (PSP), des utilisateurs de services de paiement (PSU) et des autres parties prenantes impliquées dans les transactions de paiement SEPA. Il définit les exigences techniques et commerciales auxquelles les PSP doivent se conformer pour participer aux systèmes de paiement SEPA, y compris les règles pour l'échange de données, les temps de traitement et le règlement.

Les recueils des règles SEPA sont mis à jour régulièrement pour refléter les changements dans le paysage des paiements européens, tels que l'introduction de nouveaux instruments de paiement et les mises à jour des exigences réglementaires. Les PSP et autres parties prenantes doivent rester au courant des dernières versions du recueil des règles SEPA pour assurer la conformité et la participation réussie aux systèmes de paiement SEPA.

Le recueil des règles SEPA peut être consulté sur le site web de l'EPC par toute personne souhaitant en savoir plus sur les systèmes de paiement SEPA et leur implémentation. Vous pouvez trouver l'ensemble complet des recueils des règles SEPA à la page suivante de l'EPC : Sepa Rulebooks

Archivage des mandats SEPA

Les mandats SEPA sont des accords juridiques entre le payeur et le bénéficiaire qui autorisent le bénéficiaire à collecter des paiements à partir du compte bancaire du payeur par l'intermédiaire d'un prélèvement SEPA. Une fois qu'un mandat SEPA est établi, le bénéficiaire peut initier des transactions de prélèvement automatique sur le compte du payeur sans qu'une autorisation supplémentaire pour chaque paiement soit requise.

Étant donné que les mandats SEPA sont des accords juridiques, ils doivent être archivés pendant un certain temps pour se conformer aux exigences réglementaires et pouvoir servir de preuve en cas de litiges ou d'audits. Les exigences d'archivage spécifiques des mandats SEPA peuvent varier en fonction de la juridiction, mais celles-ci exigent généralement que les mandats soient stockés de manière sécurisée et accessibles pendant une période déterminée.

La période de stockage est basée sur deux principes:

1. Le mandat doit être stocké tant que la relation de paiement existe. Donc, lorsqu'une personne est cliente d'un fournisseur de services publics depuis 20 ans, ce fournisseur doit conserver le mandat pendant au moins 20 ans.
2. Lorsque le mandat n'est plus utilisé, il peut encore être utilisé pendant les 36 mois qui suivent. Comme il s'agit d'un "contrat", la législation locale sur le stockage des contrats s'applique. Dans certains pays, cela peut être 10 ans, dans d'autres pays, cela peut être moins (par exemple, 7 ans). Une règle pratique utilisée par de nombreux créanciers est de le conserver 10 ans après la dernière utilisation.

Pour assurer la conformité avec les exigences d'archivage, les créanciers qui gèrent des mandats SEPA doivent mettre en place des systèmes de stockage sûrs et fiables, tels que des solutions d'archivage numérique ou des installations de stockage physique pour les documents papier. Ils doivent également établir des politiques et des procédures claires pour la gestion des mandats SEPA, y compris des procédures pour la récupération et l'accès aux mandats archivés en cas de besoin.

Les mandats signés numériquement doivent être stockés de manière à ce qu'ils ne puissent plus être modifiés.

Mandats SEPA papier

Les mandats SEPA peuvent être signés sur papier.

Dans le cas de mandats SEPA papier, le payeur doit fournir un mandat papier signé au bénéficiaire, l'autorisant à collecter des paiements à partir de son compte bancaire par le biais d'un prélèvement automatique SEPA. Le mandat papier doit contenir toutes les informations obligatoires requises par le système de prélèvement automatique SEPA, telles que le nom et l'adresse du payeur et du bénéficiaire, les informations bancaires du payeur et la référence du mandat.

Une fois que le bénéficiaire a reçu le mandat papier signé, il peut initier des transactions de prélèvement automatique sur le compte du payeur en utilisant le mandat. Le bénéficiaire doit conserver le mandat papier original en dossier (voir les règles dans le sujet précédent).

Bien que les mandats SEPA papier soient toujours acceptés et utilisés par certains payeurs et bénéficiaires, les mandats électroniques deviennent de plus en plus populaires en raison de leur commodité, de leur rapidité, de leur respect de l'environnement et de leur réduction des coûts. Les mandats électroniques peuvent être créés et signés numériquement, éliminant ainsi la nécessité de documents papier et permettant des délais de traitement plus rapides, un archivage et une récupération plus faciles des mandats.

E-mandat : prélèvement automatique sans papier et signatures numériques

Un e-mandat, également connu sous le nom de mandat de prélèvement automatique sans papier, est une autorisation électronique permettant à un bénéficiaire de collecter des paiements à partir du compte bancaire d'un payeur par le biais d'un prélèvement automatique SEPA. Les e-mandats sont créés, signés et gérés électroniquement, éliminant ainsi la nécessité de documents papier et permettant des délais de traitement plus rapides et une efficacité accrue.

Avec les e-mandats, les payeurs peuvent autoriser des transactions de prélèvement automatique en ligne ou via des appareils mobiles, sans avoir besoin d'imprimer, de signer manuellement et d'envoyer des mandats papier. Le processus d'e-mandat implique généralement que le payeur remplisse un formulaire en ligne avec ses coordonnées bancaires, qui est ensuite authentifié à l'aide d'un processus d'authentification à deux facteurs sécurisé.

Les e-mandats offrent plusieurs avantages par rapport aux mandats papier, notamment des délais de traitement plus rapides, une réduction des coûts administratifs, une précision améliorée et une commodité accrue pour les payeurs et les bénéficiaires. Ils offrent également une plus grande sécurité et protection contre la fraude, avec des protocoles de cryptage et d'authentification avancés.

Pour implémenter les e-mandats, les bénéficiaires doivent eux-mêmes mettre en place un processus de signature sûr et sécurisé ou travailler avec un prestataire de services de mandat tiers qui propose des solutions d'e-mandat. Le bénéficiaire doit également se conformer aux réglementations et normes pertinentes régissant les e-mandats, telles que le Règlement du Système de prélèvement automatique SEPA CORE de l'European Payments Council et le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

De nombreux commerçants n'implémentent pas les e-mandats SEPA de manière correcte. Tous ces mandats sont soumis à un droit de remboursement de 13 mois. La banque facturera également le commerçant si un mandat n'a pas été correctement mis en place et que le client final se plaint.

Un e-mandat correct est signé avec l'authentification forte du client (Strong Customer Authentication (SCA)) et contient toutes les informations requises pour les mandats papier. Dans le cadre d'un e-mandat, la SCA exige qu'au moins deux des trois facteurs ci-dessous soient remplis:

• Quelque chose que vous savez (facteur de connaissance): Cela fait référence à quelque chose que le client connaît, tel qu'un mot de passe ou un code PIN.
• Quelque chose que vous possédez (facteur de possession): Cela fait référence à quelque chose que le client possède, tel qu'un appareil mobile ou une carte à puce.
• Quelque chose que vous êtes (facteur d'hérédité): Cela fait référence à quelque chose que le client est, tel que des données biométriques comme une empreinte digitale ou une reconnaissance faciale.

Une fois qu'une signature est apposée de cette manière, le commerçant doit pouvoir prouver (même 10 ans plus tard) qu'elle a été signée de manière correcte et n'a pas été modifiée par la suite. Lorsqu'un mandat continue à être utilisé, il est également requis de prouver la non-répudiation, même 20 ans plus tard.

Les banques deviennent de plus en plus réticentes à accepter les commerçants qui ne veulent pas se conformer à ces règles lors de l'activation numérique des e-mandats.

Avantages des mandats sans papier ou e-mandats

Il existe plusieurs avantages à utiliser des mandats sans papier, également appelés e-mandats, par rapport aux mandats papier traditionnels. Voici quelques-uns des principaux avantages:

1. Commodité: Les e-mandats peuvent être créés et signés en ligne ou via un appareil mobile, éliminant ainsi la nécessité d'imprimer, de signer et d'envoyer des formulaires papier. Cela rend le processus plus pratique pour les payeurs et les bénéficiaires.
2. Rapidité: Les e-mandats peuvent être traités plus rapidement que les mandats papier, car il n'est pas nécessaire d'attendre la réception et le traitement des documents physiques.
3. Économies de coûts: Les e-mandats peuvent économiser de l'argent sur les coûts administratifs associés au traitement des mandats papier, tels que l'impression, l'envoi et le stockage. Pour les mandats B2B, une visite obligatoire à la banque est évitée lorsqu'elle est effectuée entièrement numériquement.
4. Moins d'erreurs: Les mandats sans papier peuvent réduire les erreurs associées à la saisie manuelle des données et au traitement basé sur le papier.
5. Sécurité renforcée : Les e-mandats sont généralement plus sécurisés que les mandats papier, car ils utilisent des protocoles de cryptage et d'authentification avancés pour protéger les informations sensibles. (par ex. itsme, iDIN, emachtiging...)
6. Meilleur suivi: Les e-mandats peuvent offrir un meilleur suivi et une meilleure visibilité dans le processus de paiement, permettant aux bénéficiaires de suivre le statut des paiements et de réconcilier les paiements plus efficacement.

Dans l'ensemble, les mandats sans papier peuvent offrir des avantages significatifs par rapport aux mandats papier traditionnels, notamment une plus grande commodité, rapidité, économies de coûts et sécurité. Ainsi, de plus en plus d'entreprises adoptent les e-mandats comme moyen de rationaliser leurs processus de paiement et d'améliorer leur efficacité.

Mandats de prélèvement automatique SEPA multi-canaux

Les mandats de prélèvement automatique SEPA multi-canaux font référence à la possibilité de créer et de gérer des mandats via plusieurs canaux, tels que des portails en ligne, des applications mobiles ou des formulaires papier. Cela permet aux bénéficiaires d'offrir une variété d'options aux payeurs, rendant le processus de paiement plus pratique et plus accessible.

Par exemple, un bénéficiaire peut offrir un formulaire papier pour les payeurs qui préfèrent remplir et signer un document physique, un portail en ligne pour les payeurs qui préfèrent compléter le processus électroniquement, et une application mobile pour les payeurs qui préfèrent gérer les paiements sur leur smartphone ou tablette.

Les mandats de prélèvement automatique SEPA multi-canaux peuvent aider à augmenter l'utilisation des paiements par prélèvement automatique, car ils permettent aux bénéficiaires d'offrir un plus large éventail d'options aux payeurs, ce qui permet à ces derniers d'organiser et de gérer leurs paiements plus facilement. Cela peut finalement conduire à des taux d'acceptation des paiements plus élevés, à une satisfaction accrue des clients et à une meilleure trésorerie pour les entreprises.

Mandats de prélèvement automatique SEPA via site Web ou dans un portail client

Les mandats de prélèvement automatique SEPA peuvent être créés et gérés via le site Web d'un bénéficiaire en utilisant des e-mandats. Les e-mandats sont des versions électroniques des mandats de prélèvement automatique SEPA qui peuvent être complétés et signés en ligne, sans avoir besoin de formulaires papier.

Pour configurer des mandats de prélèvement automatique SEPA via un site Web, les bénéficiaires peuvent intégrer une solution d'e-mandat dans leur site Web, permettant aux payeurs de créer et gérer facilement leurs mandats en ligne. Cela peut être fait via une interface sécurisée et conviviale qui guide le payeur à travers le processus de création de mandat.

Le processus consiste généralement pour le payeur à compléter ses informations personnelles et bancaires, à fournir son consentement pour configurer le mandat, et à signer électroniquement le mandat en utilisant une authentification forte du client (SCA) pour appliquer sa signature numérique (par ex. itsme, iDIN, etc.) ou un mot de passe à usage unique envoyé à son appareil mobile.

Une fois le mandat configuré, le bénéficiaire peut l'utiliser pour initier des paiements par prélèvement automatique à partir du compte bancaire du payeur, selon le calendrier de paiement convenu. Si un portail client est utilisé, cette page peut également inclure un historique des paiements ou la possibilité de modifier les informations du mandat (par exemple, l'IBAN).

La configuration de mandats de prélèvement automatique SEPA via un site Web peut offrir plusieurs avantages, tels que la réduction des formalités administratives, la rationalisation du processus de création de mandat et l'amélioration de l'expérience client globale. Cela peut également aider les entreprises à gagner du temps et des ressources en automatisant le processus de gestion des mandats, conduisant à une efficacité et une précision accrues.

Mandats de prélèvement automatique SEPA via un point de vente (POS)

Les mandats de prélèvement automatique SEPA peuvent également être configurés et gérés via un système de point de vente (POS). Il s'agit ici d'un terminal de paiement ou d'un appareil utilisé pour traiter les paiements dans un magasin physique ou un lieu.

Pour configurer des mandats de prélèvement automatique SEPA via un système POS, le bénéficiaire peut intégrer une solution de gestion de prélèvement automatique dans son système, permettant aux clients de créer et de gérer leurs mandats au moment de l'achat en magasin.

Le processus consiste généralement en la saisie des informations personnelles et bancaires dans le système POS par le commerçant. Le consentement du client est idéalement également obtenu à ce moment-là (par exemple, via un mot de passe à usage unique envoyé à son appareil mobile).

Une fois le mandat configuré, le client peut consulter et gérer ses détails de mandat via le portail client du bénéficiaire ou en contactant l'équipe de support client du bénéficiaire.

Mandats de prélèvement automatique SEPA via une invitation par e-mail

Les mandats de prélèvement automatique SEPA peuvent également être configurés via une invitation par e-mail. Cela implique l'envoi d'un e-mail aux clients les invitant à configurer un mandat pour des paiements récurrents.

L'e-mail contient généralement un lien vers une page Web où les clients peuvent saisir leurs informations personnelles et bancaires, fournir leur consentement pour configurer le mandat et signer électroniquement le mandat en utilisant une authentification forte du client (SCA) pour appliquer leur signature numérique (par ex. itsme, iDIN, etc.) ou un mot de passe à usage unique envoyé à leur appareil mobile.

En général, cela peut être combiné avec des "campagnes" par e-mail visant à convertir un maximum de clients.

La configuration de mandats de prélèvement automatique SEPA via une invitation par e-mail peut offrir plusieurs avantages, tels que fournir aux clients un moyen rapide et pratique de configurer et de gérer leurs mandats, réduire le besoin de formulaires papier et de traitement manuel, et améliorer l'expérience client globale. Cela peut également aider les entreprises à gagner du temps et des ressources en automatisant le processus de gestion des mandats, conduisant à une plus grande efficacité et précision. Cependant, il est important de s'assurer que l'invitation par e-mail est conforme au règlement RGPD et que les informations personnelles des clients soient stockées et protégées de manière sécurisée.

Mandats de prélèvement automatique SEPA via paiement en ligne

Les mandats de prélèvement automatique SEPA peuvent également être configurés via des paiements en ligne. Cela implique l'intégration du processus de configuration du mandat dans le flux de paiement d'une boutique en ligne ou d'une passerelle de paiement.

Lorsqu'un client initie un achat, il se voit proposer l'option de payer en utilisant une méthode de paiement unique. Cela est parfois également appelé l'option de vérification à 1 ou 2 centimes. S'ils choisissent cette option, ils sont redirigés vers une page de paiement sécurisée où ils peuvent saisir leurs informations personnelles et bancaires, accepter le paiement et en même temps configurer le mandat. De nombreux prestataires de services de paiement proposent ce service, mais il est très exceptionnel que le mandat soit négocié de la bonne manière. Dans la plupart des cas, les exigences légales ne sont pas remplies (comme l'affichage de tous les détails du mandat) et l'application d'une véritable signature numérique. Les banques sont très réticentes à accepter cette méthode de signature. Si le client final ou la banque peut prouver que toutes les exigences ne sont pas remplies, un remboursement de 13 mois est possible.

Une fois le mandat configuré, le client doit pouvoir consulter et gérer ses détails de mandat via le portail client du bénéficiaire ou en contactant l'équipe de support client du bénéficiaire.

Mandats de prélèvement automatique SEPA Core

Les mandats de prélèvement automatique SEPA Core sont le type de mandat le plus couramment utilisé pour les paiements récurrents dans la zone euro et peuvent être utilisés pour les consommateurs et les entreprises. Ce mandat permet au créancier de collecter automatiquement des paiements à partir du compte du débiteur. Le débiteur doit autoriser le créancier à initier le paiement en signant un mandat. Le mandat contient toutes les informations pertinentes sur le paiement, telles que le montant, la fréquence et la date de paiement.

Les mandats de prélèvement automatique SEPA Core peuvent être utilisés pour des paiements uniques ou récurrents, et peuvent être utilisés pour des transactions consommateurs ou professionnelles.

Les mandats de prélèvement automatique SEPA Core sont plutôt sûrs car ils offrent une bonne protection des consommateurs. Toutes les transactions de prélèvement automatique SEPA Core peuvent être contestées pendant une période de 8 semaines sans que des questions soient posées. La majorité des banques proposent même cette option dans leur application bancaire en ligne. Si le mandat n'est pas négocié correctement, la période de remboursement est de 13 mois.

C'est quelque chose qui n'est pas toujours connu du grand public. Twikey a mené une enquête en collaboration avec l'Université de Gand en Belgique et il s'est avéré que plus de 87 % de la population ne le savait pas !

Que faire lors du passage d'une banque à l'autre? Un service de mobilité bancaire peut-il aider ?

Oui, dans certains pays (comme la Belgique), le service de mobilité bancaire permet d'informer le commerçant qu'un client est passé d'une banque à l'autre et l'informe également du changement des informations du mandat si le client final a choisi de les transférer.

Une nouvelle signature n'est pas nécessaire dans ce cas.

Idéalement, le back-office du bénéficiaire en tiendra compte. Si le bénéficiaire utilise un prestataire de services de mandat, ce dernier peut établir la connexion sans que cela nécessite une configuration supplémentaire.

Signatures légales pour les mandats SEPA Core

Pour les mandats SEPA Core, une signature légale est requise pour autoriser le paiement. La signature peut être sous forme électronique ou papier et doit être fournie par le débiteur, le titulaire du compte qui autorise le paiement.

Dans le cas des mandats papier, la signature du débiteur doit être physiquement apposée sur le formulaire de mandat. Pour les mandats électroniques, diverses options sont disponibles en fonction du pays et de la banque. Ces options incluent l'utilisation d'une signature numérique, la fourniture d'une copie scannée d'un mandat signé, ou l'utilisation d'un processus d'authentification en ligne pour vérifier l'identité du débiteur et son intention d'autoriser le paiement. (tant que cela est conforme aux règles de l'authentification forte du client (SCA)).

Mandats de prélèvement automatique SEPA B2B

Les mandats de prélèvement automatique SEPA B2B (Business-to-Business) sont utilisés pour les transactions commerciales entre entreprises. Contrairement aux mandats de prélèvement automatique SEPA Core, qui peuvent être utilisés pour des transactions de consommation ou commerciales, les mandats B2B nécessitent un enregistrement auprès de la banque avant l'exécution d'une première collecte et sont soumis à moins de réglementations de protection des consommateurs. Une fois qu'une collecte B2B a été effectuée et que l'argent a été transféré du payeur au bénéficiaire, il n'y a aucun droit de remboursement.

Les mandats B2B sont beaucoup utilisés dans des secteurs tels que la location, le carburant, le prêt entre particuliers, la livraison de marchandises, l'intérim.

Soumettre un mandat de prélèvement automatique SEPA B2B via la banque

La soumission d'un mandat de prélèvement automatique B2B via la banque comprend plusieurs étapes. Voici un aperçu général du processus :

1. Créer un formulaire de mandat correct: Le mandat doit être établi conformément aux règles EPC relatives à la création d'un mandat B2B. Il contient les textes légaux nécessaires et les champs obligatoires.
2. Remplir le formulaire de mandat: Une fois que vous avez le formulaire de mandat, vous devrez le remplir avec toutes les informations nécessaires. Assurez-vous de vérifier tous les détails et que tout soit exact et à jour.
3. Soumettre le formulaire de mandat: Une fois le formulaire de mandat rempli, le payeur devra le soumettre à sa banque. Vous pouvez généralement le faire en personne dans une agence bancaire. Très exceptionnellement, certaines banques permettent également de soumettre le formulaire en ligne via leur plateforme bancaire.
4. Attendre l'approbation: Après avoir soumis le formulaire de mandat, la banque l'examinera pour s'assurer que toutes les informations sont correctes et complètes. Une fois le mandat enregistré auprès de la banque, votre compte peut faire l'objet de collectes.
5. Informer le bénéficiaire: Tant que le créancier n'est pas informé, il ne peut pas vraiment effectuer des collectes. Le créancier peut deviner, mais sans informations supplémentaires, ce processus ne fonctionne pas vraiment.

Mandats de prélèvement automatique SEPA B2B en ligne

Les mandats de prélèvement automatique SEPA B2B en ligne sont une version numérique du formulaire de mandat papier qui peut être complété et signé électroniquement. Cette option permet aux entreprises de créer, gérer et stocker en toute sécurité des mandats en ligne sans avoir besoin de documents physiques.

En Europe, il n'y a qu'un seul acteur offrant ce service à l'échelle transfrontalière (Twikey). Aux Pays-Bas, il existe quelques acteurs qui adhèrent au standard local NL-NL.

En Europe, la liste des banques acceptant les mandats électroniques B2B est très limitée : seuls BNP Paribas Fortis, ING (BE et NL), KBC, Belfius, CBC, Bank Van Breda, Crelan, VDK, ABN-Amro et Rabobank peuvent offrir des mandats électroniques B2B.

Voici comment configurer un mandat de prélèvement automatique SEPA B2B en ligne :

1. Choisissez un fournisseur d'e-mandats: Vous devez choisir un fournisseur d'e-mandats autorisé à offrir ce service. Il existe plusieurs fournisseurs, alors cherchez-en un qui réponde à vos besoins commerciaux. (Par exemple, quels pays souhaitez-vous couvrir?).
2. Personnalisez votre e-mandat : Votre fournisseur d'e-mandats vous fournira un modèle que vous pouvez personnaliser avec vos coordonnées et votre image de marque. Vous devrez saisir le nom et l'adresse du débiteur et du créancier, ainsi que les coordonnées bancaires et les montants de paiement.
3. Envoyez l'e-mandat pour signature : Une fois que vous avez personnalisé votre e-mandat, vous pouvez l'envoyer au débiteur pour signature. Il recevra un e-mail contenant un lien vers l'e-mandat et pourra le signer électroniquement à l'aide de son ordinateur ou de son appareil mobile (ou le client peut le signer dans un portail ou sur un site Web).
4. Signature par le client : L'e-mandat est signé par le client. Le fournisseur d'e-mandats vérifiera la signature pour s'assurer qu'elle est authentique. Il stockera également l'e-mandat en toute sécurité sur sa plateforme.
5. Le fournisseur d'e-mandats s'occupera de la communication avec la banque pour une vérification et une inscription correctes.
6. Une fois approuvé, vous pouvez commencer à utiliser les e-mandats : avec l'e-mandat signé et vérifié, vous pouvez commencer à gérer des paiements automatiques SEPA B2B.

Assurez-vous de travailler avec un fournisseur autorisé et que vos e-mandats répondent à toutes les exigences nécessaires.

Mandats SEPA B2B sur papier

Un mandat de prélèvement automatique SEPA B2B sur papier est un document physique qui contient toutes les informations nécessaires pour configurer un prélèvement automatique, y compris le nom et l'adresse du débiteur (la partie qui paiera le prélèvement automatique), le créancier (la partie qui recevra le paiement) et les coordonnées bancaires pertinentes.

Voici les étapes pour configurer un mandat de prélèvement automatique SEPA B2B sur papier :

1. Obtenez le formulaire de mandat: vous pouvez obtenir un exemple de formulaire de mandat auprès de votre banque ou le télécharger sur leur site Web. Assurez-vous d'obtenir le formulaire correct, car il existe différents formulaires de mandat pour différents types de transactions de prélèvement automatique SEPA (CORE et B2B).
2. Remplissez le formulaire de mandat: remplissez le formulaire de mandat avec toutes les informations nécessaires, y compris le nom et l'adresse du débiteur et les coordonnées bancaires.
3. Signature du formulaire de mandat: une fois le formulaire de mandat rempli, il doit être signé par le débiteur sur papier.
4. Le débiteur doit aller à sa banque: lorsqu'un mandat de prélèvement SEPA B2B est rempli, le débiteur doit le remettre à sa banque. Dans la plupart des cas, il s'agit d'un processus physique.
5. Attendre l'approbation: après la remise du formulaire de mandat, votre banque l'examinera pour s'assurer que toutes les informations sont correctes et complètes. Une fois le formulaire approuvé, le prélèvement automatique sera configuré et vous pourrez commencer à l'utiliser pour effectuer des collectes. Le débiteur doit informer le créancier qu'il a effectué l'action.
6. Croissez les doigts et testez: lorsque le créancier est informé de l'enregistrement, il doit initier, dès que possible, une première transaction pour vérifier que le mandat ait réellement été enregistré.

Il est important de noter que les mandats de prélèvement automatique SEPA B2B sont soumis à des règles et réglementations spécifiques, alors familiarisez-vous avec ces exigences avant de soumettre le formulaire. Conservez également le formulaire de mandat signé original dans un endroit sûr, car il peut servir de pièce de référence à l'avenir.

Qu'est-ce qui peut mal se passer avec un mandat B2B sur papier ?

Nous devons vous décevoir, mais beaucoup de choses peuvent mal tourner avec un mandat B2B sur papier. Voici les erreurs les plus courantes:

1. Le débiteur a suivi une mauvaise procédure.
2. Le débiteur n'est jamais allé à la banque.
3. L'employé de la banque ne connaît rien des prélèvements automatiques B2B et prétend que son intervention n'est plus nécessaire, ce qui est seulement vrai pour les prélèvements automatiques CORE.
4. L'employé de la banque ou le débiteur se sont trompés en tapant la référence du mandat. Ils ont par exemple mélangé un 0 et un O 😉
5. Le débiteur a abandonné car il ne trouve pas d'agence bancaire pour enregistrer son mandat.

Nous avons rencontré des cas où un débiteur a mis 8 mois et 8 visites à la banque pour faire enregistrer son mandat. De plus, l'empreinte CO2 de ce processus manuel est énorme.

Twikey a pour mission de convaincre toutes les banques européennes de travailler avec elle. Elles peuvent rejoindre l'écosystème Twikey gratuitement. Si vous êtes une banque et n'êtes pas connecté à Twikey, veuillez nous contacter.

Signatures légales pour les e-mandats de prélèvement automatique SEPA B2B

Pour les e-mandats de prélèvement automatique SEPA B2B, la signature électronique doit répondre aux exigences définies dans le Règlement européen eIDAS et la législation locale, qui définissent le cadre juridique pour les signatures électroniques dans l'Union européenne. Enfin, la banque doit accepter le type de signature électronique.

Il existe trois types de signatures électroniques :

1. Signature électronique simple (SES) : Une SES est toute signature électronique qui n'est ni avancée ni qualifiée. Cela pourrait être une image scannée d'une signature manuscrite, un nom tapé ou une case à cocher.
2. Signature électronique avancée (AES) : Une AES est une signature électronique qui répond à des exigences techniques spécifiques et est liée de manière unique au signataire. Elle doit également être capable d'identifier toute modification ultérieure apportée au document signé.
3. Signature électronique qualifiée (QES) : Une QES est une signature électronique avancée qui est créée à l'aide d'un certificat numérique qualifié, délivré par un prestataire de services de confiance. Elle offre le plus haut niveau de garantie et de validité juridique.

Pour les e-mandats de prélèvement automatique SEPA B2B, une AES ou une QES est requise pour la signature du débiteur. Le prestataire d'e-mandats doit fournir les outils nécessaires pour créer et vérifier les signatures électroniques. Ces signatures doivent être stockées en toute sécurité et conservées pendant au moins 10 ans après la dernière transaction de paiement.

Il est important de s'assurer que la méthode de signature électronique utilisée répond aux exigences légales pour garantir que l'e-mandat soit juridiquement valide et exécutable. De plus, la banque doit l'accepter. Ceci est typiquement quelque chose que Twikey a convenu avec les banques.

Pays-Bas: utilisation du protocole eMachtiging pour signer des prélèvements automatiques SEPA

Aux Pays-Bas, une dénomination spécifique est utilisée pour le protocole d'e-mandat officiel. Il est appelé "eMachtiging" ou parfois également "Digitaal incassomachtigen". C'est un terme néerlandais qui fait référence à une autorisation de prélèvement automatique numérique.

Le processus de configuration d'un eMachtiging comprend les étapes suivantes:

1. L'entreprise ou l'organisation demandant un mandat envoie au client une demande de configuration d'une autorisation de prélèvement automatique numérique.
2. Le client se connecte à son compte bancaire en ligne et autorise le mandat en se connectant simplement à l'application bancaire en ligne et en confirmant le mandat.
3. Confirmation : il y a une confirmation immédiate de la banque.

Il est important de noter que le client a le droit d'annuler ou de modifier, d'altérer la limite maximale de l'eMachtiging numérique à tout moment.

Seul point négatif : pour les B2B, seules 3 banques aux Pays-Bas acceptent ce flux: ABN-Amro, ING et Rabobank. Pour les mandats CORE, il y a plus de banques : Regiobank, SNS Bank, ASN, Triodos bank. Pour les autres banques, d'autres alternatives doivent être suivies.

Belgique : utilisation de itsme pour signer un e-mandat de prélèvement automatique SEPA

Il est possible d'utiliser l'application itsme pour signer des e-mandats pour des transactions de prélèvement automatique SEPA. L'application itsme est un service d'identité numérique qui permet aux utilisateurs d'authentifier leur identité de manière sécurisée et de signer des documents en utilisant un appareil mobile.

Pour signer un e-mandat de prélèvement automatique SEPA avec itsme, les débiteurs doivent d'abord télécharger et s'inscrire à l'application itsme. Ils doivent prouver leur identité en utilisant leur eID belge, leur carte bancaire ou leur téléphone mobile. Une fois enregistrés, ils peuvent utiliser l'application pour signer des e-mandats pour des transactions de prélèvement automatique SEPA avec des créanciers participants.

Lorsque le créancier envoie l'e-mandat au débiteur, ce dernier reçoit une notification dans l'application itsme. Il peut alors ouvrir la notification et utiliser l'application pour signer en toute sécurité l'e-mandat en utilisant son identifiant itsme. L'e-mandat signé est ensuite renvoyé pour traitement au créancier via la plateforme du prestataire de services d'e-mandats. Twikey est le premier acteur et leader du marché en Belgique à soutenir cette méthode.

Utiliser eID pour signer un e-mandat de prélèvement automatique SEPA

Il est possible d'utiliser eID pour signer des e-mandats pour des transactions de prélèvement SEPA. Une eID, ou identification électronique, est une identité digitale sécurisée qui permet aux utilisateurs d'authentifier leur identité en ligne.

Pour signer un e-mandat de prélèvement automatique SEPA en utilisant une eID, le débiteur doit d'abord disposer d'une eID valide émise par son gouvernement national ou un autre prestataire autorisé. Ils peuvent ensuite utiliser l'eID pour signer électroniquement l'e-mandat en utilisant une méthode de signature électronique sécurisée et approuvée conforme aux exigences de l'eIDAS.

Lorsque le créancier envoie l'e-mandat au débiteur, le débiteur reçoit une notification via la plateforme du prestataire de services d'e-mandats. Il peut alors utiliser son identifiant eID pour signer l'e-mandat en toute sécurité. L'e-mandat signé est ensuite renvoyé pour traitement au créancier via la plateforme du prestataire de services d'e-mandats.

Il est important de noter que l'utilisation d'eID pour la signature d'e-mandats peut être soumise à des réglementations et des exigences spécifiques, selon le pays. Par conséquent, il est recommandé de consulter les autorités ou institutions financières compétentes pour s'assurer de la conformité avec toutes les réglementations et exigences requises.

Gestion quotidienne des mandats SEPA

La gestion quotidienne des mandats SEPA implique plusieurs tâches et responsabilités clés, notamment:

1. Collecte et stockage des mandats : Le créancier doit collecter et stocker tous les mandats SEPA reçus des débiteurs de manière sécurisée. Cela inclut les mandats papier et électroniques.

2. Vérification des mandats : Le créancier doit vérifier que chaque mandat contient toutes les informations requises et est signé par le débiteur en utilisant une méthode de signature électronique approuvée ou une signature manuscrite (pour les mandats papier).

3. Mise à jour des mandats : Le créancier doit mettre à jour la base de données des mandats SEPA chaque fois qu'il y a un changement dans les détails du mandat, tel que le compte IBAN. Conformément aux règles SEPA, un message de confirmation supplémentaire contenant les détails de ce changement doit être remis à l'utilisateur final.

4. Mise à jour des mandats lorsqu'un service de mobilité bancaire signale un changement: certains pays disposent d'un tel service. Ces informations doivent être reprises dans les mandats.

5. Annulation des mandats : Le créancier doit annuler tous les mandats qui ne sont plus valides (après 36 mois de non-utilisation) ou lorsque le client final le demande. Cela n'est pas nécessairement obligatoire lors de l'arrêt d'un contrat, mais cela constitue une bonne pratique.

6. Initiation des transactions de prélèvement automatique : Le créancier doit utiliser des mandats SEPA valides pour initier des transactions de prélèvement automatique avec la banque du débiteur. Cela inclut également l'interprétation correcte des retours de la banque.

7. Résolution des litiges : Le créancier doit gérer tout litige ou erreur lié aux transactions de prélèvement automatique SEPA, tels que des montants de paiement incorrects ou des transactions non autorisées. Cela peut impliquer de communiquer avec la banque du débiteur, le débiteur ou d'autres parties impliquées dans la transaction.

Il est important que le créancier dispose de processus et de procédures clairs pour la gestion quotidienne des mandats SEPA afin d'assurer la conformité aux exigences réglementaires et de minimiser le risque d'erreurs ou de litiges. L'utilisation d'un logiciel de gestion de mandats SEPA fiable et sécurisé peut également aider à rationaliser ces tâches et à réduire le risque d'erreurs.

Mise à jour de l'IBAN du mandat de prélèvement automatique SEPA

Si vous devez mettre à jour l'IBAN associé à un mandat de prélèvement automatique SEPA, vous devrez suivre certaines étapes pour vous assurer que la mise à jour est effectuée correctement et légalement. Voici les étapes à parcourir:

1. Assurez-vous d'avoir le consentement du débiteur : Avant de mettre à jour l'IBAN associé à un mandat de prélèvement automatique SEPA, vous devez vous assurer que vous avez le consentement du client pour le faire. Cela peut se faire par e-mail, un appel téléphonique enregistré ou un autre outil permettant de prouver ce consentement. Aucune signature n'est requise. Une exception: si la banque vous informe du changement dans le cadre d'un service de mobilité bancaire, ce consentement n'est pas nécessaire.

2. Mettez à jour les informations du mandat: Une fois que vous avez obtenu la demande du débiteur, vous devez mettre à jour les informations du mandat avec le nouvel IBAN. Cela peut impliquer l'utilisation d'un logiciel de gestion de mandats SEPA pour effectuer la mise à jour.

3. Informez la banque du débiteur: Une fois les informations du mandat mises à jour, vous devez informer la banque du débiteur du changement de l'IBAN associé au mandat. Cela se fait généralement en utilisant un format de message standardisé, tel qu'un message pain.008 avec un message de changement. Il est également possible de déléguer ce flux plus complexe à un logiciel de gestion de mandats SEPA.

4. Informez le débiteur: Informez ou confirmez le changement au débiteur. Cela peut se faire par e-mail, via un portail ou par d'autres canaux de communication habituels avec le client final.

Pour un mandat de prélèvement SEPA B2B, il est recommandé de signer un tout nouveau mandat avec une nouvelle référence de mandat. Toutes les banques ne sont pas en mesure de mettre à jour les informations du mandat en interne.

Annulation d'un mandat de prélèvement SEPA en tant que commerçant

Si vous devez annuler un mandat de prélèvement SEPA, vous devrez suivre certaines étapes pour vous assurer que l'annulation est effectuée correctement et légalement. Voici ce que vous devez faire:

1. Informez le débiteur: Lors de l'annulation d'un mandat de prélèvement automatique SEPA, vous pouvez informer le débiteur de l'annulation. Cela peut impliquer l'envoi d'une notification par courrier traditionnel ou par e-mail. Les recueils de règles SEPA ne mentionnent pas cela comme obligatoire, mais il est plus convivial de le faire.

2. Conservez l'historique: Il est important de conserver l'historique de modification précis du mandat de prélèvement automatique SEPA annulé, y compris la date de l'annulation, la raison de l'annulation et toute correspondance pertinente avec le débiteur ou sa banque. Vous devez conserver un mandat annulé comme vous conservez un contrat après sa dernière utilisation. Donc 10 ans en général.

Il est important de noter que l'annulation d'un mandat de prélèvement automatique SEPA par le créancier ou par le débiteur ne libère pas le débiteur de toute obligation de paiement en cours dans le cadre du mandat. Vous devrez donc peut-être utiliser des moyens alternatifs pour collecter les paiements en cours si nécessaire.

Mise à jour d'un mandat de prélèvement automatique dans un logiciel de comptabilité

Si vous devez mettre à jour un mandat de prélèvement automatique SEPA dans votre logiciel comptable, les étapes exactes peuvent varier en fonction du logiciel que vous utilisez. Cependant, voici quelques-unes des étapes générales à suivre:

1. Ouvrez le compte client ou fournisseur concerné: Pour mettre à jour un mandat de prélèvement automatique SEPA, vous devez accéder au compte client ou fournisseur associé au mandat.

2. Modifiez les informations du mandat: Une fois que vous avez ouvert le compte concerné, vous devriez pouvoir accéder aux informations du mandat. Suivant votre logiciel, cela peut impliquer de cliquer sur un onglet ou un élément de menu spécifique. De là, vous pouvez mettre à jour les informations du mandat, y compris le nom, l'adresse et l'IBAN du débiteur.

3. Vérifiez la mise à jour: Après avoir enregistré les modifications, vous devez vérifier que la mise à jour a été correctement traitée en envoyant une nouvelle instruction de prélèvement automatique à la banque.

Utilisation d'un ordre de prélèvement automatique SEPA FIRST (FRST) dans un pain.008.

Parfois, nous constatons que certains outils utilisent encore l'ancienne méthode de communication d'une première instruction de prélèvement SEPA via l'instruction FRST. Cette règle complexe a été éliminée en novembre 2016. Veuillez consulter ce blog pour la description complète

Fusion des mandats de prélèvement automatique SEPA lors d'une acquisition

Lorsque deux entreprises fusionnent, il peut être nécessaire de fusionner leurs mandats de prélèvements SEPA. Voici quelques étapes à suivre lors de la fusion des mandats de prélèvement automatique SEPA lors d'une acquisition:

1. Examiner les mandats existants: Tout d'abord, examinez les mandats de prélèvement automatique SEPA existants des deux entreprises. Déterminez s'il y a des doublons ou s'il existe des différences dans les informations de mandats telles que le nom ou l'IBAN du débiteur.

2. Informer les clients: Informez les clients des deux entreprises de la fusion et des changements potentiels à leurs mandats SEPA. Informez-les de tout nouveau mandat qui pourrait devoir être mis en place et fournissez les instructions ou formulaires nécessaires.

3. Obtenir de nouveaux mandats si nécessaire: Si de nouveaux mandats doivent être mis en place en raison de la fusion, obtenez l'autorisation nécessaire des clients. Cela peut impliquer l'envoi de nouveaux formulaires de mandat à signer ou l'obtention d'une autorisation verbale ou électronique. La signature et l'enregistrement auprès de la banque sont obligatoires pour les mandats B2B. Contactez Twikey pour connaître les exceptions qui peuvent exister, mais faites-le avant de commencer la procédure de fusion. Pour les mandats de prélèvement automatique CORE, il existe des moyens de résoudre ce problème.

4. Fusionner les mandats existants: S'il y a des doublons de mandats ou des différences dans les informations des mandats, fusionnez les mandats existants en un seul mandat avec les informations correctes. Informez le débiteur de tout changement.

5. Vérifiez et testez: Après avoir fusionné les mandats de prélèvement automatique SEPA, vérifiez que les mandats mis à jour fonctionnent correctement. La seule façon de tester cela est via des transactions réelles.

Il est important de conserver un historique précis de tous les mandats de prélèvement automatique SEPA et de toute modification ou mise à jour effectuée pendant le processus de fusion. Cela aidera à assurer la conformité aux réglementations et exigences applicables et fournira une piste d'audit claire pour référence future.

Twikey possède une vaste expérience dans la réalisation de ces projets de migration.