Démarrer avec le prélèvement automatique SEPA (SDD)
Pour commencer à utiliser le prélèvement automatique SEPA (SDD) de la manière la plus rentable, vous devez suivre ces étapes générales :
Sélectionnez une banque: La première étape consiste à sélectionner une banque et un compte bancaire auprès d'une banque qui soutient le prélèvement automatique SEPA. Vous devrez fournir à la banque des informations sur les volumes nationaux/internationaux prévus et le type de prélèvement automatique.
Obtenez un identifiant créancier: Une fois que vous avez signé un "contrat de créancier" avec votre banque, vous recevrez un identifiant créancier pour créer des prélèvements automatiques SEPA. Si la banque ne veut pas vous soutenir, cherchez une autre banque ou un autre prestataire de services de paiement. Ils vous fourniront un identifiant créancier. Dans le cas d'un prestataire de services de paiement, il vous donnera son propre identifiant créancier (car tous les prélèvements seront traités sur son compte).
Créez un modèle de mandat : Créez un modèle de mandat de prélèvement automatique SEPA en complétant toutes les informations requises pour avoir un mandat valide. N'utilisez pas d'autres textes même si vous, ou votre service marketing, n'aimez pas les textes originaux ;-). (voir plus loin)
Obtenez l'accord de votre client : Cela implique que vous lui fournissez un formulaire de mandat, qu'il doit compléter et signer pour autoriser le prélèvement automatique.
Gérez vos mandats : Conservez des registres précis de tous les mandats de prélèvement automatique SEPA et surveillez votre compte bancaire pour vous assurer que les paiements sont bien collectés. Vous pouvez utiliser un logiciel de gestion des mandats pour automatiser et rationaliser ce processus. (par exemple, cette partie peut être prise en charge par Twikey ou par certains logiciels de comptabilité)
Il est important de noter que l'utilisation des prélèvements automatiques SEPA sera également soumise à des contrôles par la banque, qui vérifiera si le créancier est digne de confiance. De plus, l'utilisation du prélèvement automatique SEPA peut entraîner certains frais ou charges. Assurez-vous donc de bien comprendre les coûts associés à cette méthode de paiement.
Identifiant créancier (Creditor ID) pour le prélèvement automatique SEPA (SDD)
L'identifiant créancier est un numéro d'identification unique requis pour toute entreprise ou organisation souhaitant utiliser le prélèvement automatique SEPA (SDD) pour collecter des paiements auprès des clients. Il identifie l'entreprise ou l'organisation qui collecte les paiements et garantit que les paiements sont correctement autorisés et crédités sur le bon compte.
L'identifiant créancier est enregistré auprès de la Banque Centrale Nationale du pays dans lequel l'entreprise ou l'organisation est enregistrée. Il se compose d'une combinaison de lettres et de chiffres et doit être inclus dans toutes les transactions SDD initiées par l'entreprise ou l'organisation.
Pour obtenir un identifiant créancier, une entreprise ou organisation doit fournir à sa banque des documents démontrant son identité et son statut juridique. Une fois la documentation nécessaire soumise et vérifiée, la banque demandera un identifiant créancier au nom de l'entreprise ou de l'organisation auprès de la Banque Centrale Nationale.
Il est important de noter que l'identifiant créancier est lié à l'entreprise ou à l'organisation qui collecte les paiements, et non à un compte bancaire spécifique. Cela signifie que si une entreprise ou une organisation change de banque, elle peut toujours utiliser le même identifiant pour ses transactions SDD. Cependant, tout changement de l'entité juridique de l'entreprise ou de l'organisation, comme un nouveau numéro d'entreprise, nécessitera dans la plupart des cas l'émission d'un nouveau identifiant créancier.
Quel est le format d'un identifiant créancier ?
Un identifiant créancier est un numéro unique attribué à une entreprise par sa banque après la signature d'un accord de prélèvement automatique. Le format de l'identifiant créancier dépend du pays. Chaque pays utilise une structure différente.
Ce numéro est utilisé pour identifier le créancier lorsqu'il propose des prélèvements automatiques. Un exemple de numéro d'identification de créancier est BE12ZZZ0123456789.
Un identifiant créancier contient les éléments suivants :
Un code pays ISO : BE, NL, DE, FR, IT, SP....
Les 2 chiffres suivants sont des chiffres de contrôle pour vérifier le numéro. Il s'agit d'un contrôle mathématique (modulo 97) qui était appliqué par le passé en Belgique pour les anciens numéros de compte (avant l'introduction de l'IBAN) et qui est également utilisé dans les communications structurées. Ceci est calculé sur les positions 1 & 2 et 8 à 35.
Le ZZZ est un "code entreprise" (positions 5 à 7). Par défaut, c'est ZZZ. Mais une entreprise peut y donner sa propre interprétation alphanumérique sans que cela nécessite l'autorisation de la banque. Par exemple, une entreprise peut décider de donner un code différent aux différents départements, filiales, produits, régions ou même groupes cibles. De cette façon, les résultats des prélèvements peuvent également être examinés pour cette segmentation.
Enfin, les positions 8 à 35 contiennent une identification spécifique au pays. Cette identification est donc différente selon le pays. Souvent le numéro d'entreprise ou le numéro de la Chambre de Commerce en fait partie. Les détails par pays peuvent être trouvés ici. En Belgique, exceptionnellement, un autre numéro, que la banque peut elle-même attribuer, est également utilisé. Dans ce cas, le format aura la structure suivante: BE31ZZZ300D000000043. Chez certaines banques, vous pouvez demander de ne pas utiliser le numéro d'entreprise mais de recevoir un tel numéro.
Liste de contrôle pour les prélèvements automatiques SEPA
Voici une liste de contrôle des éléments à prendre en compte lors de l'utilisation des prélèvements automatiques SEPA:
Exigences légales : Vérifiez que vous êtes légalement autorisé à collecter des paiements automatiques auprès de vos clients. Assurez-vous que vous comprenez les lois et réglementations locales et obtenez les licences ou permis nécessaires.
Compte bancaire : Utilisez une banque et un compte bancaire qui prennent en charge les prélèvements automatiques. Fournissez la documentation nécessaire pour prouver votre identité et celle de votre entreprise.
Identifiant créancier: Obtenez un identifiant créancier pour créer des mandats de prélèvement automatique SEPA. Votre banque peut vous fournir cet identifiant ou vous pouvez en demander un auprès de votre prestataire de services de paiement.
Compatibilité du système : Assurez-vous que vos systèmes de facturation et de gestion soient compatibles avec les prélèvements SEPA. Vous devriez pouvoir créer et gérer des mandats et traiter des transactions de prélèvement. Ou utilisez un package tiers capable de générer des prélèvements SEPA.
Type de mandat: Choisissez le type de mandat correct; CORE ou B2B ou les deux, selon le risque que vous souhaitez prendre et le secteur dans lequel vous opérez.
Création de mandat : Créez un mandat de prélèvement SEPA en obtenant l'autorisation de votre client pour collecter les paiements par prélèvement automatique. Fournissez à votre client un formulaire de mandat à compléter et à signer pour autoriser le prélèvement.
Gestion des mandats : Conservez des registres précis de tous les mandats de prélèvement SEPA et surveillez votre compte bancaire pour vous assurer que les paiements sont correctement collectés. Utilisez un logiciel de gestion des mandats pour automatiser et simplifier ce processus.
Conformité : Respectez les réglementations et exigences, telles que l'obtention de l'autorisation du client et la tenue de registres précis. Assurez-vous que vous disposez des processus nécessaires pour garantir la conformité.
Frais: Comprenez les coûts associés à l'utilisation du prélèvement SEPA, car certains frais ou charges peuvent être appliqués.
Transmission des transactions SEPA: Trouvez un moyen de transmettre les transactions à la banque, par exemple via un outil bancaire en ligne, SFTP, Ebics, Swift Alliance Lite, Isabel, Twikey ou d'autres outils.
Suivi des transactions: suivez les transactions. Ceci est souvent oublié, mais il est très important que les transactions ne soient pas seulement lancées mais aussi suivies par des processus avancés.
Action sur les retours d'information : Lors de la réception de retours d'information sur les transactions, il est impératif que cela ait aussi une influence sur les mandats. Si un compte est bloqué, il ne sert à rien de continuer à utiliser le mandat.
En suivant cette liste de contrôle, vous pouvez êtes sûr que vous êtes pleinement préparé à utiliser le prélèvement automatique SEPA et à collecter les paiements de vos clients de manière efficace et efficiente.